Законодательство Самарской области Самарская область Законы Постановления Распоряжения Определения Решения Положения Приказы Все документы Указы Уставы Протесты Представления ПОСТАНОВЛЕНИЕ МЭРА ГОРОДА ТОЛЬЯТТИ САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ от 06.03.2002 № 16-1/03-02 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ, МУНИЦИПАЛЬНЫХ УНИТАРНЫХ ПРЕДПРИЯТИЯХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ Г. ТОЛЬЯТТИ" Официальная публикация в СМИ: публикаций не найдено МЭР ГОРОДА ТОЛЬЯТТИ САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 6 марта 2002 г. № 16-1/03-02 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ, МУНИЦИПАЛЬНЫХ УНИТАРНЫХ ПРЕДПРИЯТИЯХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ Г. ТОЛЬЯТТИ Для упорядочения делопроизводства в исполнительных органах местного самоуправления, муниципальных унитарных предприятиях и муниципальных учреждениях города постановляю: 1. Утвердить Типовую инструкцию по делопроизводству в исполнительных органах местного самоуправления, муниципальных унитарных предприятиях и муниципальных учреждениях г. Тольятти (приложение № 1). 2. Главам администраций районов г. Тольятти В.В. Иванову, С.А. Капорцеву, Е.С. Косинову, руководителям МУП и МУ принять настоящую Типовую инструкцию за основу работы с документами в администрациях районов, муниципальных унитарных предприятиях и муниципальных учреждениях г. Тольятти. 3. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на заместителя мэра - руководителя аппарата мэрии Я.Н. Радюшина. Мэр Н.Д.УТКИН Приложение № 1 к Постановлению мэра г. Тольятти от 6 марта 2002 г. № 16-1/03-02 ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ, МУНИЦИПАЛЬНЫХ УНИТАРНЫХ ПРЕДПРИЯТИЯХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ ГОРОДА ТОЛЬЯТТИ Глава 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Типовая инструкция по делопроизводству в исполнительных органах местного самоуправления (ОМС), муниципальных унитарных предприятиях (МУП) и муниципальных учреждениях (МУ) города Тольятти (далее именуемая - Типовая инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов. Типовая инструкция устанавливает общие требования к функционированию канцелярий исполнительных ОМС и соответствующих служб документационного обеспечения в МУП и МУ (далее именуемая - канцелярия), документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в исполнительных ОМС, МУП и МУ города Тольятти. 1.2. Типовая инструкция разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Самарской области, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы, Унифицированной системой организационно-распорядительной документации ГОСТ Р 6.30-97 (Изменения № 1 ГОСТ Р 6.30-97 от 21.01.2000), Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, а также нормативными правовыми актами органов местного самоуправления г. Тольятти. 1.3. Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в исполнительных ОМС, МУП и МУ города Тольятти, должны отвечать требованиям настоящей Типовой инструкции. Глава 2. КЛАССИФИКАЦИЯ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение. По содержанию документы делятся на: 1. Организационные документы. 2. Плановые документы. 3. Распорядительные документы. 4. Справочно-информационные и справочно-аналитические документы. 5. Отчетные документы. По способу создания или поступления в организацию документы делятся на: 1. Входящие. 2. Внутренние. 3. Исходящие. При подготовке документов работники исполнительных ОМС, МУП и МУ г. Тольятти обязаны соблюдать правила оформления реквизитов документа, определенные в ГОСТ Р 6.30-97 ("Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Изменения № 1 ГОСТ Р 6.30-97 от 21.01.2000). Схема расположения реквизитов документов (формат А4 продольного бланка) дана в приложении № 1. 2.1. Организационные документы 2.1.1. Назначение и состав организационных документов. Организационные документы являются правовой основой деятельности организации (учреждения) и содержат положения, обязательные для исполнения. К организационным документам относятся: - Устав города, Уставы МУП и МУ г. Тольятти; - Положение о мэрии (администрации района); - Положения о структурных подразделениях исполнительных ОМС; - Положения о коллегиальных и совещательных органах; - Порядки (Регламенты) работы коллегиальных и совещательных органов, структурных подразделений исполнительных ОМС; - Структура, штатное расписание, инструкции; - Доверенность; - Должностные инструкции работников и др. Срок действия организационных документов: бессрочные. Порядок внесения изменений и дополнений в документы, их пересмотра осуществляется по мере необходимости. 2.1.2. Особенности подготовки и оформления отдельных видов организационных документов. Устав - организационный документ, определяющий правовой статус юридического лица. Структура текста Типового устава муниципального учреждения г. Тольятти: 1. Общие положения. 2. Предмет и цели деятельности учреждения. 3. Имущество учреждения. 4. Организация деятельности учреждения. 5. Управление учреждением. 6. Ликвидация и реорганизация учреждения. 7. Заключительные положения. Обязательные реквизиты Устава: - наименование учреждения (06); - наименование вида документа (08); - место составления документа (12); - заголовок к тексту (17); - гриф утверждения (15); - отметка о регистрации Устава; - печать регистрирующего органа. Утверждение: Устав г. Тольятти утверждает городская Дума г. Тольятти. Уставы МУП и МУ г. Тольятти утверждает мэр. Проставляется гербовая печать (или печать организации) на грифе утверждения. Устав оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением обязательных реквизитов. (Форма Титульного листа Типового устава муниципального учреждения города Тольятти представлена в приложении № 2). Положение - организационный документ, определяющий порядок образования, правовой статус, права, обязанности исполнительного ОМС, структурного подразделения, коллегиального органа. Виды документа: - Положение о мэрии, Положение об администрации района; - Положение о коллегиальном или совещательном органе; - Положение о временном органе (совещании, комиссии, совете); - Положение о структурном подразделении исполнительного ОМС. Структура текста документа "Положение о мэрии (администрации района)": 1. Общие положения. 2. Основные цели и задачи. 3. Функции. 4. Права и обязанности. 5. Руководство. Структура текста документа "Положение о структурном подразделении исполнительного ОМС": 1. Общие положения. 2. Основные цели и задачи подразделения. 3. Функции подразделения. 4. Права подразделения. 5. Структура подразделения. 6. Руководство подразделением. Обязательные реквизиты Положения: - наименование организации (коллегиального или совещательного) органа, структурного подразделения) (06); - наименование вида документа (08); - дата документа (09); - место составления (12); - заголовок к тексту (17); - гриф утверждения документа (15); - подпись (21); - визы согласования документа (23). Подписание: Положение о мэрии, коллегиальном, совещательном или временном органе - подписывает мэр. Положение об администрации района - глава администрации района. Положение о структурном подразделении исполнительного ОМС подписывает руководитель структурного подразделения. Согласование: - юридическая служба - в обязательном порядке; - кадровая служба - в обязательном порядке; - заинтересованные службы - по необходимости. Гриф согласования с заинтересованными должностными лицами оформляется на последнем листе Положения после грифа подписания, а также на отдельном Листе согласования, прилагаемом к Положению. Утверждение: Положение о мэрии, коллегиальном или совещательном органе утверждает мэр. Положение об администрации района утверждает мэр. Положение о структурном подразделении мэрии утверждает мэр, положение о структурном подразделении администрации района - глава администрации. Утверждение производится путем издания соответствующего распорядительного документа. Проставляется гербовая печать (или печать организации) на грифе утверждения. (Форма Титульного листа Положения представлена в приложении № 3). Порядок составления и оформления Положения о структурном подразделении исполнительного ОМС изложен в "Инструкции о порядке составления, согласования и утверждения положения о структурном подразделении исполнительных органов местного самоуправления г. Тольятти" (Распоряжение мэра г. Тольятти № 413-1/р от 19.09.2000) и дополнений к настоящей Инструкции (Распоряжение мэра г. Тольятти № 63-1/р от 23.02.2001), а также в Методических рекомендациях к настоящей Инструкции (Распоряжение мэра г. Тольятти № 17-1/р от 25.01.2001). Порядок (Регламент, Процедура) - организационный документ, устанавливающий (описывающий): - порядок работы исполнительного ОМС, МУП и МУ г. Тольятти, структурного подразделения исполнительного ОМС, МУП и МУ г. Тольятти, коллегиального или совещательного органа; - порядок (процедуру) проведения каких-либо мероприятий в структурных подразделениях исполнительных ОМС, МУП и МУ г. Тольятти; - рабочие процессы (процедуры), протекающие в структурных подразделениях исполнительных ОМС, МУП и МУ г. Тольятти. Порядок работы (Регламент, Процедура) определяет: - общие положения; - порядок планирования, организации и проведения работы; - порядок подготовки материалов для рассмотрения и принятия решения; - порядок вынесения материалов на рассмотрение; - порядок рассмотрения материалов и принятия решений; - оформление принятых решений; - порядок доведения решений до исполнителей и контроля их выполнения; Обязательные реквизиты: - наименование организации либо коллегиального органа (06); - вид документа (08); - дата документа (09); - регистрационный номер документа (10); - место составления (12); - гриф утверждения документа (15); - текст документа (19); - подпись (21); - гриф согласования документа (23). Подписание: Руководитель структурного подразделения (разработчик) подписывает каждый лист документа. Согласование: - юридическая служба; - заинтересованные структурные подразделения; Гриф согласования с заинтересованными должностными лицами оформляется на отдельном Листе согласования, прилагаемом к Порядку работы (Регламенту, Процедуре). Утверждение: Порядок работы структурного подразделения исполнительного ОМС, коллегиального или совещательного органа, МУП и МУ г. Тольятти утверждает первый руководитель исполнительного ОМС, МУП и МУ г. Тольятти. Проставляется гербовая печать (или печать организации) на грифе утверждения. Форма титульного листа Порядка работы представлена в приложении № 4. Штатное расписание - организационный документ, определяющий структуру, численность и должностной состав работников исполнительного ОМС, МУП и МУ г. Тольятти с указанием должностных окладов. Структура текста документа "Штатное расписание": - коды и наименования структурных подразделений и должностей; - количество единиц по штату; - должностной оклад; - надбавки; - месячный фонд зарплаты по должностным окладам. Обязательные реквизиты: - наименование организации (исполнительный ОМС, МУП и МУ г. Тольятти) (06); - наименование вида документа (08); - дата документа (09); - регистрационный номер документа (10); - место составления (12); - заголовок к тексту (17); - подпись (21); - гриф утверждения документа (15). Особенности: Штатное расписание составляется в табличной форме. Согласование: - главный бухгалтер; - руководитель кадровой службы; - юридическая служба (юрисконсульт); - курирующий заместитель руководителя исполнительного ОМС, МУП и МУ г. Тольятти. Подписание: - Курирующий заместитель руководителя исполнительного ОМС, МУП и МУ г. Тольятти или руководитель отдела кадров. Утверждение: Первый руководитель организации (мэрии, администрации района, МУП и МУ г. Тольятти). Проставляется гербовая печать (или печать организации) на грифе утверждения. Доверенность - письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Виды документа "Доверенность": - доверенность заместителям мэра на осуществление каких-либо полномочий мэра от имени мэра; - доверенность должностным лицам на совершение каких-либо действий от имени юридического лица (мэрии, администрации района, МУП и МУ г. Тольятти); - доверенность должностным лицам на получение и выдачу денег, иных имущественных ценностей. Структура текста документа "Доверенность": - констатирующая часть. Обязательные реквизиты: - Герб г. Тольятти (02); - наименование органа, выдающего Доверенность (06); - наименование вида документа (08); - дата документа (09); - регистрационный номер документа (10); - место составления или издания документа (12); - срок действия доверенности; - подпись руководителя органа, выдающего Доверенность (21). Подписание: Доверенность подписывается первым руководителем (мэром, главой администрации района, руководителем МУ и МУП г. Тольятти). Срок действия: ограниченный. Форма документа "Доверенность" представлена в приложении № 30. Должностная инструкция - организационный документ, определяющий основные квалификационные требования, должностные права и обязанности, ответственность, критерии эффективности работников исполнительных органов местного самоуправления, МУП и МУ г. Тольятти, необходимые им для осуществления своей служебной деятельности согласно занимаемой должности в исполнительных ОМС или в МУП и МУ г. Тольятти. Структура текста документа "Должностная инструкция": 1. Общие положения. 2. Цель деятельности специалиста. 3. Должностные права. 4. Должностные обязанности. 5. Ответственность. 6. Критерии эффективности работы. Обязательные реквизиты: - наименование организации (исполнительный ОМС, МУП и МУ г. Тольятти) (06); - наименование структурного подразделения (ниже реквизита "Наименование организации"); - дата документа (09); - регистрационный номер документа (10); - место составления (12); - заголовок к тексту (17); - подпись (21); - визы согласования документа (23) - гриф утверждения документа (15). Согласование: - юридическая служба - в обязательном порядке; - кадровая служба - в обязательном порядке; - заинтересованные службы - по необходимости. Гриф согласования со всеми должностными лицами оформляется на последнем листе должностной инструкции после грифа подписание. Подписание: Непосредственный руководитель специалиста. Утверждение: Мэр утверждает должностные инструкции заместителей мэра, глав администраций районов и руководителей структурных подразделений мэрии, руководителей МУП и МУ г. Тольятти. Глава администрации района утверждает должностные инструкции своих заместителей и руководителей структурных подразделений администрации района. Заместитель мэра утверждает должностные инструкции специалистов по курируемой отрасли в мэрии. Заместитель главы администрации района утверждает должностные инструкции специалистов по курируемой отрасли в администрации района. Руководитель МУП и МУ утверждает должностные инструкции своих специалистов. Порядок составления и оформления Должностных инструкций специалистов исполнительных ОМС изложен в "Положении о порядке составления, согласования и утверждения должностных инструкций муниципальных служащих исполнительных органов местного самоуправления г. Тольятти" (Постановление мэра г. Тольятти № 2673-1/12-99 от 09.12.1999) и дополнениях к настоящему Положению (Распоряжение мэра г. Тольятти № 63-1/р от 23.02.2001), а также в Методических рекомендациях к настоящему Положению (Распоряжение мэра г. Тольятти № 17-1/р от 25.01.2001) и дополнениях к ним (Распоряжение мэра г. Тольятти № 151-1/р от 13.04.2001). Форма титульного листа Должностной инструкции представлена в приложении № 5. 2.2. Плановые документы 2.2.1. Назначение и состав плановых документов. Плановые документы разрабатываются для определения и обоснования основных направлений социально - экономического развития города, а также для планирования деятельности исполнительных ОМС, МУП и МУ г. Тольятти. К плановым документам относятся: - Программа; - Перспективный план; - План; - График; - Генеральная схема; - Схема. 2.2.2. Особенности подготовки и оформления отдельных видов плановых документов. Программа - плановый документ, содержащий обоснование и основные направления социально-экономического развития города, той или иной отрасли городского хозяйства. Подробно порядок разработки, оформления и согласования программ социально-экономического развития города изложен в Постановлении Тольяттинской городской Думы № 281 от 10.10.2001 "О Положении о программах социально-экономического развития г. Тольятти". Обязательные реквизиты: - наименование организации (исполнительный ОМС, МУП и МУ г. Тольятти) (06); - наименование вида документа (08); - дата документа (09); - регистрационный номер документа (10); - место составления документа (12); - грифы утверждения (15); - заголовок к тексту (17); - подпись (21); - грифы согласования (22) (или визы (23)). Подписание: Председатель городской Думы. Согласование: Гриф согласования с заинтересованными организациями и должностными лицами оформляется на титульном листе Программы либо на Листе согласований, прилагаемом к Программе. Утверждение: Программы социально-экономического развития города утверждаются Постановлением городской Думы. План - документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей. Структура текста документа "План" (графы): - индекс или номер работы (мероприятия); - наименование работы (мероприятия); - исполнитель; - срок исполнения; - примечание или отметка об исполнении. Особенности: План составляется на какой-либо срок (месяц, квартал, полгода, год и т.д.). Форма представления плана - табличная. Необходимые реквизиты: - наименование организации (исполнительный ОМС, МУП и МУ г. Тольятти) (06); - название вида документа (08); - дата документа (09); - регистрационный номер документа (10); - место составления документа (12); - заголовок к тексту (17); - подпись (21). Подписание: Руководитель структурного подразделения (разработчик). Утверждение: Мэр, глава администрации района города, руководитель МУП и МУ г. Тольятти. Форма документа "План работы" представлена в приложении № 6. 2.3. Распорядительные документы 2.3.1. Назначение и состав распорядительных документов. Распорядительные документы, издаваемые в исполнительных органах местного самоуправления, МУП и МУ, издаются в условиях единоличного принятия решения. К ним относятся: - Постановление; - Распоряжение; - Приказ. Процедура подготовки и принятия распорядительных документов в условиях коллегиальности описаны "Порядком подготовки вопросов, рассматриваемых на заседаниях Коллегии мэрии и организации контроля за выполнением решений Коллегии", Положениями о советах, комиссиях (Постановление мэра № 3511-1/10-01 от 31.10.2001) и содержит следующие этапы: 1. Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа. 2. Вынесение материалов на рассмотрение коллегиального органа. 3. Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа. 4. Принятие решения по вопросу (рассмотренным материалам). 5. Оформление протокола заседания. 6. Издание распорядительного документа и доведение решения коллегиального органа до исполнителей. Процедура подготовки, принятия и исполнения распорядительных документов в условиях единоличного принятия решения описана в соответствующих нормативных правовых документах исполнительных органов местного самоуправления и состоит из следующих этапов: 1. Обоснования принятия распорядительного документа, сбора и анализа информации; 2. Подготовки проекта распорядительного документа; 3. Оформления проекта распорядительного документа; 4. Регистрации и согласования проекта распорядительного документа; 5. Внесения проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства; 6. Подписания распорядительного документа; 7. Регистрации и рассылки распорядительного документа; 8. Контроля за подготовкой и оформлением, регистрацией и согласованием, исполнением распорядительного документа; 9. Исполнения распорядительного документа; 10. Хранения распорядительных документов и передачи в архив. 2.3.2. Особенности подготовки и оформления отдельных видов распорядительных документов. Постановление - нормативный правовой акт, издаваемый мэром в пределах своей компетенции, устанавливающий, изменяющий и (или) отменяющий правовые нормы, обязательные для неопределенного круга лиц, и рассчитанный на неоднократное применение. Структура текста документа "Постановление": - констатирующая часть (цели и мотивы издания Постановления, ссылки на законы и ранее изданные Постановления, другие ведомственные нормативные акты); - постановляющая часть (утверждение фактов, событий); - приложения - схемы, графики, таблицы, образцы документов, положения, инструкции и другие документы. Обязательные реквизиты: - Герб г. Тольятти (02); - наименование вышестоящего органа и органа, издающего Постановление (06); - наименование вида документа (08); - дата документа (09); - регистрационный номер документа (10); - место составления или издания документа (12); - заголовок к тексту (17); - подпись руководителя органа, издающего Постановление (21); - отметка об исполнителе (26). Контроль: - отметка о контроле (18). Особенности: Постановление мэра вступает в силу после его подписания мэром и регистрации, а при необходимости, - опубликования. В документе "Постановление" может быть установлен иной порядок вступления его в силу. Согласование: а) Первая согласующая инстанция - должностные лица служб, указанные в проекте постановления в качестве исполнителей, заинтересованные структурные подразделения. б) Вторая согласующая инстанция - заместитель мэра, курирующий подразделение - исполнителя проекта постановления. в) Третья согласующая инстанция - Правовое управление мэрии. г) Последняя согласующая инстанция - заместитель мэра - руководитель аппарата мэрии. Подписание: Проект постановления подписывается мэром г. Тольятти. Форма документа "Постановление" представлена в приложениях № 7, 8. Распоряжение мэра (заместителя мэра) - индивидуальный (ненормативный) правовой акт, издаваемый мэром или заместителем мэра, устанавливающий, изменяющий и (или) отменяющий права и обязанности конкретных лиц и (или) рассчитанный на однократное применение. Распоряжение главы администрации района - может быть как индивидуальным (ненормативным) правовым актом, так и нормативным правовым актом в зависимости от круга решаемых вопросов. Виды Распоряжений: По содержанию распоряжения делятся на два вида: - по основной деятельности; - по личному составу. Структура текста и обязательные реквизиты "Распоряжения": - констатирующая часть (цели и мотивы издания Распоряжения, ссылки на законы и ранее изданные распоряжения, другие ведомственные ненормативные акты); - распорядительная часть (конкретные поручения: наименование исполнителя, которому делается поручение, содержание самого поручения и срок его выполнения). - приложения - схемы, графики, таблицы, образцы документов, положения, инструкции и другие документы. Обязательные реквизиты: - Герб г. Тольятти (02); - наименование вышестоящего органа и органа, издающего Распоряжение (06); - наименование вида документа (08); - дата документа (09); - регистрационный номер документа (10); - место составления или издания документа (12); - заголовок к тексту (17); - подпись руководителя органа, издающего Распоряжение (21); - отметка об исполнителе (26). Контроль: - отметка о контроле (18). Особенности: Распоряжение мэра (заместителя мэра) вступает в силу после его подписания мэром (заместителем мэра) и регистрации, а при необходимости, - опубликования. В распоряжении может быть установлен иной порядок вступления его в силу. Согласование: а) Первая согласующая инстанция - должностные лица служб, указанные в проекте распоряжения в качестве исполнителей, заинтересованные структурные подразделения. б) Вторая согласующая инстанция - заместитель мэра, курирующий подразделение - исполнителя проекта распоряжения. в) Третья согласующая инстанция - Правовое управление мэрии. г) Последняя согласующая инстанция - заместитель мэра - руководитель аппарата мэрии. Подписание: Проект распоряжения подписывается мэром (заместителем мэра) г. Тольятти. Форма документа "Распоряжение" представлена в Приложениях № 11, 12. Срок действия: ограниченный. Приказ - может издаваться в мэрии (руководителем структурного подразделения); по администрации района и по муниципальному предприятию (учреждению). Приказ руководителя структурного подразделения мэрии - это индивидуальный ненормативный акт, издаваемый руководителем структурного подразделения мэрии, действующий на основе единоличного принятия решения, в целях решения основных и оперативных задач деятельности структурного подразделения мэрии. Приказ по администрации района - это индивидуальный ненормативный акт, издаваемый главой администрации района (руководителем структурного подразделения администрации района), действующий на основе единоличного принятия решения, в целях решения основных и оперативных задач деятельности администрации района. Приказ по муниципальному предприятию (учреждению) - это правовой акт, издаваемый руководителем МУП (МУ) (его структурного подразделения), в целях решения основных и оперативных задач деятельности предприятия, учреждения. Виды приказов: - по организационным вопросам; - по основной деятельности; - по личному составу (кадровые). Структура текста документа "Приказ": - констатирующая часть (обоснование предписываемых действий); - распорядительная часть (поручения: наименование исполнителя (исполнителей); предписываемое действие, конкретный срок выполнения поручения). Обязательные реквизиты: - наименование вышестоящей организации (если она имеется) и организации (06); - наименование вида документа (08); - дата документа (09); - регистрационный номер документа (10); - место составления или издания (12); - заголовок к тексту (17) - подпись (21); - отметка об исполнителе (26); - визы согласования документа (23). Контроль: - отметка о контроле (18). Особенности: Ссылки на Приложения (графики, схемы, таблицы) к проекту приказа указываются в соответствующих пунктах распорядительной части. Последний пункт приказа - пункт о контроле (наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия). Если проект приказа отменяет полностью или частично ранее изданные приказы по рассматриваемому вопросу, то в предпоследнем пункте проекта приказа необходимо их перечислить. К проекту приказа прилагается список на рассылку. Согласование: Руководители заинтересованных структурных подразделений, должностные лица. Визы проставляются на первом экземпляре приказа в нижней части последнего листа или на обороте последнего листа. Подписание: - в мэрии - мэр, заместители мэра, руководители структурных подразделений; - в администрации района - глава администрации района, заместители главы администрации района, руководители структурных подразделений администрации; - в МУП и МУ г. Тольятти - руководитель МУП и МУ. Порядок внесения изменений и дополнений: При дополнении либо изменении ранее изданного приказа в констатирующей части указывается дата, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа. Форма документа "Приказ" представлена в приложениях № 9, 10. 2.4. Справочно-информационные и справочно-аналитические документы 2.4.1. Назначение и состав справочно-информационных и справочно-аналитических документов. Справочно-информационные документы содержат определенные сведения для принятия решений, позволяющие выбрать тот либо иной способ действия. Справочно-информационные документы: - Протокол; - Докладная записка; - Предложение; - Служебная записка; - Объяснительная записка; - Пояснительная записка; - Заявление; - Представление; - Переписка (служебное письмо, телеграмма, факсограмма, телефонограмма, электронное сообщение). Справочно - аналитическая документация: - Акт; - Справка; - Сводка; - Заключение; - Отзыв; - Перечень; - Список. 2.4.2. Особенности подготовки и оформления справочно-информационных и справочно-аналитических документов. Протокол - документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, собраниях, совещаниях, переговорах. Структура текста документа "Протокол": - вводная часть; - основная часть (строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)). Обязательные реквизиты: - наименование организации (исполнительный ОМС, МУП и МУ г. Тольятти; коллегиальный, совещательный или временный орган) (06); - наименование вида документа (08); - дата документа (09); - регистрационный номер документа (10); - заголовок к тексту (17); - подписи (21). Особенности: Протоколы оформляются на основе записей хода заседания, стенограммы заседания либо звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Подписание: Председатель и секретарь (ответственный секретарь). Датой протокола является дата протоколируемого события. Форма документа "Протокол" представлена в приложениях № 13, 14. Докладная записка - документ, адресованный вышестоящему руководителю и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место событии или факте, о выполненной работе; может содержать выводы и предложения составителя. Структура текста документа "Докладная записка": - констатирующая (описательная) часть (факты и события, причины, послужившие поводом для ее написания); - аналитическая часть (анализ сложившейся ситуации, возможные варианты развития событий или выхода из ситуации); - заключительная часть (выводы и предложения о конкретных действиях). Обязательные реквизиты: - наименование структурного подразделения; - наименование вида документа (08); - дата документа (09); - регистрационный номер документа (10); - место составления (12); - адресат (14); - заголовок к тексту (17); - подпись (21); - отметка об исполнении документа и направлении его в дело (27). Контроль: - отметка о контроле (18). Особенности: Докладная записка оформляется на стандартном листе бумаги. Подписание: - составителем (руководителю структурного подразделения); - руководителем структурного подразделения (первому руководителю). Форма документа "Докладная записка" представлена в приложении № 15. Предложение - документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляются "Предложения" аналогично докладным запискам. Служебная записка - документ, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя, направляемый одним должностным лицом другому должностному лицу. Составляется "Служебная записка" аналогично документу "Докладная записка". Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка, представляемый вышестоящему должностному лицу. Структура текста документа "Объяснительная записка": - вводная часть (факты, послужившие поводом к ее написанию); - констатирующая часть (разъяснения; причины, объясняющие сложившуюся ситуацию). Обязательные реквизиты: - наименование структурного подразделения; - наименование вида документа (08); - дата документа (09); - регистрационный номер документа (10); - место составления (12); - адресат (14); - заголовок к тексту (17); - подпись (21); - отметка об исполнении документа и направлении его в дело (27). Контроль: - отметка о контроле (18). Подписание: Составитель записки. Форма документа "Объяснительная записка" представлена в приложении № 16. Пояснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта). Составляется "Пояснительная записка" аналогично объяснительным запискам. Заявление - документ, адресованный вышестоящему должностному лицу и содержащий просьбу работника. Виды заявлений: - о принятии на работу; - об увольнении; - о предоставлении отпуска и т.п. Обязательные реквизиты: - вид документа (09); - адресат (14); - резолюция (16); - должность заявителя и наименование структурного подразделения; - инициалы, фамилия (автора заявления); - подпись (21); - дата документа (ниже реквизита "Подпись") (09); - отметка о наличии Приложения (20); - отметка о поступлении документа в организацию (28). Контроль: - отметка о контроле (18). Структура текста документа "Заявления": - вводная часть (сущность вопроса ("Прошу перевести...", "Прошу предоставить..." и др.); - констатирующая часть (детали затронутого вопроса); - приложение (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.). Особенности: Заявление оформляется в письменном виде от руки. Подписание: Заявление подписывается автором. Форма документа "Заявление" представлена в приложении № 17. Представление - документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника организации (учреждения). Структура текста документа "Представление": - фамилия, имя, отчество; - дата рождения; - образование; - занимаемая должность; - структурное подразделение; - стаж работы (общий, в данном подразделении, в данной должности); - оценка служебной деятельности; - повышение профессионального уровня; - оценка деловых и моральных качеств; - участие в общественной работе; - мотивы назначения (перемещения или поощрения); - должность и структурное подразделение, на которую предлагается назначить (переместить) работника. Обязательные реквизиты: - наименование организации - автора (06); - почтовые реквизиты организации - автора (07); - дата документа (09); - регистрационный номер документа (10); - ссылка на регистрационный номер и дату документа (11); - адресат (14); - резолюция (16); - заголовок к тексту (17); - отметка о наличии приложения (20); - подпись (21); - отметка об исполнителе (26); - отметка об исполнении документа и направлении его в дело (27); - отметка о поступлении документа в организацию (28); - отметка для автоматического поиска документа (29). Контроль: - отметка о контроле (18). Особенности: Представление (внутренний документ) оформляется на стандартном листе бумаги. Представление (внешний документ) оформляется на бланке служебного письма. Подписание: Руководитель структурного подразделения. Адресуется руководителю организации (учреждения). Переписка Классификация: - служебное письмо; - телеграмма; - факсограмма; - телефонограмма; - электронное сообщение. Служебное (деловое) письмо - обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями и частными лицами. Служебные письма (запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования) применяются для решения оперативных вопросов. Структура текста документа "Служебное письмо": - вступление (причина возникновения вопроса или его краткая история); - основная часть (существо вопроса); - заключение (формулировка основной цели письма). Обязательные реквизиты: - наименование организации - автора (06); - почтовые реквизиты организации - автора (07); - дата документа (09); - регистрационный номер документа (10); - ссылка на регистрационный номер и дату документа (11); - адресат (14); - резолюция (16); - заголовок к тексту (17); - отметка о наличии приложения (20); - подпись (21); - отметка об исполнителе (26); - отметка об исполнении документа и направлении его в дело (27); - отметка о поступлении документа в организацию (28); - отметка для автоматического поиска документа (29). Контроль: - отметка о контроле (18). Согласование: - Руководитель структурного подразделения; - Руководители заинтересованных структурных подразделений (при необходимости); - Заместитель руководителя организации (учреждения), курирующий соответствующее направление, если письмо будет подписывать руководитель организации (учреждения). Подписание: Мэр либо курирующий заместитель мэра, глава администрации района либо его заместитель, руководитель МУП и МУ г. Тольятти либо его заместитель в рамках предоставленных ему полномочий, а также руководитель самостоятельного структурного подразделения, если ему предоставлено на это право. Телеграмма - краткое текстовое сообщение, передаваемое средствами телеграфной связи. Обязательные реквизиты: - служебный заголовок "Телеграмма"; - указание категории телеграммы; - отметка о виде телеграммы; - регистрационный номер документа (10); - телеграфный адрес получателя (условный или полный) (14); - текст (содержание телеграммы); - адрес и наименование отправителя (помещается под чертой); - подпись (21). Особенности: Телеграмма составляется особым телеграфным языком (без предлогов, союзов, знаков препинания). В ответных телеграммах перед текстом обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ. При отправке телеграммы в более чем 4 адреса прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем. Подписание: Подпись (фамилия автора телеграммы) оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. Факсограмма (телефакс, факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи. Особенности: Факс используется для передачи служебных писем и информационных сообщений. Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по телефону и записываемых получателем на специальных бланках. Назначение: Используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.). Обязательные реквизиты: - адресат (фамилия, имя, отчество, должность лица на чье имя принята телефонограмма) (14); - исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы (11); - фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; - текст документа (телефонограммы) (19); - подпись лица, принявшего телефонограмму (21); - дата, время приема телефонограммы (09); - входящий регистрационный номер полученной телефонограммы (28). Особенности: Передаваемая телефонограмма: - не должна превышать 50 слов; - составляется в 1 экземпляре; - содержит список организаций (учреждений) при передаче ее нескольким адресатам. Принимаемая телефонограмма проверяется повторным чтением в конце приема. Подписание: Передаваемую телефонограмму подписывает руководитель или ответственный исполнитель. Форма документа "Телефонограмма" представлена в приложении № 29. Электронное сообщение - документ, переданный "электронной почтой" по системе связи между компьютерами, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма). Акт - документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий. Виды документа: - акт сдачи - приемки (работ, материальных ценностей, документов); - акт обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности); - акт испытаний (образцов, технологий); - акт приема - сдачи (материальных ценностей, документов); - акт приема - передачи (дел); - акт ревизии; - акт инвентаризации; - акт расследования аварий, несчастных случаев; - акт ликвидации организации (учреждения). Структура текста документа "Акт": - вводная часть (основание для составления); - основная часть (сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, выводы, заключения). Обязательные реквизиты: - наименование организации (06); - наименование вида документа (08); - дата документа (09); - регистрационный номер документа (10); - место составления (12); - гриф утверждения документа (15); - заголовок к тексту (17); - отметка о наличии приложений (20); - подписи (21). Особенности: Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). В конце текста указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение; отметка о наличии приложений к акту. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и прилагается к акту. Согласование: Должностные лица, деятельность которых отражается в акте. Утверждение: Если требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной либо вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта. Форма документа "Акт" представлена в приложениях № 18, 19. Справка - документ информационно - справочного, аналитического или отчетного характера, представляемый руководству или документ, подтверждающий сведения биографического (служебного) характера. Виды документа: - внутренние (для представления руководству организации (учреждения); - внешние (для представления в другую инстанцию либо вышестоящую организацию). Структура текста документа "Справка": - вводная часть (факты, послужившие основанием или поводом для ее написания); - констатирующая часть (конкретные сведения, отражающие существо вопроса). Обязательные реквизиты: - название организации (06) или структурного подразделения (для внутренней справки); - название вида документа (08); - дата документа (09); - регистрационный номер документа (10); - заголовок к тексту (17); - адреса (14); - отметка о наличии приложений (20); - подпись (21). Подписание: Внутренняя Справка подписывается руководителем структурного подразделения либо составителем. Внешняя Справка подписывается первым руководителем либо его заместителем в пределах предоставленных ему полномочий. Финансовая справка подписывается первым руководителем, главным бухгалтером и заверяется гербовой печатью. Форма документа "Справка" представлена в приложении № 20. Сводка - документ, содержащий обобщенные данные из различных источников по какому-либо вопросу. В сводке концентрируется информация из различных источников по заранее установленным параметрам, связанным одной темой. Сводка оформляется аналогично документу "Справка". Подписание: Подписывается составителем, при направлении в другую организацию - руководителем. Заключение - документ, содержащий мнение организации (учреждения), комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу. Разновидностью документа "Заключение" является "Отзыв". Структура текста документа "Заключение": - вводная часть (указывает по какому документу, вопросу выносится заключение); - основная часть (непосредственно мнение по поставленной проблеме); - резолютивная часть (может содержать как выводы по поставленной проблеме, так и предложения по ее решению). Особенности: Подготовленный проект Заключения должен быть согласован с руководителем соответствующей организации, комиссии, подразделения. Обязательные реквизиты: - название организации или структурного подразделения (06); - название вида документа (08); - дата документа (09); - регистрационный номер документа (10); - заголовок к тексту (17); - подпись (21); - визы согласования документа (23); - отметка об исполнителе (26). Подписание: Разработчик (автор). При направлении в другую организацию документ "Заключение" подписывает руководитель. Перечень - систематизированный список документов, предметов, объектов, лиц, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований. Особенности оформления: Текст "Перечня" оформляется в виде таблицы. Порядок составления и форма конкретных разновидностей перечней регламентируется соответствующими инструкциями, указаниями, методическими документами. Подписание: Должностное лицо, составившее его. Отдельные разновидности перечней требуют утверждения руководителем организации или вышестоящим органом. Список - документ, содержащий перечисление лиц или предметов, составленный в целях информирования, регистрации или учета. Особенности оформления: Текст "Списка" оформляется в виде таблицы. Подписание: Должностное лицо, составившее его, при необходимости - руководитель организации. 2.5. Отчетные документы 2.5.1. Назначение и состав отчетных документов. Отчетные документы предназначены для накопления сведений о результатах деятельности учреждения, организации, предприятия за определенный период времени (год, полугодие, квартал, месяц, декада) с целью сопоставления полученных результатов с показателями, намеченными планом или программой. Отчетные документы: - Отчет. 2.5.2. Особенности подготовки и оформления отчетных документов. Отчет - документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу. Виды документа "Отчет": - государственная статистическая отчетность (формы разрабатываются Госкомстатом России и являются обязательными для всех учреждений, организаций и предприятий); - ведомственная отчетность (разрабатывается министерствами и ведомствами); - внутриучрежденческая отчетность (отчетные документы по различным направлениям деятельности: о результатах функциональной деятельности, о результатах научно-исследовательской деятельности, о командировках, о выполнении отдельных, разовых мероприятий или заданий руководства). Обязательные реквизиты: - название организации или структурного подразделения (если отчет о работе подразделения) (06); - наименование вида документа (08); - дата документа (09); - регистрационный номер документа (10); - место составления (12); - гриф утверждения (на отчетах) (15) либо резолюция руководителя (на справке отчетного характера) (16); - заголовок к тексту (17); - подпись (21). Подписание: - отчет о работе сотрудника - составитель; - отчет о работе подразделения - руководитель подразделения; - отчет о работе организации (учреждения) - руководитель организации (учреждения) или вышестоящий орган. Глава 3. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор WORD for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12, 13, 14 через 1 - 2 интервала. 3.1. Бланки документов Бланк документа - стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм) без фоновых знаков и рисунков (приложение № 21). 3.1.1. Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма исполнительных ОМС, МУП и МУ г. Тольятти должны оформляться на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (Изменения № 1 ГОСТ Р 6.30-97 от 21.01.2000) и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, могут оформляться на стандартных листах бумаги без бланка. 3.1.2. В исполнительном ОМС, МУП и МУ г. Тольятти применяются следующие бланки: - бланки с указанием наименования исполнительного органа местного самоуправления, МУП и МУ г. Тольятти; - бланки с указанием должности руководителя исполнительного органа местного самоуправления, МУП и МУ г. Тольятти и его заместителей; - бланки с наименованиями структурных подразделений, имеющих право издавать распорядительные документы и осуществлять переписки со сторонними организациями. 3.1.3. Состав видов бланков, применяемых в исполнительном ОМС, МУП и МУ г. Тольятти, утверждается первым руководителем по представлению руководителя канцелярии. 3.1.4. Бланки документов подлежат учету, они используются только по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам. 3.1.5. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) мэра, главы администрации района, руководителя МУП и МУ г. Тольятти. Такое предложение вносится руководителем канцелярии или соответствующей службы вместе с образцами предлагаемых бланков. 3.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов При подготовке документов работники исполнительных ОМС, МУП и МУ г. Тольятти обязаны соблюдать Правила оформления реквизитов, изложенные ниже в главе 3. Правила оформления документов и ГОСТ Р 6.30-97 (Изменения № 1 ГОСТ Р 6.30-97 от 21.01.2000). (02) Герб субъекта Российской Федерации. Герб Самарской области изображается на бланках документов в соответствии с правовыми актами Самарской области. На бланках документов исполнительного ОМС г. Тольятти (постановление, распоряжение, письмо) воспроизводится герб г. Тольятти в верхнем поле документа в установленном порядке (с учетом цветовой гаммы в соответствии с Уставом г. Тольятти). (03) Эмблема организации, предприятия, учреждения. Эмблема организации - это символическое графическое изображение, отражающее направления деятельности организации, учреждения. Эмблему размещают на левом поле документа на уровне названия организации (учреждения) или на верхнем поле документа. Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке и ее изображение запрещается на документе, если у организации на это отсутствует официальное разрешение. Эмблема также не воспроизводится при помещении герба на бланке. (06) Наименование организации. Реквизит указывает наименование исполнительного ОМС, МУП и МУ г. Тольятти, являющегося автором документа. Наименование организации должно соответствовать наименованию, указанному в учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации (учреждения). Наименование организации печатается прописными буквами с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером 14 - 16 в верхнем поле бланка. Наименование структурного подразделения исполнительного органа местного самоуправления, МУП и МУ г. Тольятти указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Все наименования даются в именительном падеже. Например: Департамент образования мэрии г. Тольятти Для документов внутреннего использования (служебные, докладные и объяснительные записки, внутренняя переписка) вместо наименования организации указывается автор документа и необходимые сведения о нем. (07) Справочные данные об организации. Реквизит указывается только в служебных письмах. В состав реквизита входит индекс предприятия связи, почтовый индекс (номера телефонов, телексов, факсов, адрес электронной почты и WWW - страницы (если они есть)). На письмах, относящихся к финансовым вопросам, могут быть проставлены счета в банке. Например: 445011, РФ, Самарская обл., г. Тольятти, Площадь Свободы, 4 Контактный телефон 26-16-95, Факс 26-16-95 kancelr@adm.citytlt.ru (08) Наименование вида документа. Наименование вида документа регламентируется Уставом (Положением об организации) и является обязательным реквизитом для всех видов документов, за исключением писем и факсов. Этот реквизит печатается прописными буквами 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Например: РАСПОРЯЖЕНИЕ (09) Дата документа. Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт, служебные записки и др.); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением, согласованием и исполнением, должны датироваться и подписываться. Документы, изданные совместно двумя или более организациями (учреждениями) должны иметь одну (единую) дату. Способ написания даты зависит от характера документа; в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно - цифровой способ оформления даты (29 апреля 2000 год), а в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год. Дата и номер распорядительных документов печатаются по центру ниже реквизита "наименование вида документа". Например: РАСПОРЯЖЕНИЕ 29.04.2000 № 525-1/р (10) Регистрационный номер документа. Одновременно с датой проставляется регистрационный номер документа. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой. Регистрационный номер - это условное обозначение документа, под которым он введен в информационно - поисковую систему организации. Обязательным элементом реквизита "Регистрационный номер" является его порядковый номер в течение года (с января по декабрь). Регистрация документов проводится централизованно в канцелярии мэрии, канцеляриях администраций районов и соответствующих службах МУП и МУ г. Тольятти. Регистрационный номер документа печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N", порядкового номера документа. К порядковому номеру распорядительного документа добавляется через тире индекс должностного лица (мэр, заместитель мэра), подписавшего документ. В конце номера через косую черту добавляется буква "р", "р-а" (в распоряжениях) или буква "п" (в постановлениях). К приказу по личному составу (в МУП и МУ г. Тольятти) добавляется буква "к" или "лс". Например: № 525-1/р, где 525 - номер документа, 1 - лицо, подписавшее документ (мэр), р - вид документа - распоряжение по основному виду деятельности; № 526-2/р-а, где 526 - номер документа, 2 - лицо, подписавшее документ (первый заместитель мэра), р-а - вид документа - распоряжение по личному составу; № 523-1/п где 523 - номер документа, 1 - лицо, подписавшее документ (мэр), "п" - вид документа - постановление. На документах, авторами которых выступают несколько организаций, проставляются номер организации, стоящей первой по списку. (11) Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Реквизит проставляется только на ответных письмах. Дата и номер для ссылки переписываются из инициативного письма. Например: на № 02-13/36 от 20.08.2001 Образец оформления представлен в приложениях № 22, 23. (12) Место составления или издания документа. Место составления или издания документа обязательно указывается в том случае, если затруднено определение по реквизитам "наименование организации" и "справочные данные об организации". Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно - территориального деления (область и город), и оно включает только общепринятые сокращения. В письмах этот реквизит входит в почтовый адрес. В организационных и распорядительных документах этот реквизит обязательный, отделяется от реквизитов "Дата", "Регистрационный номер" двумя межстрочными интервалами и оформляется центрированным способом. Например: 29.04.2000 № 525-1/р город Тольятти, Самарской области (13) Гриф ограничения доступа к документу Реквизит проставляется в случае, если документ содержит сведения ограниченного распространения, т.е. секретную или конфиденциальную информацию. В верхнем правом углу документа на первой странице проставляется гриф ограничения доступа к информации (секретно, для служебного пользования, конфиденциально и др.). (14) Адресат. Реквизит проставляется на исходящих документах. На внутренних документах реквизит может быть проставлен, если этот документ предназначен для передачи руководству (заявление, докладные и объяснительные записки) или структурному подразделению. Данный реквизит может состоять из следующих составных частей: - наименование учреждения, организации или предприятия (в именительном падеже); - наименование структурного подразделения (в именительном падеже); - указание должности получателя (в дательном падеже); - инициалы, фамилия (в дательном падеже); - почтовый адрес. Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки. Длина максимальной строчки не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается правой границей поля. Например: Мэрия г. Тольятти Департамент здравоохранения Главному бухгалтеру И.И. Иванову 445011, Самарская обл. г. Тольятти ул. Белорусская, д. 33 При направлении документа руководителю исполнительного органа местного самоуправления, МУП и МУ г. Тольятти (структурного подразделения) наименование организации (структурного подразделения) входит в состав наименования должности адресата. Например: Директору Департамента здравоохранения мэрии г. Тольятти И.И. Иванову При направлении документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя. Например: 445024, Самарская обл., г. Тольятти ул. Садовая, д. 5, кв. 12 И.И. Иванову Рассылка документа осуществляется в соответствии со списком рассылки, и на каждом документе проставляется только один адресат. Порядок расположения элементов реквизита "Адресат" должен соответствовать действующим Почтовым правилам. При оформлении документа за рубеж данный реквизит оформляется по Международным правилам. (15) Гриф утверждения документа. После подписания некоторых видов документов, перечень которых приведен в прил. № 31, требуется их утверждение, после чего они приобретают юридическую силу. Документ утверждается двумя способами: - специально издаваемым документом (Постановлением, Решением, Приказом, Протоколом); - должностным лицом. Гриф утверждения располагается в верхней, правой части документа и состоит из слова УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДАЮ (пишется прописными буквами без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже (Постановлением, Решением, Приказом, Протоколом), его даты, номера. Например: УТВЕРЖДЕНО Постановлением Мэра г. Тольятти от 20.08.2001 № 256 Пример грифа утверждения документа должностным лицом: УТВЕРЖДАЮ Мэр г. Тольятти личная подпись Н.Д. Уткин 20.08.2001 Гриф утверждения представлен в приложении № 2, 3. (16) Резолюция. Резолюция - указание на исполнение мероприятий по решению вопроса. В состав резолюции входит: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, контрольный срок исполнения, подпись автора резолюции, дата. При наличии нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель, если нет таких указаний, лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем. Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом документа. Если на документе больше одной резолюции, то вторая и последующие проставляются на свободном месте лицевой стороны документа. Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. В состав резолюции входят следующие элементы: - Фамилия И.О. исполнителя (исполнителей); - Содержание поручения; - Срок исполнения; - Подпись руководителя (автора резолюции); - Дата резолюции. Например: И.И. Иванову Подготовить проект контракта к 28.08.2001 подпись 20.08.2001 В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в резолюции первым. Ему предоставляется право созыва исполнителей и координации их работы. Основной исполнитель и исполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным. (17) Заголовок к тексту документа Реквизит является обязательным для всех документов, за исключением кратких (сопроводительных писем), оформленных на бумаге формата А5. Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать смысл документа и отвечать на вопрос: "о чем?". Заголовок начинается с предлога "О" или "Об" и точка в конце заголовка не ставится. Заголовок оформляется с прописной буквы и выделяется полужирным шрифтом. Начало и конец каждой строки заголовка выравниваются по центру. Заголовок печатается ниже реквизита "Место составления или издания документа". Например: город Тольятти Об утверждении "Инструкции по делопроизводству" (18) Отметка о контроле. Данный реквизит проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль по поручению руководителя. Отметка о контроле проставляется на копии документа постоянного хранения и на оригинале документа временного хранения в виде буквы "К" (контроль) или слова "Контроль" на левом поле копии (оригинала) документа на уровне заголовка. Эта отметка может наноситься цветным (красным, синим, зеленым) карандашом, фломастером или штампом "Контроль". (19) . Тексты документов составляются на русском языке и могут быть оформлены в виде связанного текста, анкет, таблиц или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного лица настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете", "находились" и т.д.). Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки и графы строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф. Связанный текст документа состоит из двух частей. В первой части указывают причину, основание, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть, без констатирующей; письма, заявления - просьбу, без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы). В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер, заголовок к тексту. Если в тексте содержится несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Текст распорядительного документа состоит из двух частей: - констатирующей части (преамбулы); - распорядительной части (в постановлениях - постановляющей). Констатирующая часть начинается словами: "В целях..." "В связи..." и включает причину, цели и задачи, факты, послужившие основанием для издания распорядительного документа; может содержать ссылку на закон или другой документ, лежащий в основе принятия этого решения. Констатирующая часть заканчивается словами: "постановляю:" (для постановлений), "считаю необходимым:" (для распоряжений). Распорядительная часть излагается от первого лица единственного числа и состоит из пунктов. Пункты, при необходимости, могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта. Распорядительная часть документа должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием в отдельных пунктах исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Пункты группируются по их значимости (от наиболее существенных вопросов к второстепенным) или в последовательности развития темы документа (хронологически и логически). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа (постановляет, решил). В совместных распорядительных документах текст располагают от первого лица множественного числа (приказываем, решили). "Протокол" излагают от третьего лица множественного числа (слушали, выступали, постановили). В документах, устанавливающих права и обязанности организации, их структурных подразделений (Положения, Инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка) используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа (отдел осуществляет функции, в состав объединения входят, комиссия установила). В письмах используют следующие формы изложения: - от первого лица множественного числа ("Просим направить", "Направляем на рассмотрение"); - от первого лица единственного числа ("Считаю необходимым", "Прошу выделить"); - от третьего лица единственного числа ("Департамент не возражает"). (20) Отметка о наличии приложения. Документы могут содержать приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте. Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.). В распорядительных документах сведения о наличии приложений указывают в тексте. Например: 1. Утвердить "Порядок..." (приложение № 1). Сведения о наличии приложений к письмам, справкам, планам, отчетам и т.д. оформляются в следующем порядке. Если в тексте документа есть полное наименование приложения, то отметка о наличии приложений оформляется сокращенно и располагается ниже реквизита "". Например: Приложение: на 2 л. в 3 экз. Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, Например: Приложение: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз. 2. Проект... на 8 л. в 3 экз. Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием документа, его даты и номера. Например: Приложение к распоряжению № 525-1/р от 09.11.2000 На документах - приложениях к распорядительным документам допускается печатать слово ПРИЛОЖЕНИЕ печатными буквами и центрировать наименование документа, его дату и № относительно самой длинной строки. Если Приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается. (21) Подпись документа. Подпись является обязательным реквизитом документа. Подпись на документе проставляет лицо, которое несет ответственность за содержание данного документа. Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы представительной, исполнительной и судебной власти, подписываются первым руководителем исполнительного ОМС, МУП или МУ г. Тольятти, а в его отсутствие лицом, его замещающим. Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям, гражданам подписываются руководителем, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личной подписи и расшифровки подписи (инициалы и фамилия). Если должность лица, подписывающего документ, занимает несколько строк, то расшифровку подписи располагают относительно последней строки должности. Допускается центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например: Директор Департамента здравоохранения подпись И.И. Иванов Если документ подписывает лицо, исполняющее обязанности руководителя, или заместитель руководителя, то указывается фактическая должность и фамилия лица, подписавшего документ (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам"). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Например: И.о. Директора Департамента здравоохранения подпись И.И. Иванов При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например: Председатель комиссии подпись И.К. Корнеев Члены комиссии подпись В.В. Галахов подпись А.А. Степанов подпись О.С. Осипенко При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные организации (предприятия), подписи располагают на одном уровне. (22) Гриф согласования документа. (23) Визы согласования. Согласование - это предварительное рассмотрение должностными лицами вопросов, содержащихся в проекте документа. Согласование может быть внешним и внутренним. Внешнее согласование - согласование с внешними организациями и оформляется грифом "Согласования": - согласование с конкретным должностным лицом; - согласование с коллегиальным органом. Гриф согласования должностным лицом состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должностного лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, даты согласования. Например: СОГЛАСОВАНО ЗАО "Экология" подпись А.И. Иванов 20.08.2001 Если согласование осуществляется письмом, протоколом, и др., то гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс. Например: СОГЛАСОВАНО Протокол заседания профкома от 20.08.2001 № 5 Гриф согласования располагают ниже реквизита "Подпись" или на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается". Внутреннее согласование называется визой - это согласование внутри исполнительного органа местного самоуправления, МУП или МУ, может осуществляться визированием на последнем листе документа или на отдельном листе согласования, прикладываемом к документу. Допускается, по усмотрению организации полистное визирование документа и его приложений. Визы включают в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. Например: Главный бухгалтер подпись Н.Н. Пронина 24.04.2001 Если должностное лицо, с которым согласовывается документ, имеет замечания, дополнения или не согласен с документом, то это оформляется на отдельном листе с указанием об этом при визировании "Замечания прилагаются". Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ. (23) Печать. Оттиск печати должен быть хорошо читаем и по возможности захватывать часть наименования должности. Различают печати гербовые и печати организации (учреждения). Гербовая печать ставится на наиболее важные документы на подпись первого руководителя организации или лица, его замещающего. Гербовая печать круглая, в центре дается изображение герба, а по окружности указывается полное наименование организации (учреждения). Гербовая печать проставляется на документах согласно "Примерному перечню документов, на которых ставится печать". Если документ выполнен на бланке организации, исполнительного органа местного самоуправления, то гербовая печать не ставится на подпись первого руководителя. Простые печати бывают различной формы: круглая, квадратная, треугольная и прямоугольная. На них нет изображения герба, а воспроизводится название учреждения или структурной части. Эти печати проставляются на справках и пропусках, копиях документов, выходящих за пределы организации (учреждения), размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке, при опечатывании пакетов, бандеролей, шкафов, дверей и т.д. Письма, выполняемые на бланках, не требуют удостоверения печатью, кроме гарантийных. (24) Отметка о заверении копии. Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. Отметка о заверении копии состоит из заверительной надписи "Верно", наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения. Например: Верно Инспектор личная подпись О.В. Белова 01.08.2001 На копиях исходящих документов, остающихся в деле, допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию. При необходимости при пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки отметка о заверении должна удостоверяться печатью, определяемой по усмотрению организации (учреждения). (25) Отметка об исполнителе. Реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника документа. Отметка включает должность, фамилию (или фамилию, инициалы) исполнителя и номер его телефона, без тире, через пробелы. Например: Главный специалист Иванов И.И. т. 28 88 14 На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя. (26) Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Реквизит проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на первой странице документа. Данный реквизит включает в себя: - "В дело" и номер по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ; - при отсутствии копии ссылка на номер и дату ответного документа (если таковой имеется), который свидетельствует об исполнении; - краткие сведения об исполнении документа, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении; - подпись исполнителя документа и дату проставления отметки. Например: В дело 12 - 25 за 2000 г. Николаева 24.05.2000 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. (27) Отметка о поступлении документа в организацию. Реквизит ставится на первом листе входящих документов, как правило с помощью штампа. Отметка о поступлении документа включает в себя: - наименование получающей организации (учреждения); - дату поступления документа; - его входящий регистрационный номер. Например: Мэрия г. Тольятти Дата 28.08.2001 Вх. № 245 (28) Отметка для автоматического поиска документа. Данный реквизит может включать имя диска, директории и файла, содержащего данный документ и другие поисковые данные. Например: C:\Мои документы\служебные письма\письмо35.doc Глава 4. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ Документооборот в исполнительном ОМС, МУП и МУ г. Тольятти, можно разделить на следующие этапы: 1. Порядок работы с входящими документами. 2. Порядок работы с внутренними документами. 3. Порядок работы с исходящими документами. 1 Раздел. ПОРЯДОК РАБОТЫ С ВХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ 1.1. Общие положения 1.1.1. К входящим документам относятся: служебные письма вышестоящих органов и организаций, заказные письма, телеграммы, телефонограммы, электронные сообщения и др. 1.1.2. Обращения и запросы депутатов городской Думы, направляемые в исполнительные органы местного самоуправления г. Тольятти, поступают в канцелярию мэрии в виде письма, оформленного на бланке депутата с датой и подписью депутата. 1.1.3. Документы, доставляемые в мэрию, администрации районов, МУП и МУ г. Тольятти, принимаются в канцелярии мэрии, в канцеляриях администраций районов и в соответствующих службах МУП и МУ г. Тольятти. 1.1.4. Письма юридических лиц, независимо от формы собственности, принимаются на бланках организации, заверенные подписью руководителя и печатью организации, должны иметь исходящий номер и дату регистрации. 1.1.5. Все поступающие документы принимаются в канцелярии в течение рабочего дня, а регистрация документов осуществляется в установленное время. 1.1.6. Входящие документы должны быть переданы исполнителю в течение 3 рабочих дней с момента регистрации. Срочные документы, требующие немедленного исполнения, передаются в течение дня. 1.2. Прием, предварительное рассмотрение и сортировка входящих документов 1.2.1. Входящие документы проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение и регистрацию в день поступления. Ошибочно доставленная корреспонденция отправляется адресату. 1.2.2. Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала, ответственность за соответствие электронной копии оригиналу документа несет исполнитель документа. 1.2.3. Предложения, заявления и жалобы граждан личного характера передаются в общественную приемную мэрии либо в аналогичные службы администраций районов, МУП и МУ г. Тольятти, не проходя регистрации в канцелярии, в течение одного рабочего дня. 1.2.4. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность их доставки, целостность упаковки документов. 1.2.5. Предварительное рассмотрение документов осуществляется, исходя из их содержания. Все документы сортируются на: - документы, требующие обязательного рассмотрения первым руководителем; - документы, направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям без регистрации их в канцелярии. Исходя из тематики документа и перечня курируемых вопросов, документ направляется к конкретному руководителю (мэру, заместителю мэра). 1.2.6. Поступившие телеграммы, телефонограммы срочного характера принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, и передаются на рассмотрение руководителю (его заместителю). Телеграммы, телефонограммы, не требующие срочного исполнения, проходят все этапы обработки, как остальные документы. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале. 1.3. Регистрация входящих документов Регистрация документов - фиксация факта поступления или создания (для внутренних) документа путем проставления на нем индекса (даты и номера документа) с одновременным созданием регистрационно-контрольной карточки (РКК) и последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных журналах. 1.3.1. Все поступающие документы в мэрию, администрации районов, МУП и МУ г. Тольятти регистрируются в канцелярии в день поступления. Регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета, независимо от способа их получения. 1.3.2. Регистрации не подлежат документы информационно-справочного характера, не требующие исполнения и учета, и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. 1.3.3. Регистрация входящих документов производится в Журнале регистрации входящей документации. 1.3.4. Регистрация телеграмм, телефонограмм и документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи, производится в Журнале регистрации телеграмм, телефонограмм, факсограмм и электронных сообщений. 1.3.5. Порядковая нумерация входящих документов ведется в пределах года. В момент регистрации входящие документы, требующие дальнейшего исполнения, ставятся на контроль канцелярией в соответствии со сроком исполнения, указанным в тексте документа. 1.3.6. При отсутствии в тексте документа указания на срок исполнения проставляются следующие контрольные сроки: - 15 дней для запросов депутатов (в соответствии со ст. 16 Закона "О статусе Депутатов Самарской области"); - 10 дней для запросов и органов Прокуратуры; - 30 дней для всех остальных документов. 1.3.7. В процессе регистрации документов, требующих исполнения и учета, специалисты канцелярии формируют регистрационно-контрольные карточки (далее по тексту РКК), где проставляют необходимые данные (тематику и краткое содержание вопроса, исходящий номер, дату и подпись лица, получившего документ). 1.3.8. Дополнительно процесс регистрации входящих документов включает в себя проставление штампа, содержащего номер и дату регистрации, в правом нижнем углу первого листа документа. 1.4. Наложение резолюции 1.4.1. Документы вместе с РКК после предварительного рассмотрения и регистрации в канцелярии направляются для наложения резолюции автору резолюции - первому руководителю (мэру в мэрии) либо его заместителю (в мэрии - курирующему заместителю мэра) в день регистрации. 1.4.2. Для принятия решения автору резолюции дается 2 рабочих дня. 1.4.3. Автор резолюции назначает исполнителя (исполнителей по вопросу), излагает мероприятия и указывает контрольный срок их исполнения. 1.4.4. После наложения резолюции документы передаются в канцелярию, где в РКК переносится содержание резолюции (поручение, исполнитель (исполнители) и контрольный срок исполнения). Если в резолюции указано несколько исполнителей, то окончательный ответ готовит исполнитель, указанный в списке исполнителей первым, и являющийся ответственным исполнителем по вопросу. 1.5. Передача документов на исполнение 1.5.1. Документы с резолюцией первого руководителя передаются в службу исполнителя через канцелярию в день регистрации (или на следующий день). 1.5.2. При наличии нескольких исполнителей документ (оригинал) передается ответственному исполнителю - первому из списка исполнителей; остальным исполнителям передаются копии. 1.5.3. При передаче документов на исполнение лицо, ответственное за работу с документами в службе исполнителя, проставляет подпись и дату получения документов в регистрационно-контрольной карточке, которая остается в канцелярии. 1.5.4. Каждый акт передачи документа очередному исполнителю и возвращения от него фиксируется специалистами канцелярии в РКК с отметкой очередного исполнителя. 1.6. Работа исполнителей с документами 1.6.1. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременное и качественное выполнение поручений, указанных в резолюции, и представление информации и материалов ответственному исполнителю в установленные им сроки. Ответственный исполнитель несет ответственность за исполнение резолюции руководителя по документу в целом. 1.6.2. Исполнение документа предусматривает: - сбор и обработка необходимой информации; - подготовка проекта документа (ответа); - проверка правильности оформления проекта документа в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 (Изменения № 1 ГОСТ Р 6.30-97 от 21.01.2000) и настоящей Инструкцией; - согласование проекта документа; - подписание (утверждение) проекта документа руководителем исполнительного органа местного самоуправления, МУП и МУ г. Тольятти либо руководителем структурного подразделения в зависимости от вида документа; - регистрация исходящего документа (осуществляется в канцелярии); - подготовка и пересылка документа адресату (если документ подлежит отправке через канцелярию либо самостоятельно). 1.6.3. Ответственный исполнитель (а в службе исполнителя - руководитель) несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа. 1.7. Контроль исполнения документов 1.7.1. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. Контроль осуществляется на всех этапах работы с документом. 1.7.2. При постановке документов на контроль на левом поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль". 1.7.3. Сроки исполнения документов определяются автором резолюции, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством: - для запросов депутатов - дата исполнения, установленная автором резолюции, но не более 15 дней; - для запросов из органов прокуратуры - дата исполнения, установленная автором резолюции, но не более 10 дней; - для всех остальных документов - дата исполнения, установленная автором резолюции, но не более 30 дней с момента регистрации. 1.7.4. Контроль сроков исполнения документов осуществляется ежедневно. Канцелярия производит напоминание исполнителю не менее чем за 3 дня до истечения контрольного срока. 1.7.5. При необходимости изменения контрольного срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя автора резолюции служебное письмо с мотивированной просьбой о продлении сроков исполнения не позднее 3-х дней до истечения контрольного срока. О всех случаях изменения контрольного срока исполнения документов ответственный исполнитель обязан своевременно информировать канцелярию для внесения соответствующих изменений (новый срок, дата изменения, подпись). 1.8. Закрытие документа 1.8.1. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения всех поручений первого руководителя, изложенных в резолюции и документированного подтверждения исполнения поручений. 1.8.2. Закрытие и снятие документа с контроля осуществляется на основании резолюции автора и проставлении отметки "В дело". 1.8.3. Ответ направляется адресату, указанному в резолюции, копия документа - ответа со всем пакетом документов и РКК оформляется в дело. 1.9. Обработка для отправки и отправка документов 1.9.1. Документы (ответы), предназначенные для отправки адресату, проходят предварительную обработку и регистрацию в канцелярии. 1.9.2. Доставка документов по городу осуществляется курьерской службой, иногородних отправлений - почтовой либо по каналам телефонной, факсимильной и компьютерной связи (телеграммы, телефонограммы, факсы, электронные сообщения). 1.9.3. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 2000 г. № 725 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 4, ст. 4076). 1.9.4. Порядок передачи документов по каналам телефонной, факсимильной и компьютерной связи осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 августа 1997 г. № 1108 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 3, ст. 4299). 1.9.5. Документы, подлежащие отправке, принимаются специалистами канцелярии только полностью оформленные, подписанные, а также с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку. Неправильно оформленные и некомплектные документы возвращаются исполнителю на доработку. 1.9.6. При сдаче документа на отправление исполнитель обязан указать, в какое дело согласно номенклатуре дел должен быть помещен документ. 1.9.7. Документы, подлежащие отправке, регистрируются в Журнале исходящей документации и отправляются в тот же день или не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя канцелярии. 1.10. Составление номенклатур дел Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в исполнительных ОМС, МУП, МУ с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. 1.10.1. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения. 1.10.2. Общие положения о порядке составления и оформления номенклатуры дел дается в нормативно - методических документах: - "Государственная система документационного обеспечения управления"; - "Основные правила работы ведомственных архивов". 1.10.3. Составление и оформление документа "Номенклатура дел": Требования к составлению документа: - наличие положения об исполнительном органе (МУП, МУ г. Тольятти); - наличие штатного расписания; - наличие перспективного и текущего планов; - описи дел постоянного и временного хранения. Обязательные реквизиты документа "Номенклатура дел": - наименование организации (учреждения) (06); - наименование вида документа (08); - гриф утверждения (15); - текст документа (19); - подпись (21); - визы согласования (23); - печать утверждающего органа. Структура текста документа "Номенклатура дел": - присвоение индекса каждому структурному подразделению от главного по мере снижения значимости (01, 02...); - заголовки дел с присвоением индекса (01 - 01, 01 - 02...); - количество дел; - срок хранения дел (согласованный с Федеральной архивной службой России срок хранения); - примечание. Особенности оформления документа "Номенклатура дел": - составляется на 5 лет; - в действие вводится с 1 января следующего календарного года; - в течение года добавляется новыми делами. Согласование документа "Номенклатура дел": - экспертной комиссией исполнительного органа, МУП и МУ г. Тольятти; - экспертной комиссией управления по делам архива. Подпись документа "Номенклатура дел": - ответственным лицом по делопроизводству. Утверждается "Номенклатура дел": - руководителем исполнительного органа, МУП и МУ г. Тольятти; - проставляется гербовая печать. 1.10.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется руководителем либо специалистом, ответственным за ведение делопроизводства в отделе, согласуется с архивом и канцелярией, подписывается руководителем структурного подразделения и предоставляется в канцелярию. 1.10.5. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел в раздел канцелярии. 1.10.6. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры исполнительного органа, МУП и МУ г. Тольятти. 1.10.7. Форма титульного листа прилагается. 1.11. Формирование и оформление дел Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. 1.11.1. Дела формируются в мэрии, администрациях районов, МУП и МУ г. Тольятти централизованно в канцелярии. 1.11.2. Исполненные документы в 15-дневный срок сдаются исполнителем в канцелярию либо лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен подшиваться документ, определяет руководитель структурного подразделения либо исполнитель в соответствии с номенклатурой дел. 1.11.3. Контроль за правильностью оформления дел осуществляется канцелярией. 1.11.4. Общие правила формирования дел: - в дела помещаются только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; - в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; - раздельно группируются документы постоянного и временного срока хранения; - ксерокопии факсограмм, телефонограмм помещаются в дела на общих основаниях; - в дела не помещаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; - по объему дело не должно превышать 250 листов; - при наличии нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д. - документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. 1.11.5. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полное оформление дел (дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу) предусматривает: - оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 24); - нумерация листов в деле; - составление листа - заверителя дела (приложение № 25); - внутренняя опись документов (в необходимых случаях) (приложение № 26); - подшивка и переплет дела (твердая обложка); - внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. - дела постоянного хранения имеют надпись "Хранить постоянно". Дела временного хранения (до 10 лет включительно) допускается хранить в скоросшивателях, не проходить пересистематизацию документов в деле, листы в деле не нумеровать, заверительные надписи не составлять. 1.12. Организация оперативного хранения документов 1.12.1. Документы временного срока хранения (до 10 лет) с момента заведения дел и до истечения срока хранения хранятся по месту их формирования. 1.12.2. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. 1.12.3. Дела располагают в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указывают индексы по номенклатуре. 1.12.4. Для временного хранения документов внутри организаций создаются ведомственные архивы. 1.12.5. Завершенные дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет) хранятся по месту формирования в течение 2 лет, а затем передаются в ведомственные архивы исполнительного органа, МУП, МУ. 1.12.6. Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя канцелярии (соответствующей службы). На выданное дело заводится карта - заместитель, содержащая следующую информацию: - структурное подразделение; - индекс дела; - дата выдачи дела; - Ф.И.О. лица кому выдано дело, подпись; - дата возвращения дела, подпись. 1.12.7. Дела выдаются на временное пользование на срок не более одного месяца. 1.12.8. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя исполнительного органа, МУП и МУ г. Тольятти. 1.13. Подготовка документов на хранение в архив 1.13.1. Документы постоянного срока хранения исполнительных органов, МУП и МУ, состоящих в списке № 1 учреждений - источников комплектования Архивного фонда РФ, в порядке, установленном Федеральной архивной службой России, после истечения срока ведомственного хранения (5 лет), подлежат обязательной передаче на государственное хранение в Управление по делам архивов как государственная часть Архивного фонда Российской Федерации. Документы временного срока хранения (до 10 лет и свыше) хранятся в ведомственных архивах до истечения срока хранения. 1.13.2. Документы временного срока хранения (до 10 лет и свыше 10 лет) МУП и МУ, не входящих в список № 1, хранятся в ведомственных архивах этих организаций. 1.13.3. Подготовка документов к передаче в ведомственные архивы включает работу канцелярии и лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей и актов о выделении к уничтожению документов и дел. 1.14. Экспертиза ценности документов Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. 1.14.1. Экспертиза ценности документов в исполнительных органах, МУП и МУ г. Тольятти на стадии делопроизводства производится: - при составлении номенклатуры дел; - в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; - при подготовке дел к передаче в ведомственные архивы. 1.14.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в мэрии создается центральная экспертная комиссия (далее именуется - ЦЭК) и экспертные комиссии (далее именуются - ЭК) в структурных подразделениях мэрии, в администрациях районов, МУ и МУП. 1.14.3. Функции и права ЦЭК и ЭК, а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются мэром г. Тольятти (для ЦЭК) и руководителем структурного подразделения, глав администраций районов, руководителей МУП, МУ (для ЭК). Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с ЭК Управления по делам архивов мэрии, как представителя Федеральной архивной службы России. 1.14.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях исполнительных органов, МУП и МУ непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством специалиста архива мэрии и контролем со стороны Управления по делам архивов. 1.14.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется - отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в ведомственные архивы; - отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; - выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. 1.14.6. Отбор документов для постоянного хранения производится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел учреждения путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК мэрии, ЭК организаций районов, МУП и МУ. 1.14.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. В МУП и МУ, не передающих документы на хранение в Управление по делам архивов, составляются описи на дела временного срока хранения (свыше 10 лет, в том числе по личному составу), акты об обнаружении документов с истекшими сроками хранения. 1.14.8. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. 1.14.9. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. 1.14.10. В каждом структурном подразделении исполнительного ОМС описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством специалиста ведомственного архива мэрии. По этим описям документы сдаются в ведомственные архивы исполнительных органов. 1.14.11. Описи дел постоянного срока хранения, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки специалистами ведомственных архивов сводных описей дел исполнительных ОМС и передачи документов на государственное хранение. 1.14.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение № 27) и представляются в ведомственные архивы через два года после завершения дел в делопроизводстве. 1.14.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: - порядковый номер дела (тома, части) по описи; - индекс дела (тома, части); - заголовок дела (тома, части); - дата дела (тома, части); - количество листов в деле (томе, части); - срок хранения дела. 1.14.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый. Графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. При внесении в опись подряд несколько дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п. 1.14.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи (литерные номера и пропущенные номера). 1.14.16. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем канцелярии и утверждается руководителем структурного подразделения. При наличии в структурном подразделении мэрии ЭК, опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК. 1.14.17. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в ведомственный архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении ЭК, опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования. 1.14.18. Для организаций, передающих документы на государственное хранение, отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление актов о выделении их к уничтожению (приложение № 28) в структурных подразделениях производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи рассматриваются на заседании ЦЭК, ЭК. Согласованные описи утверждаются руководителем только после их утверждения экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Управления государственной архивной службы Самарской области. 1.14.19. Акты о выделении документов к уничтожению составляются в каждом структурном подразделении отдельно, согласуются ЭК структурного подразделения, и, после утверждения ЭПК описи за соответствующий период, структурное подразделение имеет право уничтожить документы, включенные в акты в соответствии с установленным порядком. 1.14.20. В МУП и МУ, не передающих документы на государственное хранение, экспертиза научно-практической ценности проводится ежегодно, после окончания делопроизводственного года. После утверждения ЭК акта о выделении документов к уничтожению, документы уничтожаются. 1.15. Передача документов в архив Для учреждений, передающих документы на государственное хранение 1.15.1. В ведомственные архивы передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел. 1.15.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в ведомственные архивы после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении. 1.15.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственные архивы не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. 1.15.4. Передача дел в ведомственные архивы осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем канцелярии. 1.15.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в ведомственный архив специалистом ведомственного архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствия количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. 1.15.6. Прием каждого дела производится специалистами ведомственных архивов в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема - передачи дел, а также подписи специалиста ведомственного архива и лица, передавшего дела. 1.15.7. В случае упразднения или преобразования структурного подразделения, организации, учреждения, лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в ведомственный архив, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и по номенклатуре дел. Для учреждений, организаций, не передающих документы на государственное хранение 1.15.8. В ведомственные архивы передаются дела с исполненными документами временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел. 1.15.9. Дела с исполненными документами временного (свыше 10 лет) хранения передаются в ведомственные архивы после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении. 1.15.10. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственные архивы не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. 1.15.11. Передача дел в ведомственные архивы осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем канцелярии. 1.15.12. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в ведомственный архив специалистом ведомственного архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствия количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. 1.15.13. Прием каждого дела производится специалистами ведомственных архивов в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема - передачи дел, а также подписи специалиста ведомственного архива и лица, передавшего дела. 1.15.14. В случае упразднения или преобразования структурного подразделения, организации, учреждения, лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в ведомственный архив, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и по номенклатуре дел. 2 Раздел. ПОРЯДОК РАБОТЫ С ВНУТРЕННИМИ ДОКУМЕНТАМИ 2.1. К внутренним документам относятся документы, созданные внутри организации: постановления, распоряжения (приказы), решения; переписка между структурными подразделениями (письма, служебные и докладные записки и др.). 2.2. Порядок работы с постановлениями и распоряжениями состоит из следующих этапов: - Основание принятия распорядительного документа, сбор и анализ информации; - Подготовка проекта распорядительного документа; - Оформление проекта распорядительного документа в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 (Изменения № 1 ГОСТ Р 6.30-97 от 21.01.2000) и настоящей Инструкцией; - Регистрация и согласование проекта распорядительного документа; - Внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства; - Подписание распорядительного документа руководителем (в мэрии - мэром, курирующим заместителем); - Регистрация и рассылка распорядительного документа; - Контроль за подготовкой и оформлением, регистрацией и согласованием, исполнением распорядительного документа; - Исполнение распорядительного документа; - Хранение распорядительных документов и передача в архив. 2.3. Порядок работы с решениями (Коллегии, Совета) состоит из следующих этапов: - подготовка проекта решения; - согласование проекта решения; - коллегиальное обсуждение на заседании (Коллегии, Совета); - принятие решения; - оформление решения; - утверждение решения; - регистрация решения; - передача решения исполнителям; - оформление в дело и изложен в "Порядке подготовки вопросов, рассматриваемых на заседаниях Коллегии мэрии и организации контроля за выполнением решений Коллегии" (Постановление мэра № 3511-1/10-01 от 31.10.2001). 2.4. Порядок подготовки и оформления писем, служебных и докладных записок и т.п. документов состоит из следующих этапов: - прием и предварительное рассмотрение; - регистрация документа; - согласование (визирование) документа с заинтересованными структурными подразделениями; - передача документа в структурное подразделение; - оформление документа в дело. 2.5. Движение документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей либо лиц, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях. 3 Раздел. ПОРЯДОК РАБОТЫ С ИСХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ 3.1. Порядок работы с исходящими документами содержит следующие этапы: - подготовка проекта документа; - проверка правильности оформления проекта документа в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 (Изменения № 1 ГОСТ Р 6.30-97 от 21.01.2000) и настоящей Инструкции; - согласование документа с заинтересованными структурными подразделениями; - подписание (утверждение) документа руководителем (в мэрии - мэром, курирующим заместителем либо руководителем структурного подразделения в зависимости от вида документа); - регистрация исходящего документа; - подготовка и отправка документа; - оформление документа в дело. 3.2. Проект документа (в том числе телеграммы, телефонограммы), напечатанный и оформленный в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 (Изменения № 1 ГОСТ Р 6.30-97 от 21.01.2000), после согласования и подписания передается в канцелярию на регистрацию и отправку. 3.3. Исходящие документы регистрируются в Журнале исходящей документации в день их подписания не позднее следующего дня. 3.4. Подготовка отправляемых документов включает в себя: сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Глава 5. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И ТЕРМИНЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ Автор резолюции - мэр (заместитель мэра), глава администрации района, руководитель МУП и МУ г. Тольятти. Бланк документа - стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального письменного документа. Бланк конкретного вида документа - бланк документа, предназначенный для составления документов определенного вида. Гербовый бланк - бланк документа с воспроизведением государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации или муниципального образования. Документ - зафиксированная на бумаге или ином носителе (машинном) информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документационное обеспечение управления - информационно - техническая поддержка делопроизводства. Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Дело - совокупность документов (документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Исполнитель - специалист структурного подразделения, назначенный автором резолюции и ответственный за выполнение конкретных поручений по резолюции. Контроль по резолюции - проставление контрольной даты автором резолюции, на которую исполнители (ответственный исполнитель) должны отчитаться по срокам, полноте и точности выполнения поручений, изложенных в резолюции. Курирующий заместитель мэра - заместитель мэра, курирующий службу по вопросам, находящимся в пределах его ведения согласно распределенным между заместителями мэра обязанностям. Ответственный исполнитель - специалист (чаще руководитель) структурного подразделения, назначенный автором резолюции и несущий ответственность за исполнение резолюции в целом. Ему предоставляется право созыва исполнителей и координации их работы. Резолюция - указание на исполнение мероприятий по решению вопроса. В состав резолюции входит: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, контрольный срок исполнения, подпись автора резолюции, дата. При наличии нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель, если нет таких указаний, лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем. Реквизиты документа - составляющие элементы документа (подпись, печать, текст, название документа и т.д.). Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе является основанием для отказа в его регистрации. Руководитель - лицо, на которое официально возложены функции управления коллективом структурного (структурных) подразделения и организации его (их) деятельности. Снятие с контроля - завершение контроля, происходит только при исполнении вопроса (выполнении всех мероприятий, изложенных в резолюции) и наложении резолюции автора - "на закрытие" или "в дело". Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению. Типовой формуляр - формуляр, характеризующий конкретный вид документа. Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности. Приложение № 1 к Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительном ОМС, МУП и МУ г. Тольятти СХЕМА РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ (формат А4 продольного бланка) - не приводится Состав реквизитов документов 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - код формы документа; 06 - наименование организации; 07 - справочные данные об организации; 08 - наименование вида документа; 09 - дата документа; 10 - регистрационный номер документа; 11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 12 - место составления или издания документа; 13 - гриф ограничения доступа к документу; 14 - адресат; 15 - гриф утверждения документа; 16 - резолюция; 17 - заголовок к тексту; 18 - отметка о контроле; 19 - текст документа; 20 - отметка о наличии приложения; 21 - подпись; 22 - гриф согласования; 23 - визы согласования документа; 24 - печать; 25 - отметка о заверении копии; 26 - отметка об исполнителе; 27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 28 - отметка о поступлении документа в организацию; 29 - отметка для автоматического поиска документа. Примечание. Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, а также отметки для расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 14, 17, 18, 19. Возможно использование реквизита 19 при применении трафаретных текстов документов. При оформлении документов используются следующие реквизиты: 09, 10, 11, 13, 14, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29. Бланки документов должны иметь поля не менее, мм: 20 - левое; 10 - правое; 20 - верхнее; 10 - нижнее. Приложение № 2 к Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительном ОМС, МУП и МУ г. Тольятти --------------¬ УТВЕРЖДЕНО ¦Отметка ¦ Постановлением мэра ¦о регистрации¦ города Тольятти ¦Устава ¦ от __________ № _______ L-------------- Мэр г. Тольятти Печать ____________ Н.Д. Уткин регистр. "_____" _______ 200_ г. номера Типовой устав муниципального учреждения города Тольятти __________________________________________________________________ (наименование содержит указание на характер деятельности и на собственника имущества учреждения) СОГЛАСОВАНО: СОГЛАСОВАНО: Председатель Комитета Руководитель отраслевого по управлению муниципальным департамента, управления, имуществом г. Тольятти комитета _______________ /________ / _______________ /________ / "______" __________ 200_ г. "________" ________ 200_ г. г. Тольятти 200_ г. Приложение № 3 к Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительном ОМС, МУП и МУ г. Тольятти УТВЕРЖДАЮ Мэр г. Тольятти _______________ Н.Д. Уткин "___" ____________ 200_ г. ПОЛОЖЕНИЕ о методическом отделе мэрии г. Тольятти г. Тольятти 2001 Приложение № 4 к Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительном ОМС, МУП и МУ г. Тольятти Приложение № 1 к распоряжению мэра № _________________ от "____" _____ 2001 г. ПОРЯДОК работы с письменными и устными обращениями граждан, поступившими в общественную приемную мэрии г. Тольятти 2002 Приложение № 5 к Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительном ОМС, МУП и МУ г. Тольятти УТВЕРЖДАЮ Мэр г. Тольятти _______________ Н.Д. Уткин "___" ___________ 200_ г. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ заведующему методического отдела мэрии г. Тольятти г. Тольятти 2002 Приложение № 6 к Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительном ОМС, МУП и МУ г. Тольятти ПЛАН организационных мероприятий на ________________ 2001 г. ----T---------------T------------T---------------T---------------¬ ¦ № ¦ Наименование ¦ Срок ¦Ответственный ¦Примечание или ¦ ¦п/п¦ мероприятия ¦ исполнения ¦за проведение ¦ отметка об ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(Ф.И.О., тел.) ¦ исполнении ¦ +---+---------------+------------+---------------+---------------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ +---+---------------+------------+---------------+---------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L---+---------------+------------+---------------+---------------- Глава администрации района ___________ _______________ (подпись) (Ф.И.О.) Приложение № 7 к Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительном ОМС, МУП и МУ г. Тольятти эмблема организации (3) место составления и издания документа (12) ПОСТАНОВЛЕНИЕ наименование вида документа (08) ___________________ № ______________________ дата документа (09) рег. номер док-та (10) -- -¬ заголовок к тексту (17) (19) Подпись (21) Приложение № 8 к Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительном ОМС, МУП и МУ г. Тольятти ------------¬ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L------------ МЭР ГОРОДА ТОЛЬЯТТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ 30.09.1999 № 2179-1/09-99 Об утверждении "Перечня квалификационных требований к муниципальным должностям и муниципальным должностям муниципальной службы в исполнительных органах местного самоуправления г. Тольятти" В целях обеспечения (обоснование)... . ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. ... 2. ... 3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на ... . Мэр Н.Д. Уткин Приложение № 9 к Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительном ОМС, МУП и МУ г. Тольятти наименование организации (06) ПРИКАЗ наименование вида документа (08) ___________________ № ______________________ дата документа (09) рег. номер док-та (10) -- -¬ место составления и издания док-та (12) -- -¬ -- -¬ (отметка о контроле (18) (заголовок к тексту) (17) (19) В связи с (основание) ... ПРИКАЗЫВАЮ: 1. 2. 3. Подпись (21) Визы согласования документа (23) Приложение № 10 к Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительном ОМС, МУП и МУ г. Тольятти МЭРИЯ ГОРОДА ТОЛЬЯТТИ Комитет по управлению муниципальным имуществом ПРИКАЗ 12.03.2001 № 14 г. Тольятти, Самарской области -- -¬ -- -¬ К до 22.03.2002 О реализации служебного автомобиля, бывшего в эксплуатации В связи с (основание) ... ПРИКАЗЫВАЮ: 1. 2. 3. Председатель И.И. Иванов Приложение № 11 к Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительном ОМС, МУП и МУ г. Тольятти эмблема организации (3) место составления и издания документа (12) РАСПОРЯЖЕНИЕ наименование вида документа (08) ___________________ № ______________________ дата документа (09) рег. номер док-та (10) -- -¬ справочные данные об организации (07) -- -¬ (заголовок к тексту) (17) (19) Подпись (21) Приложение № 12 к Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительном ОМС, МУП и МУ г. Тольятти ------------¬ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L------------ МЭР ГОРОДА ТОЛЬЯТТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ 25.01.2001 № 18-1/р г. Тольятти, Самарской области Об утверждении "Методических рекомендаций к Положению о порядке составления, согласования и утверждения должностных инструкций муниципальных служащих исполнительных органов местного самоуправления г. Тольятти" В целях (обоснование) ... . считаю необходимым: 1. Утвердить методические рекомендации ... (Приложение № 1). 2. 3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на ... . Мэр Н.Д. Уткин Приложение № 13 к Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительном ОМС, МУП и МУ г. Тольятти наименование организации (06) ПРОТОКОЛ наименование вида документа (08) ___________________ № ______________________ дата документа (09) рег. номер док-та (10) -- -¬ -- -¬ (отметка о контроле (18) (заголовок к тексту) (17) (19) Повестка дня: Слушали: Выступили: Постановили: Подпись (21) Приложение № 14 к Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительном ОМС, МУП и МУ г. Тольятти МЭРИЯ ГОРОДА ТОЛЬЯТТИ ПРОТОКОЛ 26.02.2001 № 12 -- -¬ -- -¬ К до 07.03.2001 Общего собрания трудового коллектива Председатель: Секретарь: Присутствовали: ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. Слушали: Выступили: Постановили: Председатель И.И. Иванов Секретарь А.А. Сидорова Приложение № 15 к Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительном ОМС, МУП и МУ г. Тольятти наименование организации (06) ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА наименование вида документа (08) ___________________ № ______________________ дата документа (09) рег. номер док-та (10) -- -¬ адресат (14) -- -¬ заголовок к тексту (17) (19) Подпись (21) Приложение № 16 к Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительном ОМС, МУП и МУ г. Тольятти -- -¬ адресат (14) должность заявителя и наимен-е структ. подразд-я инициалы, фамилия автора заявления ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА наименование вида документа (08) Заголовок к тексту (17) (19) Подпись (21) Дата (09) Приложение № 17 к Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительном ОМС, МУП и МУ г. Тольятти -- -¬ адресат (14) должность заявителя и наимен-е структ. подразд-я инициалы, фамилия автора заявления ЗАЯВЛЕНИЕ наименование вида документа (08) (19) Отметка о наличии приложения (20) (если они имеются в наличии) Подпись (21) Дата (09) Приложение № 18 к Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительном ОМС, МУП и МУ г. Тольятти наименование организации (06) АКТ наименование вида документа (08) ___________________ № ______________________ дата документа (09) рег. номер док-та (10) -- -¬ место составления и издания док-та (12) -- -¬ гриф утверждения док-та (15) -- -¬ (заголовок к тексту) (17) (19) Основание: Составлен комиссией: Председатель: Члены комиссии: Отметка о наличии приложения (20) Подпись (21) Приложение № 19 к Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительном ОМС, МУП и МУ г. Тольятти МЭРИЯ ГОРОДА ТОЛЬЯТТИ АКТ наименование вида документа (08) 12.06.2001 № 6 г. Тольятти, Самарской области УТВЕРЖДАЮ Заместитель мэра - руководитель аппарата __________ Я.Н. Радюшин -- -¬ О подготовке к уничтожению документов, не подлежащих хранению Основание: распоряжение мэра ... Составлен комиссией: Председатель: Члены комиссии: Приложение: 1. 2. 3. Составлен в 2-х экземплярах: 1 экземпляр - отдел АХО 2 экземпляр - бухгалтерия. Председатель комиссии И.И. Иванов Члены комиссии: М.Н. Сидоров С.А. Петров Приложение № 20 к Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительном ОМС, МУП и МУ г. Тольятти МЭРИЯ ГОРОДА ТОЛЬЯТТИ СПРАВКА 18.09.2001 № 286 г. Тольятти, Самарской области -- -¬ О размере средней заработной платы Главный бухгалтер И.Н. Иванова Приложение № 21 к Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительном ОМС, МУП и МУ г. Тольятти эмблема организации (3) место составления и издания документа (12) справочные данные об организации (07) ___________________ № ______________________ дата документа (09) рег. номер док-та (10) На № ______________ от _____________________ ссылка на рег. № и дату док-та (11) -- -¬ адресат (14) -- -¬ -- -¬ (отметка о контроле (18) (заголовок к тексту) (17) (19) Отметка о наличии приложения (20) Подпись (21) Отметка об исполнителе (26) Приложение № 22 к Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительном ОМС, МУП и МУ г. Тольятти эмблема организации (3) наименование организации (06) справочные данные об организации (07) ___________________ № ______________________ дата документа (09) рег. номер док-та (10) -- -¬ адресат (14) -- -¬ -- -¬ (отметка о контроле (18) (заголовок к тексту) (17) (19) Отметка о наличии приложения (20) (если имеется в наличии) Подпись (21) Приложение № 23 к Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительном ОМС, МУП и МУ г. Тольятти эмблема организации (3) наименование организации (06) справочные данные об организации (07) ______________ № ______________ На № _________ от ______________ дата документа рег. номер ссылка на рег. № и дату (09) док-та (10) док-та (11) -- -¬ адресат (14) -- -¬ -- -¬ (отметка о контроле (18) (заголовок к тексту) (17) (19) Отметка о наличии приложения (20) (если имеется в наличии) Подпись (21) Приложение № 24 к Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительном ОМС, МУП и МУ г. Тольятти ______________________________________________ ------------------¬ ______________________________________________ ¦Ф. № ___________ ¦ ______________________________________________ ¦Оп. № __________ ¦ _____________________________________________ ¦Д. № ___________ ¦ (наименование архива) L------------------ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ (наименование органа исполнительной власти и структурного подразделения) ДЕЛО № ________ ТОМ № ________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ (заголовок дела) __________________________________________________________________ (дата) На _____________ лист Хранить _____________ ------------------¬ ¦Ф. № ___________ ¦ ¦Оп. № __________ ¦ ¦Д. № ___________ ¦ L------------------ Приложение № 25 к Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительном ОМС, МУП и МУ г. Тольятти Лист - заверитель дела № ________ В деле подшито и пронумеровано __________________________ лист(ов) в том числе литерные листы ________ пропущенные номера ___________ + листов внутренней описи ________________________________________ -------------------------------------T---------------------------¬ ¦ Особенности физического ¦ № № листов ¦ ¦ состояния и формирования дела ¦ ¦ +------------------------------------+---------------------------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ +------------------------------------+---------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L------------------------------------+---------------------------- __________________________________________________________________ (должность, подпись, расшифровка подписи, дата) Приложение № 26 к Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительном ОМС, МУП и МУ г. Тольятти ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела № _________________ ----T----------T-----------T----------T--------------T-----------¬ ¦ № ¦ Индекс ¦ Дата ¦Заголовок ¦ Номера ¦ Примечание¦ ¦п/п¦ документа¦ документа ¦документа ¦ листов дела ¦ ¦ +---+----------+-----------+----------+--------------+-----------+ ¦1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ +---+----------+-----------+----------+--------------+-----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L---+----------+-----------+----------+--------------+------------ Итого _________________________________________________ документов (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи _______________________________ (цифрами и прописью) Наименование должностного лица, составившего внутреннюю опись документов дела Подпись Расшифровка подписи Дата Приложение № 27 к Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительном ОМС, МУП и МУ г. Тольятти __________________________________________________________________ (наименование федерального органа исполнительной власти) __________________________________________________________________ (наименование структурного подразделения) УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи Дата ОПИСЬ № ____ ----T-------------T--------------T-------------T-------------T-------------T----------¬ ¦ № ¦ Индекс дела ¦Заголовок дела¦ Дата дела ¦ К-во листов ¦Срок хранения¦Примечание¦ ¦п/п¦(тома, части)¦(тома, части) ¦(тома, части)¦в деле (томе,¦ дела (тома, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ части) ¦ части) ¦ ¦ +---+-------------+--------------+-------------+-------------+-------------+----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 <1> ¦ 7 ¦ +---+-------------+--------------+-------------+-------------+-------------+----------+ ¦ Название раздела ¦ +---T-------------T--------------T-------------T-------------T-------------T----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+-------------+--------------+-------------+-------------+-------------+----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+-------------+--------------+-------------+-------------+-------------+----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+-------------+--------------+-------------+-------------+-------------+----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L---+-------------+--------------+-------------+-------------+-------------+----------- В данную опись внесено ___________________ дел с № _______________ (цифрами и прописью) по № _____________________, в том числе: литерные номера: пропущенные номера: Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи Дата СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО <2> Наименование должности Протокол ЭК структурного подразделения руководителя службы ДОУ от __________ № ________ Подпись Расшифровка подписи Дата Передал ______________________________________________________ дел (цифрами и прописью) и ___________________________________ регистрационно-контрольных картотек к документам <3> Наименование должности работника сотрудника структурного подразделения руководителя Подпись Расшифровка подписи Дата Принял ___________ дел и ____________ регистрационно-контрольных картотек к документам Наименование должности работника архива федерального органа исполнительной власти Подпись Расшифровка подписи Дата -------------------------------- <1> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения. <2> При наличии ЭК структурного подразделения. <3> Передаются вместе с делами канцелярии. Приложение № 28 к Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительном ОМС, МУП и МУ г. Тольятти Наименование федерального органа исполнительной власти АКТ УТВЕРЖДАЮ ___________ № __________ Наименование должности ________________________ руководителя федерального (место составления) органа исполнительной власти о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Подпись Расшифровка подписи Дата На основании _____________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов с __________________________________________________________________ указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документа фонда N ________________________________________________________________ (название фонда) ----T---------T-----------T-------------T---------------T-----------T-----------------T------¬ ¦ № ¦Заголовок¦ Дата дела ¦Номера описей¦ Индекс дела ¦Количество ¦ Сроки хранения ¦Приме-¦ ¦п/п¦дела или ¦или крайние¦(номенклатур)¦ (тома, части) ¦дел (томов,¦ дела (тома, ¦чание ¦ ¦ ¦групповой¦ даты дел ¦ за годы ¦по номенклатуре¦ частей) ¦ части) и номера ¦ ¦ ¦ ¦заголовок¦ ¦ ¦ или № дела по ¦ ¦статей по перечню¦ ¦ ¦ ¦ дел ¦ ¦ ¦ описи ¦ ¦ ¦ ¦ +---+---------+-----------+-------------+---------------+-----------+-----------------+------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ +---+---------+-----------+-------------+---------------+-----------+-----------------+------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+---------+-----------+-------------+---------------+-----------+-----------------+------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+---------+-----------+-------------+---------------+-----------+-----------------+------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+---------+-----------+-------------+---------------+-----------+-----------------+------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L---+---------+-----------+-------------+---------------+-----------+-----------------+------- Итого ______________________ дел за _________________________ годы (цифрами и прописью) Описи дел постоянного хранения за ________ годы утверждены, а по личному составу Согласованы с ЭПК ________________________________________________ (наименование архивного учреждения) (протокол от _____________________ № ________________) Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов Подпись Расшифровка подписи Дата СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) от ________ № ________ Документы в количестве ______________________________________ дел, (цифрами и прописью) весом ______________________ кг сданы в __________________________ (наименование организации) на переработку по приемо-сдаточной накладной от ______ № _______ Наименование должности работника федерального органа исполнительной власти, сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи Изменения в учетные документы внесены. Наименование должности работника архива (службы ДОУ), внесшего изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи Дата Приложение № 29 к Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительном ОМС, МУП и МУ г. Тольятти -- -¬ адресат (14) № _____________ от ______________ исходящий регистр. № отправляемой телефонограммы (11) Фамилия, имя, отчество, отправившего телефонограмму, телефон ТЕЛЕФОНОГРАММА наименование вида документа (08) (19) Подпись лица, принявшего телефонограмму (21) Дата, время приема телефонограммы (09) отметка о поступлении документа в организацию (28) Приложение № 30 к Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительном ОМС, МУП и МУ г. Тольятти эмблема организации (3) место составления и издания документа (12) справочные данные об организации (07) ___________________ № ______________________ дата документа (09) рег. номер док-та (10) ДОВЕРЕННОСТЬ наименование вида документа (08) (19) Срок действия Подпись (21) Приложение № 31 к Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительном ОМС, МУП и МУ г. Тольятти Примерный перечень документов с грифом утверждения Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.). Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.). Инструкции (правила) - (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.). Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.). Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.). Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения материалов и т.д.). Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.). Положения (об организации; структурном подразделении; премировании и т.д.). Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.). Расценки на производстве работ. Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.). Стандарты (государственные, отраслевые, технические условия). Структура и штатная численность. Тарифные ставки. Уставы организаций. Формы унифицированных документов. Штатные расписания и изменения к ним. Примерный перечень документов, на которые ставится печать Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.). Архивные справки. Архивные копии. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.). Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.). Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, технические и т.д.). Заключения и отзывы. Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.). Исполнительные листы. Командировочные удостоверения. Нормы расхода. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т.д.). Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.). Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк, на получение ин валюты со счетов; перевод валюты; на импорт и т.д.). Положения об организациях. Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк). Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.). Соглашения. Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.). Спецификации (изделий, продукции и т.д.). Титульные списки. Удостоверения. Уставы организаций. Штатные расписания. ------------------------------------------------------------------ -------------------- Автор сайта - Сергей Комаров, scomm@mail.ru