ПОСТАНОВЛЕНИЕ МЭРА ГОРОДА ТОЛЬЯТТИ САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ от 26.11.2002 № 136-1/п
"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ "ПОРЯДКА ПОДГОТОВКИ И ПРИНЯТИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ПОДПИСАНИЯ ДОГОВОРОВ И ВЫДАЧИ ДОВЕРЕННОСТЕЙ В МЭРИИ Г. ТОЛЬЯТТИ"
Официальная публикация в СМИ:
публикаций не найдено
МЭР ГОРОДА ТОЛЬЯТТИ
САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 26 ноября 2002 г. № 136-1/п
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ "ПОРЯДКА ПОДГОТОВКИ И ПРИНЯТИЯ
РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ПОДПИСАНИЯ ДОГОВОРОВ
И ВЫДАЧИ ДОВЕРЕННОСТЕЙ В МЭРИИ Г. ТОЛЬЯТТИ"
В связи с необходимостью упорядочения документооборота в мэрии г. Тольятти и повышения эффективности деятельности исполнительных органов местного самоуправления, руководствуясь Уставом г. Тольятти, постановляю:
1. Утвердить Порядок подготовки и принятия распорядительных документов, подписания договоров и выдачи доверенностей в мэрии г. Тольятти (приложение № 1).
2. Считать утратившими силу Распоряжение мэра г. Тольятти № 505-1/р от 09.11.2000 "Об утверждении "Порядка подготовки и принятия организационно-распорядительных документов, договоров мэрии г. Тольятти и контроля за их выполнением", Распоряжение мэра г. Тольятти № 156-1/р от 16.04.2001 "О внесении изменений и дополнений в Распоряжение мэра г. Тольятти № 505-1/р от 09.11.2000", Распоряжение мэра г. Тольятти № 302-1/р от 18.07.2001 "О внесении изменений и дополнений в Распоряжение мэра г. Тольятти № 505-1/р от 09.11.2000", Распоряжение мэра г. Тольятти № 38-1/р от 09.01.2002 "О внесении изменений и дополнений в Распоряжение мэра г. Тольятти № 505-1/р от 09.11.2000".
3. Управлению по ИО и АСУ мэрии (Терехов Ю.В.) доработать в срок до 30.12.2002 программное обеспечение канцелярии мэрии в соответствии с Требованиями по формированию базы данных "Распорядительные документы мэрии г. Тольятти" (приложение № 5 к настоящему Порядку).
4. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на заместителя мэра - руководителя аппарата Радюшина Я.Н.
Мэр
Н.Д.УТКИН
Приложение № 1
к Постановлению
мэра города
от 26 ноября 2002 г. № 136-1/п
ПОРЯДОК
ПОДГОТОВКИ И ПРИНЯТИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ,
ПОДПИСАНИЯ ДОГОВОРОВ И ВЫДАЧИ ДОВЕРЕННОСТЕЙ
В МЭРИИ Г. ТОЛЬЯТТИ
Глава 1. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПРИНЯТИЯ
РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ В МЭРИИ Г. ТОЛЬЯТТИ
1. Общие положения
1.1. По вопросам своей компетенции, установленной законодательством РФ и Самарской области, Уставом города Тольятти мэр города Тольятти и его заместители издают распорядительные документы: мэр издает постановления и распоряжения, заместители мэра издают распоряжения по вопросам своего ведения.
1.2. Распорядительные документы мэра города и его заместителей, изданные в пределах их компетенции, обязательны к исполнению всеми структурными подразделениями мэрии, другими исполнительными органами местного самоуправления, а также предприятиями, учреждениями, организациями, должностными лицами и гражданами.
1.3. В случае отсутствия мэра города или невозможности исполнения им своих должностных обязанностей его полномочия осуществляет первый заместитель мэра. При отсутствии первого заместителя обязанности мэра исполняет тот заместитель мэра, которому делегированы полномочия мэра на основании доверенности.
1.4. Мэр города имеет право передать своим заместителям право подписи распорядительных документов и договоров по вопросам, находящимся в пределах их ведения, согласно распределенным между заместителями обязанностям.
1.5. Право подписи заместителями мэра распорядительных документов и договоров устанавливается распоряжением мэра города и оформляется соответствующими доверенностями.
2. Виды распорядительных документов
2.1. Полная классификация распорядительных документов по видам, их назначение и состав приведены в "Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительных органах местного самоуправления, муниципальных унитарных предприятиях и муниципальных учреждениях г. Тольятти", утвержденной Постановлением мэра № 16-1/03-02 от 06.03.2002 (далее по тексту - Типовая инструкция по делопроизводству).
2.2. Распорядительные документы подразделяются на нормативные и индивидуальные (ненормативные) правовые акты.
Нормативный правовой акт - это правовой акт, устанавливающий, изменяющий и (или) отменяющий правовые нормы, обязательные для неопределенного круга лиц, и рассчитанный на неоднократное применение.
Индивидуальный (ненормативный) правовой акт - это правовой акт, устанавливающий, изменяющий и (или) отменяющий права и обязанности конкретных лиц и (или) рассчитанный на однократное применение.
К нормативным правовым актам относятся постановления мэра.
К индивидуальным (ненормативным) правовым актам относятся распоряжения мэра и его заместителей.
По содержанию распоряжения делятся на два вида:
- по основной деятельности;
- по личному составу.
3. Основание для подготовки и принятия распорядительных
документов, сбор и анализ информации
Основанием для подготовки и принятия распорядительных документов в мэрии г. Тольятти являются:
1) Необходимость исполнения предписаний органов государственной власти и нормативных правовых актов органов местного самоуправления.
2) Необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из задач и функций исполнительных органов местного самоуправления, на основе:
- квартальных планов нормотворческой деятельности (приложение № 1 к настоящему Порядку);
- поручений мэра (заместителей мэра);
- инициативы руководителей структурных подразделений мэрии или подведомственных предприятий (учреждений);
- исполнения ранее принятых распорядительных документов мэрии города.
Собрав и изучив необходимые материалы (в том числе, ранее изданные по данному вопросу распорядительные документы), определив цель издания распорядительного документа, исполнитель приступает к подготовке его проекта.
4. Подготовка проектов распорядительных документов
4.1. Подготовка проектов распорядительных документов в мэрии производится в соответствии с настоящим Порядком и Типовой инструкцией по делопроизводству.
4.2. Исполнитель проектов распорядительных документов назначается:
- руководителем структурного подразделения мэрии, руководителем службы из числа специалистов структурного подразделения мэрии либо другого исполнительного органа местного самоуправления;
- председателем рабочей группы из числа членов рабочей группы (приложение № 2 к настоящему Порядку).
4.3. Подготовку проектов распорядительных документов осуществляет структурное подразделение в соответствии со своими функциями и компетенцией на основании служебной записки руководителя структурного подразделения, заинтересованного в решении данного вопроса (например: Департамент финансов осуществляет подготовку проектов документов о перемещении бюджетных ассигнований; Департамент по управлению муниципальным имуществом - подготовку проектов документов по вопросам владения, пользования и распоряжения муниципальным имуществом и т.д.).
4.4. При создании рабочей группы подготовка проекта распорядительного документа осуществляется в соответствии со сроками и условиями, определенными в распоряжении мэра о создании рабочей группы и квартальных планах нормотворческой деятельности в мэрии г. Тольятти.
4.5. В случае, если в квартальном плане нормотворческой деятельности мэрии для подготовки проекта распорядительного документа предусмотрено создание рабочей группы, - проект распоряжения о создании рабочей группы готовит структурное подразделение, указанное в плане в качестве ответственного исполнителя за разработку распорядительного документа.
5. Оформление проектов распорядительных документов
5.1. Оформление проекта распорядительного документа производится в соответствии с настоящим Порядком и Типовой инструкцией по делопроизводству.
5.2. Подготовка проекта распорядительного документа на материальном носителе (бумажный и электронный вариант) осуществляется в службе исполнителя. Службам, не имеющим компьютера, набор текста проекта распорядительного документа вместе с приложениями осуществляют специалисты канцелярии (операторы ПЭВМ).
5.3. Проект распорядительного документа оформляется на стандартном листе бумаги с добавлением слова "Проект". В проекте документа указывается:
5.3.1. Вид документа - постановление мэра или распоряжение мэра (его заместителя).
5.3.2. Дата документа - для распорядительных документов датой документа является дата его подписания, которая проставляется мэром (заместителем мэра) при подписании документа. Документ регистрируется сразу после подписания, поэтому дата регистрации документа должна совпадать с датой его подписания.
5.3.3. Регистрационный номер документа присваивается канцелярией мэрии после подписания документа мэром (заместителем мэра), состоит из знака "N", порядкового номера документа и добавленного через тире индекса должностного лица, подписавшего документ (приложение № 3). В зависимости от вида документа к регистрационному номеру через косую черту добавляется буквами "р" (для распоряжений по основной деятельности), "р - а" (для распоряжений по личному составу) или буквой "п" (для постановлений).
5.3.4. Место составления или издания документа включает название города и области, где был составлен и издан документ.
5.3.5. Заголовок к тексту распорядительного документа должен быть кратким, точно передавать смысл и содержание текста. Заголовок начинается с предлога "О" или "Об" (о чем постановление, распоряжение) и оформляется с заглавной буквы.
5.3.6. Текст распорядительного документа состоит из двух частей:
- констатирующая часть (преамбула);
- распорядительная часть (в постановлениях - постановляющая).
Констатирующая часть начинается словами: "В целях..." "В связи..." и включает причину, цели и задачи, факты, послужившие основанием для издания распорядительного документа; может содержать ссылку на закон или другой документ, лежащий в основе принятия этого решения. Констатирующая часть заканчивается словами: "постановляю:" (для постановлений), "считаю необходимым:" (для распоряжений).
Распорядительная часть излагается от первого лица единственного числа и состоит из пунктов. Пункты, при необходимости, могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта.
Распорядительная часть документа должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием в отдельных пунктах исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Пункты группируются по их значимости (от наиболее существенных вопросов к второстепенным) или в последовательности развития темы документа (хронологически и логически).
Пункт может быть:
а) утверждающим или назначающим. Такой пункт начинается глаголом неопределенной формы (утвердить, назначить, согласовать и т.п.) и содержит:
- полное и точное наименование утверждаемого документа или полное и точное наименование занимаемой должности;
- фамилию, имя, отчество назначаемого лица;
- полное и точное наименование организации и должности, на которую осуществляется назначение.
б) содержащим поручение. Такой пункт начинается с предписываемого действия, выраженного глаголом неопределенной формы (обязать, поручить, указать и т.п.) и содержит:
- фамилию, инициалы руководителя структурного подразделения и полное наименование структурного подразделения - исполнителя задания (поручения);
- срок выполнения задания (поручения);
- конкретное задание (поручение) исполнителю.
в) контрольным. Такой пункт является последним в каждом распорядительном документе и содержит поручение о контроле за исполнением документа в целом, с указанием должности и фамилии лица, осуществляющего контроль по исполнению документа в целом. Контроль не может быть возложен на должностное лицо, указанное в предыдущих пунктах в качестве исполнителя (соисполнителя).
Исключение составляют распорядительные документы, носящие характер длительного (постоянного) действия, и по своему содержанию не требующие контроля по исполнению документа. В этих документах пункт контроля отсутствует. (Например, распоряжения о регистрации актов приемки объектов, законченных новым строительством и т.д.).
г) Если вновь принимаемый документ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или отдельные его положения, то один из пунктов распорядительной части документа должен содержать ссылку на ранее изданный документ (пункт документа) с указанием его номера, даты и заголовка, а также должностного лица, подписавшего документ.
5.4. При наличии приложений к распорядительному документу, в тексте документа на них делается ссылка. Приложения к распорядительному документу должны быть в обязательном порядке подписаны руководителем службы - исполнителя (подпись руководителя службы - исполнителя проставляется на каждом листе приложения), кроме приложений, содержащих тексты типовых Уставов, Положений, примерных договоров, составов комиссий и других совещательных органов.
5.5. Если приложение определяет размер, срок и порядок финансирования, а также формирования доходной части бюджета по налоговым и неналоговым доходам, то кроме руководителя службы оно должно быть обязательно подписано руководителем финансового органа (Департамента финансов) и (или) руководителем бухгалтерии.
6. Регистрация и согласование проектов распорядительных
документов
6.1. По окончании процесса подготовки и оформления проекта распорядительного документа исполнитель проекта представляет в канцелярию мэрии:
а) проект документа на бумажном носителе;
б) электронный аналог проекта документа (приложение № 5 к настоящему Порядку);
в) оформленный и подготовленный Лист согласования установленного образца (приложение № 4 к настоящему Порядку), в котором специалист службы - исполнителя указывает:
- вид проекта документа (постановление, распоряжение);
- наименование проекта документа;
- фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей) проекта документа; его (их) подпись; занимаемую должность и номер телефона исполнителя; наименование структурного подразделения службы - исполнителя;
- имя файла, содержащего проект распорядительного документа;
- согласующие инстанции;
- строку о целесообразности направления документа на опубликование (не заполняется);
- реестр рассылки документа;
- фамилию, инициалы руководителя службы - исполнителя проекта документа; занимаемую должность, подпись руководителя.
Перечень согласующих инстанций и должностных лиц, входящих в лист согласования и реестр рассылки к нему, определяет руководитель службы исполнителя проекта документа.
6.2. Канцелярия проверяет проект документа (в день его поступления) на правильность оформления согласно Типовой инструкции по делопроизводству и настоящему Порядку.
Если проект документа подготовлен по установленной форме, канцелярия в тот же день регистрирует его путем внесения записи в журнал регистрации проектов и проставления на листе согласования порядкового регистрационного номера проекта документа, а также даты поступления проекта. Электронный аналог проекта документа переписывается с дискеты либо сетевого ресурса в базу данных канцелярии "Проекты распорядительных документов".
6.3. Передача проекта документа и листа согласования из одной согласующей инстанции в другую осуществляется через канцелярию мэрии в день поступления проекта документа путем проставления на листе согласования (напротив наименования подразделения) даты передачи на согласование и даты возвращения проекта в канцелярию.
6.4. Согласование проекта документа осуществляется путем визирования. Виза проставляется на листе согласования руководителем структурного подразделения (согласующей инстанции), а в его отсутствие - лицом, его замещающим.
Предусматривается следующий порядок:
- для распорядительных документов, подписываемых по доверенности мэра:
Согласующая инстанция - должностные лица служб, указанные в проекте документа в качестве исполнителей заданий, поручений. Согласование производится с целью подтверждения возможности выполнения задания (поручения) в объеме и сроки, предлагаемые в проекте документа.
Перед подписанием документа лицом, уполномоченным мэром, документ направляется на юридическую экспертизу для определения соответствия проекта документа действующему законодательству РФ, Самарской области, нормативным правовым актам органов местного самоуправления г. Тольятти и правилам юридической техники.
Юридическую экспертизу проводят заместитель мэра - руководитель аппарата или сотрудники правового управления.
На проекте документа, соответствующего действующему законодательству РФ, Самарской области, нормативным правовым актам органов местного самоуправления г. Тольятти и правилам юридической техники обязательна подпись лица, проводившего юридическую экспертизу.
Заместитель мэра - руководитель аппарата, сотрудники правового управления, при необходимости, включают в лист согласования дополнительные согласующие инстанции и определяют целесообразность направления документа на опубликование.
- для распорядительных документов, подписываемых мэром:
а) Первая согласующая инстанция - должностные лица служб, указанные в проекте документа в качестве исполнителей заданий, поручений. Согласование производится с целью подтверждения возможности выполнения задания (поручения) в объеме и сроки, предлагаемые в проекте документа.
б) Вторая согласующая инстанция - заместитель мэра, курирующий подразделение - исполнителя проекта документа. Согласование производится с целью подтверждения целесообразности разработки и принятия документа.
Перед подписанием документа мэром проект документа направляется на юридическую экспертизу для определения соответствия проекта документа действующему законодательству РФ, Самарской области, нормативным правовым актам органов местного самоуправления г. Тольятти и правилам юридической техники.
Юридическую экспертизу проводят заместитель мэра - руководитель аппарата или сотрудники правового управления.
На проекте документа, соответствующего действующему законодательству РФ, Самарской области, нормативным правовым актам органов местного самоуправления г. Тольятти и правилам юридической техники обязательна подпись лица, проводившего юридическую экспертизу.
Заместитель мэра - руководитель аппарата, сотрудники правового управления, при необходимости, включают в лист согласования дополнительные согласующие инстанции и определяют целесообразность направления документа на опубликование.
6.5. Сроки согласования проектов распорядительных документов не должны превышать:
- для всех согласующих инстанций - 2-х рабочих дней с момента поступления проекта в согласующую инстанцию;
- для заместителей мэра и глав администраций районов - 3-х рабочих дней;
Срок проведения юридической экспертизы не должен превышать 7 рабочих дней;
По поручению мэра или заместителя мэра - руководителя аппарата, в отдельных случаях, могут быть установлены иные сроки согласования распорядительных документов.
При нарушении сроков согласования распорядительного документа, должностное лицо, допустившее нарушение, одновременно с листом визирования представляет на имя заместителя мэра, курирующего службу - исполнителя, докладную записку с объяснением причин нарушения.
При необходимости срочного согласования по поручению мэра или заместителя мэра - руководителя аппарата может быть уменьшено число согласующих инстанций, сжаты сроки согласования (до 1 дня для каждой согласующей инстанции) и применена веерная рассылка документов на согласование.
6.6. В случае, если курирующий заместитель мэра, руководитель структурного подразделения или исполнитель проекта документа приходят к выводу о нецелесообразности дальнейшего согласования и принятия распорядительного документа, решение о снятии проекта документа с согласования принимает заместитель мэра, курирующий подразделение - исполнителя проекта документа или руководитель структурного подразделения - исполнителя проекта, о чем заместитель мэра (руководитель структурного подразделения) проставляет соответствующую запись в листе согласования. Снятый с согласования проект и пакет документов к нему вместе с листом согласования передаются исполнителем в канцелярию мэрии.
6.7. Если в процессе согласования согласующая инстанция не имеет замечаний к представленному проекту распорядительного документа, в лист согласования вносится запись "Замечаний нет" в соответствующую графу.
6.8. Если в процессе согласования согласующая инстанция имеет замечания и дополнения к проекту документа, то они могут быть внесены непосредственно в текст проекта документа (непринципиальные замечания) или оформлены на отдельном листе (принципиальные замечания). При наличии принципиальных замечаний, они излагаются на отдельном листе, прилагаемом к проекту документа, и в лист согласования вносится соответствующая запись "С замечаниями на отдельном листе".
6.9. Если в процессе юридической экспертизы у лиц, проводивших ее, не возникло замечаний к представленному проекту распорядительного документа, то на каждом листе проекта документа проставляется подпись лица, проводившего экспертизу, и дата проведения экспертизы.
6.10. Если в процессе юридической экспертизы у лиц, проводивших ее, возникли замечания и дополнения к проекту документа, то они могут быть внесены непосредственно в текст проекта документа (непринципиальные замечания) или оформлены на отдельном листе (принципиальные замечания) в виде заключения. При наличии принципиальных замечаний, они излагаются на отдельном листе, прилагаемом к проекту документа, и в лист согласования вносится соответствующая запись "Заключение на отдельном листе.".
6.11. Замечания к проекту распорядительного документа делятся на:
а) замечания по форме составления документа;
Исправление замечаний по форме составления проекта распорядительного документа в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и настоящим Порядком осуществляет канцелярия мэрии.
б) непринципиальные замечания - стилистические или незначительные, не меняющие сути документа;
Внесение в проект распорядительного документа непринципиальных замечаний не влечет за собой повторного согласования с автором замечания. В этом случае руководитель службы - исполнителя самостоятельно определяет целесообразность внесения в проект распорядительного документа таких замечаний.
в) принципиальные замечания, существенно меняющие смысл и (или) содержание текста документа.
В случае согласия с принципиальными замечаниями исполнитель вносит их в текст проекта документа и передает документ через канцелярию мэрии для повторного согласования в срок не более 3-х дней.
В случае несогласия с принципиальными замечаниями исполнитель к проекту документа прилагает служебную записку за подписью руководителя службы - исполнителя с обоснованием своей позиции в срок не более 3-х дней.
Все документы передаются заместителю мэра, курирующему подразделение - исполнителя проекта документа, который при согласовании данного проекта выражает свое отношение ("Согласен с замечаниями или предложениями... (указывает наименование структурного подразделения)").
6.12. Если проект распорядительного документа требует коллегиального обсуждения, то по инициативе курирующего заместителя мэра, заместителя мэра - руководителя аппарата, главы администрации района созывается специальное совещание с участием всех согласующих сторон и лиц, проводивших юридическую экспертизу. Совещание проводится под председательством инициатора созыва совещания либо, по его поручению - руководителем службы - исполнителя.
Проект распорядительного документа рассылается всем участникам совещания не позднее чем за 3 дня до даты его проведения.
По итогам совещания составляется протокол. Ответственность за ведение протокола возлагается на специалиста службы - исполнителя проекта распорядительного документа.
Протокол должен содержать:
- дату, время проведения совещания;
- список присутствующих на совещании;
- повестку дня (указание наименования проекта распорядительного документа, вынесенного на обсуждение и согласование);
- принятое решение (согласовать, единогласно, без дополнений и изменений, с дополнениями и изменениями, наличие особого мнения);
- подпись председательствующего и секретаря совещания.
Если в проект документа предлагается внести замечания по его содержанию, все принятые изменения и дополнения фиксируются в протоколе совещания и вносятся в проект документа специалистом службы - исполнителя, либо отклоняются с письменным обоснованием причин отклонения. Проект документа с письменным обоснованием отклоненных поправок, протокол совещания и лист согласования направляются курирующему заместителю мэра, заместителю мэра - руководителю аппарата или главе администрации района для согласования. Согласованный курирующим заместителем мэра, заместителем мэра - руководителем аппарата или главой администрации района проект документа с письменным обоснованием отклоненных поправок направляется на подпись мэру.
6.13. Порядок согласования распорядительных документов, разработанных рабочей группой, определяется Положением о порядке создания и деятельности рабочих групп по подготовке распорядительных документов в мэрии г. Тольятти (приложение № 2 к настоящему Порядку).
6.14. Порядок и сроки согласования отдельных видов распорядительных документов (о предоставлении земельных участков для строительства, для целей, не связанных со строительством, по вопросам перевода помещений из жилого в нежилой фонд и обратно, по вопросам проведения массовых акций и другие) определяются законодательством РФ, Самарской области и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.
6.15. В случае, если законодательством РФ, Самарской области и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления определены более сжатые сроки принятия соответствующих решений, - направление проектов распорядительных документов на согласование и юридическую экспертизу осуществляется веерной рассылкой всем инстанциям одновременно.
6.16. По окончании согласования проекта распорядительного документа исполнитель проекта передает в канцелярию согласованный проект документа с заполненным листом согласования и всеми замечаниями, не снятыми в процессе согласования. Одновременно в канцелярию мэрии исполнитель передает электронный аналог согласованного документа, который переписывается в базу данных "Проекты распорядительных документов" (приложение № 5 к настоящему Порядку).
6.17. Специалисты канцелярии в день поступления проекта производят перенос проекта документа на бланк установленного образца из базы данных "Проекты распорядительных документов" и передают на подпись мэру (заместителю мэра) проект документа на бланке вместе с листом согласования и всеми замечаниями, не снятыми в процессе согласования.
7. Подписание распорядительных документов
7.1. Подписывается первый экземпляр распорядительного документа, изготовленный на бланке.
7.2. При наличии пункта о финансировании документ подписывается в 2-х экземплярах на бланках. Второй подлинный экземпляр предназначен для финансового органа (Департамента финансов) и (или) бухгалтерии мэрии. Один экземпляр распорядительного документа направляется в канцелярию мэрии, другой - в финансовый орган.
7.3. Датой принятия распорядительного документа является дата его подписания мэром (заместителем мэра).
8. Регистрация и рассылка распорядительных документов
8.1. Распорядительные документы после их подписания мэром (заместителем мэра) вместе с листом согласования и другими прилагаемыми документами передаются в канцелярию мэрии, где они регистрируются в тот же день.
8.2. Регистрация распорядительных документов производится по правилам, определенным п. 5.3.3 настоящего Порядка и Типовой инструкцией по делопроизводству.
8.3. Внесение исправлений в подписанные и зарегистрированные распорядительные документы запрещено за исключением орфографических, синтаксических, пунктуационных и технических (опечатки, помарки) ошибок.
8.4. Подписанные документы тиражируются и рассылаются в соответствии с реестром рассылки, указанным в листе согласования, в течение 3-х дней с момента их регистрации.
8.5. В реестр рассылки входят службы, указанные в документе в качестве исполнителей, Правовое управление мэрии, должностное лицо, на которое возложен контроль по документу в целом и службы, в компетенцию которых входят вопросы по документу.
8.6. Копия распорядительного документа, имеющего гриф "На опубликование", передается в Управление по информационному обеспечению и автоматизированным системам управления (далее - управление по ИО и АСУ) на материальном носителе (бумажный и электронный вариант) (приложение № 5 к настоящему Порядку).
8.7. Первый экземпляр подписанного распорядительного документа хранится в канцелярии мэрии и по истечении срока хранения передается в архив в соответствии с номенклатурой дел.
9. Исполнение распорядительных документов
9.1. Распорядительные документы передаются на исполнение в службу исполнителя в день регистрации документа в канцелярии или на следующий день. Документ передается под роспись специалисту, ответственному за документооборот в службе исполнителя.
9.2. Руководитель структурного подразделения в день поступления документа в службу назначает непосредственного исполнителя (исполнителей) документа и срок предоставления отчета об исполнении (не позднее контрольного срока исполнения, указанного в документе). При необходимости размножения документа или других задержках по исполнению документа информирование исполнителя и руководителя структурного подразделения производится незамедлительно.
9.3. Документ считается исполненным после фактического исполнения всех указанных в нем поручений и предоставления отчета об исполнении руководителю структурного подразделения и должностному лицу, на которое возложен контроль за исполнением документа в целом.
10. Контроль за подготовкой и оформлением, регистрацией и
согласованием, исполнением распорядительных документов
10.1. Контролю подлежат все распорядительные документы, требующие исполнения, за исключением документов, указанных в п. 5.3.6 пп. в) настоящего Порядка;
10.2. Контроль осуществляется на всех этапах работы с распорядительными документами.
На этапе сбора и анализа информации для подготовки и разработки распорядительного документа:
10.2.1. Правовое управление мэрии осуществляет контроль за соответствием разрабатываемых нормативных правовых актов форме, срокам, иным условиям, определенным в распоряжении мэра о создании рабочей группы для подготовки правового акта, иным правовым актам органов местного самоуправления, квартальным планам нормотворчества.
На этапах подготовки и оформления проекта распорядительного документа:
10.2.2. Исполнитель проекта документа в службе осуществляет контроль за содержательной частью проекта документа, за соблюдением сроков подготовки проекта документа и подготовки его на материальном носителе (бумажный и электронный вариант).
10.2.3. Руководитель структурного подразделения мэрии (председатель рабочей группы, если документ готовился рабочей группой) осуществляет контроль за подготовкой проекта распорядительного документа в целом, за соблюдением качества и сроков подготовки проекта документа.
10.2.4. Канцелярия мэрии осуществляет контроль за правильностью оформления проекта документа согласно Типовой инструкции по делопроизводству.
На этапах регистрации и согласования проекта документа:
10.2.5. Сотрудники Правового управления мэрии и заместитель мэра - руководитель аппарата в процессе проведения юридической экспертизы осуществляют контроль за соответствием проекта документа действующему законодательству РФ, Самарской области, нормативным правовым актам органов местного самоуправления г. Тольятти, правилам юридической техники и определяют целесообразность направления документа на опубликование.
10.2.6. Канцелярия мэрии осуществляет контроль за соблюдением порядка и правил регистрации, согласования, рассылки и исполнения документов согласно настоящему Порядку и Типовой инструкции по делопроизводству.
На этапе исполнения:
10.2.7. Руководитель службы - исполнителя поручения осуществляет контроль по срокам, полноте и точности исполнения отдельного пункта (поручения) документа и подготовке отчета об исполнении документа.
10.2.8. Должностное лицо, на которое возложен контроль за исполнением документа в целом (мэр, заместитель мэра) осуществляет контроль по срокам, полноте и точности исполнения поручений документа в целом, а также необходимости снятия документа с контроля (как исполненного) или продления контрольных сроков исполнения документа.
10.3. Постановка документа на контроль осуществляется в канцелярии мэрии автоматически в момент регистрации документа, подписанного мэром (заместителем мэра), и присвоения ему регистрационного номера.
10.4. Контрольные сроки исполнения могут быть индивидуальными (указаны непосредственно в пункте документа) или типовыми (до 30 календарных дней), установленными в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству. Контрольные сроки исчисляются в календарных днях с момента регистрации документа в канцелярии мэрии.
10.5. При постановке на контроль распорядительных документов, содержащих несколько поручений, различных исполнителей и различные сроки исполнения, на контроль ставится каждое поручение отдельно в соответствии с указанным сроком.
10.6. Принять решение о продлении контрольных сроков исполнения распорядительного документа может только должностное лицо, его установившее (мэр, заместитель мэра), по представлению служебной записки от руководителя службы исполнителя с обоснованием необходимости продления контрольного срока. Продление контрольных сроков может осуществляться неоднократно, но на общий срок не более 6 месяцев. Вопрос о продлении срока исполнения документа свыше 6 месяцев или отмены документа решается после согласования с мэром.
10.7. Если при наступлении контрольного срока информация об исполнении документа не предоставлена, то по истечении 3-х дней от установленного в документе контрольного срока ответственный специалист канцелярии производит должностному лицу (лицам), указанному в документе в качестве исполнителя (исполнителей) устное напоминание.
Информация о допущенных нарушениях еженедельно представляется заместителю мэра города - руководителю аппарата мэрии.
10.8. Принять решение о снятии документа с контроля может только должностное лицо (мэр, заместитель мэра), на которое возложен контроль по документу в целом, после фактического выполнения всех поручений, указанных в документе, и предоставления отчета об исполнении всех поручений документа руководителями служб исполнителей.
11. Отмена действующих распорядительных документов
11.1. Отмена действующего распорядительного документа осуществляется принятием нового распорядительного документа, соответствующего предыдущему по виду, т.е. отмена действующего нормативного правового акта осуществляется принятием нового нормативного правового акта и, соответственно, индивидуального (ненормативного) правового акта - принятием нового индивидуального (ненормативного) правового акта.
11.2. В том случае, если документ исключает действие ранее принятого по этому вопросу документа или вносит изменения (дополнения) в его содержание, - во вновь принимаемом документе указывается факт отмены действия ранее принятого документа, с указанием момента наступления такого факта (со дня подписания или с конкретной установленной даты).
11.3. Проект распорядительного документа, исключающий действие ранее принятого по этому вопросу документа, готовит и согласовывает служба - исполнитель первоначального варианта документа либо правовое управление.
12. Ответственность
12.1. На всех этапах работы с распорядительными документами ответственность несут должностные лица, принимающие участие в их подготовке, оформлении, регистрации, согласовании, контроле и исполнении:
12.2. Исполнитель проекта документа несет персональную ответственность за содержательную часть проекта документа, подготовку проекта на материальном носителе (бумажный и электронный вариант), соблюдение сроков подготовки и согласования проекта документа.
12.3. Руководитель структурного подразделения мэрии (председатель рабочей группы) несет ответственность за подготовку проекта распорядительного документа в целом, за соблюдение качества и сроков подготовки проекта документа.
12.4. Руководитель канцелярии мэрии несет ответственность за:
12.4.1. правильность оформления проектов распорядительных документов согласно настоящему Порядку и Типовой инструкции по делопроизводству;
12.4.2. соблюдение сроков, порядка и правил регистрации, согласования и рассылки распорядительных документов согласно настоящему Порядку и Типовой инструкции по делопроизводству;
12.4.3. осуществление контроля за сроками исполнения и продления распорядительных документов.
12.5. Сотрудники Правового управления мэрии и заместитель мэра - руководитель аппарата несут ответственность за:
12.5.1. соответствие проекта документа действующему законодательству РФ, Самарской области, нормативным правовым актам органов местного самоуправления г. Тольятти и правилам юридической техники;
12.5.2. соответствие разрабатываемых нормативных правовых актов форме, иным условиям, определенным в распоряжении мэра о создании рабочей группы для подготовки правового акта, иным правовым актам органов местного самоуправления, квартальным планам нормотворчества.
12.6. Руководитель службы - исполнителя поручения несет ответственность за соблюдение сроков, полноты и точности исполнения отдельных пунктов (поручений) документа и подготовку отчета об исполнении документа.
12.7. Должностное лицо, на которое возложен контроль за исполнением документа в целом (мэр, заместитель мэра) несет ответственность за:
12.7.1. соблюдение сроков, полноту и точность исполнения поручений документа в целом;
12.7.2. снятие документа с контроля, как исполненного, на основании отчета об исполнении;
12.8. Решение о применении дисциплинарных и иных мер воздействия к должностному лицу, допустившему нарушение, принимает мэр города по информации заместителя мэра - руководителя аппарата мэрии.
12.9. Привлечение к ответственности осуществляется в порядке, определенном действующим законодательством РФ, Самарской области и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.
13. Хранение распорядительных документов мэрии и
передача их в архив
13.1. Порядок хранения и передачи распорядительных документов мэрии в архив осуществляется в соответствии с требованиями Типовой инструкции по делопроизводству.
13.2. Исполненные в течение года распорядительные документы мэрии со всеми рабочими материалами, листом согласования и реестром рассылки помещаются на хранение в текущий архив дел канцелярии мэрии до конца года.
13.3. В конце года исполненные документы оформляются в завершенные дела согласно номенклатуре дел и Типовой инструкции по делопроизводству.
13.4. Завершенные дела постоянного и временного хранения остаются в текущем архиве дел мэрии для работы в течение 2-х лет, а затем, после проведения экспертизы ценности документов, документы постоянного срока хранения передаются в ведомственный архив.
Глава 2. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПОДПИСАНИЯ ДОГОВОРОВ
В МЭРИИ Г. ТОЛЬЯТТИ
2.1. Договор - письменное соглашение 2-х или более сторон, направленное на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей.
2.2. Все этапы работ с договорами, заключенными мэрией со сторонними организациями, производятся через канцелярию мэрии в соответствии с настоящим Порядком и аналогичны этапам работы с распорядительными документами мэрии г. Тольятти.
2.3. Проекты договоров мэрии должны быть согласованы в следующем порядке:
- Первая согласующая инстанция - должностные лица служб, инстанций, указанные в проекте договора в качестве исполнителей. Согласование производится на предмет подтверждения возможности выполнения условий договора в объеме и сроки, предлагаемые в проекте;
- Вторая согласующая инстанция - заместитель мэра, курирующий подразделение, отвечающее за подготовку проекта договора. Согласование производится на предмет подтверждения целесообразности заключения договора;
- Третья согласующая инстанция - руководитель финансового органа (Департамента финансов и (или) бухгалтерии мэрии), осуществляющий согласование на предмет выполнения договорных обязательств по взаиморасчетам.
- Четвертая согласующая инстанция - Правовое управление, которое дает заключение о соответствии проекта договора действующему законодательству РФ и Самарской области, нормативным правовым актам органов местного самоуправления.
- Пятая согласующая инстанция - заместитель мэра - руководитель аппарата, принимающий заключительное решение о соответствии проекта договора действующему законодательству РФ и Самарской области, нормативным правовым актам органов местного самоуправления.
Согласование проекта договора с последней инстанцией (заместителем мэра - руководителем аппарата) требуется только в случае подписания договора непосредственно мэром города.
Указанный порядок согласования проектов договоров распространяется на все заключаемые мэрией (структурными подразделениями от имени мэрии) договора, кроме договоров, заключаемых в целях обеспечения муниципальных нужд на сумму не свыше 50000 руб.
Договоры на сумму не свыше 50000 руб. согласовываются по усмотрению исполнителя.
2.4. Подготовленный и согласованный проект договора (в необходимом количестве экземпляров, соответствующем количеству сторон договора) направляется на подпись мэру или лицу, уполномоченному мэром на заключение договоров от имени мэра. Подписанный договор подлежит обязательной регистрации в канцелярии мэрии.
2.5. Подписанный договор тиражируется в соответствии со списком рассылки и рассылается по реестру под подпись в течение 3-х дней с момента подписания договора.
2.6. Первый экземпляр подписанного договора хранится в канцелярии мэрии.
2.7. Все этапы работ с проектами дополнительных соглашений к договорам аналогичны работе с проектами договоров и проводятся через канцелярию мэрии.
2.8. Акты выполненных работ по ранее принятым договорам в обязательном порядке регистрируются в канцелярии мэрии.
2.9. Контроль за выполнением договоров осуществляется на всех этапах работы и аналогичен контролю за исполнением распорядительных документов мэрии, описанному в настоящем Порядке.
Глава 3. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ВЫДАЧИ ДОВЕРЕННОСТЕЙ
В МЭРИИ Г. ТОЛЬЯТТИ
3.1. Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Форма типовой доверенности приведена в Типовой инструкции по делопроизводству.
3.2. Мэр вправе передать осуществление отдельных своих полномочий, определенных Уставом г. Тольятти, своим заместителям (за исключением права подписи постановлений городской Думы) на основании доверенности.
3.3. Доверенность на осуществление отдельных полномочий либо на совершение каких-либо действий от имени мэрии (как юридического лица) выдается за подписью мэра любому указанному в ней лицу.
3.4. Подготовку проекта распоряжения о делегировании полномочий (выдаче доверенности) и проекта доверенности осуществляет Правовое управление мэрии на основании письменного запроса заинтересованных структурных подразделений мэрии и поручения (резолюции) мэра.
3.5. Доведение содержания подписанных мэром доверенностей до руководителей соответствующих служб осуществляет курирующий заместитель мэра.
3.6. Доверенность имеет собственный регистрационный номер, дату выдачи и регистрируется в специальном журнале в канцелярии мэрии.
3.7. Все этапы работы с проектами распоряжений о делегировании полномочий (выдаче доверенности) и проектами доверенностей производятся через канцелярию мэрии в соответствии с настоящим Порядком и аналогичны этапам работы с распорядительными документами мэрии г. Тольятти. Действие доверенности прекращается в порядке, предусмотренном гражданским законодательством РФ.
3.8. Проекты распоряжений о делегировании полномочий (выдаче доверенности) и проекты доверенностей согласуются в соответствии с настоящим Порядком в установленные сроки следующими инстанциями:
- Заместитель мэра, курирующий подразделение;
- Заместитель мэра - руководитель аппарата.
3.9. Настоящий порядок не распространяется на подготовку и выдачу доверенностей на получение и выдачу денег, иных имущественных ценностей. Данные доверенности подготавливаются и выдаются в соответствии с Распоряжением мэра г. Тольятти № 183-7/р от 05.05.1997 "Об учетной политике", а также на основании заключенных договоров о материальной ответственности.
Глава 4. СЛОВАРЬ ТЕРМИНОВ
Бланк документа - стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими должностное лицо, которое подпишет документ.
Виза согласования документа - подпись должностного лица, согласующего документ и выражающего свое согласие или несогласие с содержанием документа.
Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Документ - зафиксированная на бумаге или ином носителе (в электронном виде) информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документирование - запись информации на различных носителях (бумажный, электронный) по установленным правилам.
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Дело - совокупность документов (документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную папку.
Исполнитель проекта документа - специалист, назначаемый руководителем структурного подразделения (председателем рабочей группы) для исполнения проекта документа и отвечающий за содержательную часть проекта документа и подготовку его на материальном носителе (бумажный и электронный вариант).
Исполнитель поручения в службе - специалист в службе (чаще руководитель структурного подразделения), указанный в тексте документа в качестве исполнителя.
Копия документа - воспроизведенная часть документа (выписка) или весь документ с пометкой "копия".
Курирующий заместитель мэра - заместитель мэра, курирующий службу по вопросам, находящимся в пределах его ведения согласно распределенных между заместителями мэра обязанностей.
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, которые ведутся в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Ответственный за контроль по документу - должностное лицо, на которое возложен контроль за исполнением документа в целом (мэр или курирующий заместитель мэра).
Подпись - реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись должностного лица, уполномоченного подписать документ.
Подлинник (оригинал) - оформленный и подписанный документ в соответствии с требованиями стандарта.
Проект распорядительного документа - предварительный текст распорядительного документа, оформленный согласно настоящему Порядку и Типовой инструкции по делопроизводству до момента его подписания мэром (заместителем мэра).
Рабочая группа - группа руководителей и специалистов различных структурных подразделений мэрии города, иных органов местного самоуправления и органов государственной власти, создаваемая с целью выработки единых согласованных действий при подготовке проектов правовых актов.
Распорядительный документ - документ, служащий основанием для принятия управленческих решений, свидетельством и доказательством принятых решений и их исполнения.
Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем присвоения ему регистрационного номера и записи сведений о документе в регистрационные формы.
Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно - цифровое обозначение, присваиваемое документу в целях его учета и поиска.
Согласование - визирование проекта документа руководителями всех заинтересованных структурных подразделений с целью проверки целесообразности и своевременности документа, а также оценки проекта по содержанию.
Служба - структурное подразделение мэрии, другой исполнительный орган местного самоуправления.
Юридическая экспертиза - проверка распорядительного акта на соответствие действующему законодательству РФ Самарской области, нормативным правовым актам органов местного самоуправления г. Тольятти и правилам юридической техники.
Приложение № 1
к "Порядку подготовки и принятия
распорядительных документов, подписания
договоров и выдачи доверенностей в
мэрии г. Тольятти"
ПОРЯДОК
ПЛАНИРОВАНИЯ НОРМОТВОРЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
В МЭРИИ Г. ТОЛЬЯТТИ
1. Общие положения
1.1. Порядок планирования нормотворческой деятельности в мэрии г. Тольятти (далее по тексту - Порядок) является неотъемлемой частью Порядка подготовки и принятия распорядительных документов, подписания договоров и выдачи доверенностей в мэрии г. Тольятти.
1.2. Порядок регулирует осуществление планирования в мэрии подготовки и принятия проектов нормативных правовых актов, утверждаемых постановлениями мэра и постановлениями Тольяттинской городской Думы.
1.3. Настоящий порядок разработан в целях обеспечения эффективного и качественного осуществления нормотворческой деятельности, определения социально-экономической и правовой необходимости принятия нормативных правовых актов в мэрии г. Тольятти.
1.4. Подготовка нормативных правовых актов в мэрии осуществляется на плановой основе и предусматривается планом нормотворческой деятельности.
1.5. Нормотворческая деятельность в мэрии г. Тольятти осуществляется на следующих основных принципах: законность, профессионализм, гласность, связь с правоприменительной практикой.
2. Планирование нормотворческой деятельности
2.1. Планирование нормотворческой деятельности в мэрии осуществляется в форме квартальных планов нормотворческой деятельности, составляемых Правовым управлением мэрии, подписываемых заместителем мэра - руководителем аппарата и утверждаемых распоряжением мэра города.
2.2. За 30 дней до начала нового квартала Правовое управление направляет структурным подразделениям мэрии извещение о составлении плана нормотворческой деятельности на очередной квартал.
2.3. Структурные подразделения (инициаторы) вносят предложения о разработке конкретных нормативных правовых актов для включения их в квартальный план нормотворческой деятельности.
2.4. Предложение о разработке проекта должно содержать следующие сведения:
2.4.1. Предполагаемый вид нормативного правового акта (постановление мэра или постановление Тольяттинской городской Думы).
2.4.2. Наименование проекта нормативного правового акта.
2.4.3. Социально-экономическое обоснование проекта - указывает на необходимость разработки нормативного правового акта с точки зрения улучшения социально-экономической сферы жизнедеятельности города (с приложением справок, расчетов, пояснительных записок и пр.).
2.4.4. Правовое обоснование проекта - указывает на пробелы в регулировании данного вопроса федеральным, областным законодательством и необходимость дополнительного правового регулирования путем издания нормативного правового акта на уровне органов местного самоуправления.
2.4.5. Указание на состояние законодательства в данной сфере правового регулирования - ранее принятые законодательные акты РФ и Самарской области, правительственные документы, ведомственные нормативные акты, предшествующие распорядительные документы по данному и аналогичным вопросам.
2.4.6. Контрольные сроки разработки проекта, при длительных сроках разработки указываются промежуточные контрольные сроки.
2.4.7. Разработчик проекта - наименование структурного подразделения мэрии (если проект будет разрабатываться структурным подразделением) либо указание на необходимость создания рабочей группы для разработки проекта.
2.5. На основании предложений структурных подразделений мэрии и предложений, поступивших из Тольяттинской городской Думы, Правовое управление мэрии составляет квартальный план нормотворческой деятельности и направляет его для подписания заместителю мэра - руководителю аппарата. Заместитель мэра - руководитель аппарата подписывает план и направляет его мэру города для утверждения.
2.6. По результатам рассмотрения предложений структурных подразделений Правовое управление вправе:
2.6.1. Не включать проект нормативного правового акта в квартальный план нормотворческой деятельности в случаях, если:
- инициатор представил предложение, не соответствующее предъявляемым требованиям согласно п. 2.4 настоящего Порядка.
- данные правоотношения урегулированы федеральным, областным законодательством и не требуют дополнительного правового регулирования нормативными правовыми актами на уровне органов местного самоуправления.
- принятие данного нормативного акта не входит в компетенцию органов местного самоуправления или противоречит законодательству.
Письменное обоснование причин отклонения предложения о разработке нормативного правового акта направляется инициатору за подписью заместителя мэра - руководителя аппарата.
2.6.2. Вносить предложения об изменении вида нормативного правового акта.
2.6.3. Вносить предложения о необходимости создания рабочей группы для разработки проекта и составе разработчиков проекта.
2.6.4. Контролировать сроки и условия разработки нормативных правовых актов.
2.7. При необходимости внесения изменений в квартальный план нормотворчества по срокам, видам, иным условиям разработки нормативных правовых актов, руководитель структурного подразделения, председатель рабочей группы направляет в Правовое управление соответствующие предложения. Внесение изменений в квартальный план нормотворчества производится в порядке, аналогичном порядку его утверждения.
Приложение № 2
к "Порядку подготовки и принятия
распорядительных документов, подписания
договоров и выдачи доверенностей в
мэрии г. Тольятти"
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОРЯДКЕ СОЗДАНИЯ И ДЕЯТЕЛЬНОСТИ РАБОЧИХ ГРУПП
ПО ПОДГОТОВКЕ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
В МЭРИИ Г. ТОЛЬЯТТИ
1. Основные принципы организации и деятельности
рабочих групп
1.1. Настоящее Положение определяет порядок создания и деятельности рабочих групп в мэрии города по подготовке проектов распорядительных документов в мэрии г. Тольятти (проектов нормативных (постановлений мэра, городской Думы) и индивидуальных (распоряжений мэра, заместителей мэра) правовых актов).
1.2. Рабочие группы по подготовке распорядительных документов (далее по тексту - рабочие группы) создаются с целью подготовки конкретных проектов распорядительных документов, требующих привлечения руководителей и специалистов различных структурных подразделений мэрии города, иных органов местного самоуправления и органов государственной власти, и выработки единых согласованных действий.
1.3. Рабочие группы руководствуются в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации и Самарской области, Уставом города, настоящим Положением и иными правовыми актами органов местного самоуправления г. Тольятти.
1.4. Рабочие группы строят свою деятельность на следующих основных принципах:
- законности;
- коллективного, свободного, делового обсуждения и решения вопросов, отнесенных к их компетенции;
- приоритета интересов населения муниципального образования.
2. Создание рабочих групп
2.1. Правовым основанием создания и деятельности рабочих групп по разработке проектов распорядительных документов является распоряжение мэра города.
2.2. Проект распоряжения о создании рабочей группы может вноситься заместителями мэра, руководителями структурных подразделений исполнительных органов местного самоуправления.
2.3. Проект распоряжения должен содержать цель создания рабочей группы, вид распорядительного документа, для разработки которого она создается, срок представления проекта на согласование, персональный состав создаваемой рабочей группы, а также пункт, возлагающий контроль за исполнением распоряжения на должностное лицо мэрии.
2.4. Внесенный проект распоряжения о создании рабочей группы подлежит согласованию в соответствии с Порядком подготовки и принятия распорядительных документов, подписания договоров и выдачи доверенностей в мэрии г. Тольятти.
2.5. Заместители мэра, руководители структурных подразделений при согласовании проекта распоряжения, вправе вносить предложения о включении конкретных специалистов в состав рабочей группы.
3. Состав рабочей группы, права и обязанности ее членов
3.1. В состав рабочей группы могут включаться руководители, специалисты структурных подразделений мэрии, иных органов местного самоуправления, органов государственной власти (по согласованию).
3.2. Рабочие группы создаются численностью не менее трех человек в составе председателя и членов рабочей группы. При численности более 3 человек, в случае необходимости, состав рабочей группы может включать заместителя председателя рабочей группы.
3.3. В состав рабочей группы в обязательном порядке включается специалист Правового управления мэрии.
3.4. Председатель рабочей группы:
3.4.1. Созывает заседания рабочей группы и председательствует на них.
3.4.2. Организует подготовку необходимых материалов к заседаниям.
3.4.3. Организует и координирует деятельность членов рабочей группы, дает им поручения.
3.4.4. Направляет членам рабочей группы материалы и документы, связанные с деятельностью рабочей группы.
3.4.5. В случае необходимости приглашает для участия в заседаниях рабочей группы представителей органов местного самоуправления, государственных органов, других необходимых специалистов.
3.4.6. По окончании работы направляет проект распорядительного документа на согласование в соответствии с п. 4.6, 4.7 настоящего Положения.
3.5. Заместитель председателя комиссии выполняет по поручению председателя отдельные его функции, замещает председателя в случае его отсутствия или невозможности осуществления им своих обязанностей. В рабочих группах, где не избирался заместитель председателя, обязанности председателя, в случае его отсутствия, по его поручению может выполнять один из членов рабочей группы.
3.6. Член рабочей группы:
3.6.1. Обязан активно участвовать в деятельности рабочей группы, добросовестно выполнять поручения ее председателя.
3.6.2. Имеет право предлагать вопросы для рассмотрения рабочей группой, участвовать в их подготовке и обсуждении, вносить предложения.
3.6.3. Может быть выведен из состава рабочей группы по представлению ее председателя в связи с невозможностью выполнения своих обязанностей или по другой причине.
3.7. В случае изменения персонального состава рабочей группы соответствующие изменения вносятся в распоряжение мэра.
4. Организация деятельности рабочей группы
4.1. Основной формой деятельности рабочей группы является заседание, которое созывается председателем рабочей группы по мере необходимости.
4.2. Время и место заседания сообщаются председателем рабочей группы (заместителем председателя) каждому члену рабочей группы заранее.
В случае невозможности прибыть на заседание член рабочей группы сообщает об этом председателю рабочей группы.
Документы и материалы, подлежащие рассмотрению рабочей группой, должны быть представлены ее членам не позднее, чем за три дня до начала заседания.
4.3. По решению председателя рабочей группы на заседания могут приглашаться специалисты, не являющиеся ее членами.
4.4. При расхождении во мнениях по проекту распорядительного документа членов рабочей группы, решение принимается большинством голосов.
4.5. Член рабочей группы, предложения которого не получили поддержки рабочей группы, вправе приложить к проекту разрабатываемого документа особое мнение в письменной форме.
4.6. По окончании разработки проекта документа председатель рабочей группы вместе с листом согласования (где указываются в качестве исполнителей члены рабочей группы) направляет проект документа заместителю мэра - руководителю аппарата, который созывает совещание руководителей структурных подразделений, принимавших участие в подготовке проекта. На совещание, при необходимости, могут быть приглашены члены рабочей группы. Проект документа направляется всем участникам совещания не позднее, чем за 3 дня до его проведения. По итогам совещания, согласно п. 6.10 "Порядка подготовки и принятия распорядительных документов, подписания договоров и выдачи доверенностей в мэрии г. Тольятти", составляется протокол, в который вносятся замечания руководителей структурных подразделений, в том числе правового управления. Ответственность за ведение протокола возлагается на председателя рабочей группы.
4.7. Замечания в проект распорядительного документа, изложенные в протоколе совещания, вносятся председателем рабочей группы либо отклоняются с письменным обоснованием причин отклонения. Проект документа с письменным обоснованием отклоненных поправок направляется заместителю мэра - руководителю аппарата для согласования. Согласованный заместителем мэра - руководителем аппарата проект документа с письменным обоснованием отклоненных поправок направляется на подпись мэру.
4.8. Полномочия рабочей группы прекращаются принятием (утверждением) распорядительного документа, для разработки которого она была создана, либо специальным распоряжением мэра.
Приложение № 3
к "Порядку подготовки и принятия
распорядительных документов, подписания
договоров и выдачи доверенностей в
мэрии г. Тольятти"
Копии направить по реестру (под роспись):
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Руководитель службы - исполнителя
_______________________________ (________________________________)
"___" _______________________ 200__ г.
Приложение № 5
к "Порядку подготовки и принятия
распорядительных документов, подписания
договоров и выдачи доверенностей в
мэрии г. Тольятти"
ТРЕБОВАНИЯ
ПО ФОРМИРОВАНИЮ БАЗЫ ДАННЫХ
"РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ МЭРИИ Г. ТОЛЬЯТТИ"
1. Общие положения
1.1. Настоящие требования являются неотъемлемой частью автоматизированной системы документооборота мэрии г. Тольятти.
1.2. Настоящие требования разработаны с целью упорядочения формирования базы данных (банка данных) "Распорядительные документы мэрии г. Тольятти" и дальнейшего использования ее руководителями и специалистами структурных подразделений мэрии, а также оперативности принятия управленческих решений.
2. Требования, предъявляемые к проектам
распорядительных документов
2.1. Проекты распорядительных документов, оформленные в соответствии с настоящим Порядком и Типовой инструкцией по делопроизводству, поступают в протокольное бюро канцелярии мэрии г. Тольятти (далее - протокольное бюро) в двух вариантах:
а) бумажный вариант должен быть напечатан на стандартном листе бумаги формата А4 (210 х 297мм) - 1 экз.
б) электронный вариант должен быть подготовлен в формате "rtf" и скопирован на дискету 3,5 дюйма либо сетевой ресурс мэрии с адресом: "\MAIN\project\".
2.2. Набор текста проекта распорядительного документа и приложений к нему осуществляется в службе (исполнителем проекта) либо в машинописном бюро канцелярии мэрии (для служб, не имеющих персональных компьютеров) с помощью текстового редактора Microsoft Word или другого, совместимого с ним редактора, шрифтом Times New Roman размером № 12 через одинарный межстрочный интервал.
2.3. В листе согласования, приложенном к проекту распорядительного документа, должно быть указано имя файла, содержащего проект распорядительного документа, в строке ниже реквизита "Ф.И.О., должность, наименование подразделения исполнителя" с указанием места расположения его на сетевом ресурсе либо дискете.
3. Прием и передача проекта распорядительного
документа в протокольном бюро
3.1. Проекты распорядительных документов, не оформленные в соответствии с требованиями настоящего Порядка и Типовой инструкции по делопроизводству, а также в соответствии с требованиями Раздела 2 настоящей Процедуры, не принимаются в протокольном бюро для регистрации.
3.2. При поступлении проекта распорядительного документа специалист протокольного бюро проверяет правильность оформления бумажного варианта в соответствии с установленными требованиями и наличие электронного варианта на соответствующем ресурсе (дискета, сетевой ресурс).
3.3. Ответственность за соответствие бумажного и электронного вариантов проекта распорядительного документа, а также за наличие файла на соответствующем носителе (дискета, сетевой ресурс) несет исполнитель проекта распорядительного документа.
3.4. Специалист протокольного бюро фиксирует в электронном "Журнале проектов распорядительных документов" факт приема проекта распорядительного документа и переносит его электронный вариант в базу данных "Проекты распорядительных документов".
4. Обновление информации в базе данных "Проекты
распорядительных документов" после завершения
процедуры согласования. Печать проекта
документа на бланк
4.1. После завершения процедуры согласования проекта распорядительного документа происходит редактирование базы данных "Проекты распорядительных документов":
а) непринципиальные замечания (орфографические, пунктуационные, стилистические, опечатки и т.п.), вносятся специалистом канцелярии мэрии в электронный вариант проекта распорядительного документа в базе данных "Проекты распорядительных документов".
б) принципиальные замечания передаются в службу исполнителя для внесения их в проект документа. Отредактированный проект распорядительного документа возвращается в протокольное бюро. Специалист протокольного бюро проверяет соответствие бумажного и электронного вариантов проекта документа и обновляет электронный вариант в базе данных "Проекты распорядительных документов".
4.2. Специалист протокольного бюро проверяет файл, содержащий проект распорядительного документа в базе данных, на полноту и точность внесения всех замечаний, полученных в процессе согласования проекта документа.
4.3. Специалист протокольного бюро несет персональную ответственность за соответствие электронной версии проекта распорядительного документа, с которой печатается текст документа на бланк, окончательному варианту документа (на бумаге), прошедшему процедуру согласования.
4.4. После окончания процедуры согласования и внесения всех замечаний в электронный вариант проекта документа, соответствующий файл блокируется для редактирования и текст проекта документа переносится на бланк для подписания его мэром (заместителем мэра).
5. Формирование базы данных "Распорядительные
документы мэрии г. Тольятти"
5.1. После подписания проекта распорядительного документа мэром (заместителем мэра) специалист протокольного бюро регистрирует распорядительный документ в электронном "Журнале регистрации распорядительных документов".
5.2. В момент регистрации файл, содержащий проект распорядительного документа из базы данных "Проекты распорядительных документов" автоматически переписывается в базу данных "Распорядительные документы мэрии г. Тольятти".
6. Передача распорядительного
документа для опубликования
6.1. Целесообразность опубликования распорядительного документа определяется сотрудниками Правового управления мэрии, заместителем мэра - руководителем аппарата в процессе проведения юридической экспертизы.
6.2. По окончании процедуры согласования специалист протокольного бюро вносит в электронный "Журнал регистрации проектов распорядительных документов" признак "опубликование" для конкретного распорядительного документа.
6.3. Файл, содержащий распорядительный документ, подлежащий опубликованию, автоматически копируется из базы данных "Распорядительные документы мэрии г. Тольятти" на сетевой ресурс с адресом: "MAIN\public\" в момент регистрации распорядительного документа. Имя файла соответствует регистрационному номеру документа.
6.4. Специалист протокольного бюро после процедуры регистрации передает в отдел СМИ и Управление по информационному обеспечению и АСУ копии распорядительных документов, подлежащих опубликованию, в бумажный варианте. Факт передачи фиксируется ответственными специалистами по документообороту в соответствующих журналах входящей корреспонденции отдела СМИ и Управления по информационному обеспечению и АСУ.
