РАСПОРЯЖЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ от 04.02.2005 № 32-р
"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ОБЛАСТИ И ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ"
Официальная публикация в СМИ:
публикаций не найдено
Утратил силу в связи с изданием Распоряжения Губернатора Самарской области от 10.12.2008 № 480-р.
ГУБЕРНАТОР САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 4 февраля 2005 г. № 32-р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ОБЛАСТИ
И ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ
В целях установления единых требований к документированию деятельности и организации работы с документами в администрации Губернатора области и органах исполнительной власти Самарской области:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации Губернатора области и органах исполнительной власти Самарской области.
2. Признать утратившим силу распоряжение Губернатора области от 08.05.1998 № 149 "Об инструкции по делопроизводству в Администрации области".
И.о. Губернатора Самарской области
С.А.СЫЧЕВ
Утверждена
распоряжением
Губернатора Самарской области
от 4 февраля 2005 г. № 32-р
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ОБЛАСТИ
И ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ
(ДАЛЕЕ - ИНСТРУКЦИЯ)
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция определяет единую систему организации делопроизводства, устанавливает правила и порядок работы с документами в администрации Губернатора области и органах исполнительной власти Самарской области.
1.2. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляется отделом делопроизводства аппарата Правительства области.
1.3. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в администрации Губернатора области и органах исполнительной власти Самарской возлагается на их руководителей.
Ведение делопроизводства в администрации Губернатора области и органах исполнительной власти Самарской области осуществляется помощниками руководителя администрации Губернатора области и помощниками руководителей органов исполнительной власти Самарской области, иными сотрудниками, на которых письменным распоряжением руководителя возлагаются эти обязанности (далее - служба делопроизводства (помощник руководителя). Руководитель службы делопроизводства (помощник руководителя) несет ответственность за выполнение возложенных на службу функций, а также осуществляет контроль за общим состоянием делопроизводства, прохождением и исполнением документов.
На службы делопроизводства (помощников руководителей) возлагаются следующие основные функции:
прием и учет поступающих в администрацию Губернатора области или орган исполнительной власти Самарской области документов, проверка соответствия количества документов, фактически полученных администрацией Губернатора области или органом исполнительной власти Самарской области, количеству документов зарегистрированных, а также правильности их регистрации;
передача документов на рассмотрение руководителю администрации Губернатора области или руководителю органа исполнительной власти Самарской области и после получения соответствующих указаний - исполнителю;
учет и регистрация исходящих из администрации Губернатора области или органа исполнительной власти Самарской области документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку;
контроль за прохождением документов в подразделениях администрации Губернатора области и органов исполнительной власти Самарской области (далее - подразделения);
организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовка для руководителя администрации Губернатора области или руководителя органа исполнительной власти Самарской области сводок об исполненных и о находящихся на исполнении документах;
проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников администрации Губернатора области или органа исполнительной власти Самарской области;
ежегодная проверка наличия в подразделениях документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" и представления в общий отдел аппарата Правительства области соответствующих актов (приложение 19);
подготовка проектов резолюций, служебных писем за подписью руководителя администрации Губернатора области или руководителя органа исполнительной власти Самарской области и других документов;
контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов;
разработка номенклатуры дел;
формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;
ознакомление сотрудников администрации Губернатора области и органов исполнительной власти Самарской области с копиями федеральных законов, актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации, актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации, актов палат Федерального Собрания Российской Федерации, другими документами и информационными материалами, поступившими в администрацию Губернатора области или орган исполнительной власти Самарской области;
организация использования в администрации Губернатора области и органах исполнительной власти Самарской области средств факсимильной связи и копировальной техники;
проведение инструктажа вновь принятых в администрацию Губернатора области и органы исполнительной власти Самарской области сотрудников по вопросам организации работы с документами.
1.4. При работе с документами не разрешается вносить в них исправления, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией.
1.5. Запрещается работать с документами (оригиналами) вне служебных помещений. Исключения: в судах, иных юрисдикционных органах, на выездных семинарах, совещаниях, в Самарской Губернской Думе и т.п. с письменного разрешения руководителя администрации Губернатора или руководителя органа исполнительной власти Самарской области.
1.6. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
1.7. С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения руководителя администрации Губернатора области или его заместителя, руководителя аппарата Правительства области (или его заместителя), руководителя органа исполнительной власти Самарской области (или его заместителя).
1.8. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудники обязаны передать через службу делопроизводства (помощника руководителя) находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя администрации Губернатора области или руководителя органа исполнительной власти Самарской области.
1.9. При увольнении или переходе на работу в другое подразделение сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы в службу делопроизводства (помощнику руководителя).
1.10. Об утрате документа немедленно докладывается руководителю администрации Губернатора области или руководителю органа исполнительной власти Самарской области, в службу делопроизводства (помощнику руководителя) и отдел делопроизводства аппарата Правительства области. По распоряжению руководителя администрации Губернатора области или руководителя органа исполнительной власти Самарской области проводится проверка, о результатах которой информируется руководитель администрации Губернатора области или руководитель органа исполнительной власти Самарской области.
1.11. Переписка администрации Губернатора области с органами исполнительной власти Самарской области или между органами исполнительной власти Самарской области по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, как правило, не допускается.
1.12. Передача представителям средств массовой информации какой-либо служебной информации или документов осуществляется соответствующими подразделениями администрации Губернатора области, а в отдельных случаях - по разрешению (указанию, поручению) председателя (лица его замещающего) Правительства области, руководителя органа исполнительной власти Самарской области.
1.13. Экземпляр настоящей Инструкции должен иметь каждый сотрудник администрации Губернатора области и органа исполнительной власти Самарской области, выдаваемый службой делопроизводства (помощником руководителя).
1.14. Сотрудники несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
1.15. Работа с секретными документами и шифротелеграммами осуществляется в соответствии со специальными инструкциями, а по вопросам, не урегулированным специальными инструкциями, - в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
Обработка секретной информации, подготовка и изготовление копий секретных документов осуществляются только на специальных технических средствах департамента финансово-хозяйственной деятельности Правительства области и общего отдела аппарата Правительства области.
1.16. Порядок использования средств компьютерной, копировально-множительной техники в администрации Губернатора области и органах исполнительной власти Самарской области определяется специальными положениями, утверждаемыми руководителями администрации Губернатора области и органов исполнительной власти Самарской области.
2. Прием, обработка, регистрация
и распределение поступающей корреспонденции
2.1. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей Губернатору области и вице-губернатору области (председателю Правительства области) корреспонденции производятся в централизованном порядке канцелярией общего отдела аппарата Правительства области (далее - канцелярия). В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов.
Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.
Все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку "Вручить лично", вскрываются. При обнаружении повреждения конверта (бандероли), при отсутствии документов и (или) приложений к ним составляется акт в 3-х экземплярах: первый остается в канцелярии, второй приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.
2.2. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.
Не подлежат регистрации:
материалы информационно-справочного и рекламного характера, присланные для сведения;
копии документов;
газеты, журналы, иные периодические издания;
поздравительные открытки, приглашения и т.п.
2.3. Регистрация поступивших документов, за исключением письменных обращений граждан, производится в канцелярии с вводом информации о них в электронную базу данных. На зарегистрированных документах в нижней правой части лицевой стороны первого листа основного документа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации документа, его входящий номер.
Данные о зарегистрированных документах хранятся в компьютерной системе не менее 5 лет.
2.4. Распределение поступающей корреспонденции осуществляется канцелярией в соответствии с распределением обязанностей между администрацией Губернатора области и органами исполнительной власти Самарской области, а также с учетом вопросов, отнесенных к сферам их ведения.
2.5. Письма Президента Российской Федерации, председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей, письма министров и иных руководителей федеральных органов исполнительной власти, письма руководителей высших органов государственной власти государств - участников Содружества Независимых Государств и иных иностранных государств, письма посольств и представительств иностранных государств, адресованные Губернатору области, направляются в секретариат Губернатора области, адресованные председателю Правительства области, в секретариат председателя Правительства области.
2.6. Зарегистрированные экземпляры постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации (далее - Совет Федерации), Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (далее - Государственная Дума), Самарской Губернской Думы (далее - Губернская Дума), распоряжений Председателя Совета Федерации, Председателя Государственной Думы, запросы и обращения членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы, депутатов Губернской Думы направляются в секретариат Губернатора области для оформления поручений администрации Губернатора области или органам исполнительной власти Самарской области.
2.7. Копии федеральных законов, актов палат Федерального Собрания, актов Президента Российской Федерации, постановлений Губернской Думы направляются в администрацию Губернатора области или органы исполнительной власти Самарской области в соответствии с утвержденными указателями рассылки.
2.8. Зарегистрированные экземпляры законов Самарской области остаются в протокольной части отдела делопроизводства аппарата Правительства области.
2.9. Письменные обращения граждан (письма и телеграммы), а также корреспонденция, связанная с перепиской граждан, пересылаются в управление по работе с обращениями граждан администрации Губернатора области для регистрации.
2.10. Иная корреспонденция (в том числе документы, поступившие во исполнение поручений Губернатора области или вице-губернатора области (председателя Правительства области) направляется непосредственно руководителю администрации Губернатора области или руководителям органов исполнительной власти Самарской области в соответствии с вопросами, отнесенными к сферам их ведения.
2.11. Зарегистрированные документы, корреспонденция с пометкой "Вручить лично" раскладываются в канцелярии по ячейкам для администрации Губернатора области и органов исполнительной власти Самарской области. Пакет с корреспонденцией "Вручить лично" вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом.
Корреспонденция, адресованная органам исполнительной власти Самарской области, раскладывается по ячейкам в канцелярии без регистрации.
2.12. Зарегистрированные в канцелярии документы, корреспонденция с пометкой "Вручить лично", а также перерегистрируемая корреспонденция передаются по назначению в течение рабочего времени в день их поступления или при поступлении документов в нерабочее время в первый рабочий день, следующий за днем их поступления. При этом документы с отметками "Вручить немедленно" и "Срочно" обрабатываются и вручаются вне очереди.
Документы с отметками о срочности доставки "Вручить немедленно" и "Срочно", поступившие в нерабочее время, в воскресные или праздничные дни, вручаются администрации Губернатора области и органам исполнительной власти Самарской области срочно в первый рабочий день, следующий за днем их поступления.
Ошибочно поступившая в администрацию Губернатора области или орган исполнительной власти Самарской области корреспонденция незамедлительно возвращается с соответствующей пометкой службой делопроизводства (помощником руководителя) в канцелярию.
2.13. Документы с отметкой "Подлежит возврату" возвращаются в канцелярию в пятидневный срок.
2.14. Документы, поступившие в канцелярию после 17 час. 30 мин. (в сокращенные рабочие дни до 16 час. 30 мин.), регистрируются на следующий рабочий день, кроме документов, требующих немедленного решения.
3. Организация работы с документами
в администрации Губернатора области и органах
исполнительной власти Самарской области
3.1. Корреспонденция, поступившая на имя Губернатора области, вице-губернатора области (председателя Правительства области), анализируется соответствующим секретариатом, докладывается Губернатору области, вице-губернатору области (председателю Правительства области) и направляется с резолюцией Губернатора области, вице-губернатора области (председателя Правительства области) в администрацию Губернатора области или органы исполнительной власти Самарской области для рассмотрения и проработки.
Все документы, рассмотренные Губернатором области, вице-губернатором области (председателем Правительства области), направляются для исполнения в администрацию Губернатора области или органы исполнительной власти Самарской области только через канцелярию общего отдела аппарата Правительства области.
3.2. Передача зарегистрированного документа из администрации Губернатора области в орган исполнительной власти Самарской области или из одного органа исполнительной власти Самарской области в другой производится через канцелярию в следующем порядке:
переадресация документов с поручениями Губернатора области и вице-губернатора области (председателя Правительства области) производится с их разрешения;
переадресация документов, поступивших в администрацию Губернатора области или в орган исполнительной власти Самарской области из секретариата Губернатора области, производится по указанию руководителя (заместителя руководителя) секретариата, из секретариата председателя Правительства области - по указанию руководителя (заместителя руководителя) секретариата председателя Правительства области;
переадресация документов, направленных после регистрации непосредственно в администрацию Губернатора области или орган исполнительной власти Самарской области, производится по договоренности между руководителями.
3.3. Прием и учет поступивших в администрацию Губернатора области или орган исполнительной власти Самарской области документов осуществляются службами делопроизводства (помощниками руководителей).
О несоответствии количества поступивших документов немедленно сообщается в канцелярию.
3.4. В администрации Губернатора области и органах исполнительной власти Самарской области учет поступления документов ведется в электронной базе данных (бумажных учетных карточках, в журналах установленной формы).
Порядок использования централизованной автоматизированной информационной системы документооборота и делопроизводства администрации Губернатора области и органов исполнительной власти Самарской области определяется приложением 25 к настоящей Инструкции.
Ознакомление сотрудников с этими документами производится службами делопроизводства (помощниками руководителей) по указанию руководителя администрации Губернатора области или руководителя органа исполнительной власти Самарской области.
3.5. О поступивших документах докладывается руководителю администрации Губернатора области или руководителю органа исполнительной власти Самарской области. Службой делопроизводства (помощником руководителя) в первую очередь обрабатываются документы с указаниями, свидетельствующими о срочности их исполнения, или с пометками о срочности их доставки.
3.6. Руководитель администрации Губернатора области или руководитель органа исполнительной власти Самарской области рассматривает документы в следующем порядке:
документы, поступившие с 9.00 до 18.00 текущего рабочего дня, рассматриваются по мере их поступления (в сокращенные рабочие дни до 17.00);
документы, поступившие после 18.00 рабочего дня (после 17.00 сокращенного рабочего дня), рассматриваются до 10.00 следующего рабочего дня с учетом срочности исполнения.
Руководитель администрации Губернатора области или руководитель органа исполнительной власти Самарской области дает указания исполнителям по организации исполнения документов, оформляя их на бланке установленной формы.
Данные об исполнителях и сроках исполнения документов вносятся службой делопроизводства (помощниками руководителей) в учетные карточки (журнал, электронную базу данных), после чего документы передаются исполнителю в соответствии с указаниями руководителя администрации Губернатора области или руководителя органа исполнительной власти Самарской области.
3.7. Исполнители докладывают о ходе исполнения документов начальникам отделов и регулярно представляют информацию об этом в службу делопроизводства (помощникам руководителей), которые вносят соответствующие данные в карточки по учету документов (журналы, электронную базу данных).
3.8. В поручениях, как правило, устанавливается конкретный срок (календарная дата) их исполнения.
В тексте поручения могут быть указания "Срочно" и "Оперативно", которые предусматривают соответственно 3-дневный или 10-дневный срок исполнения, начиная с даты подписания.
Если для выполнения поручения устанавливается срок более одного месяца, то в тексте поручения может быть определен иной порядок доклада о ходе его исполнения (периодичность доклада о ходе исполнения и т.п.).
Если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в месячный срок (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то до последнего дня месяца) считая с даты подписания поручения (решения). Если последний день исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
3.9. Руководитель администрации Губернатора области или руководители органов исполнительной власти Самарской области с учетом важности содержащихся в документах вопросов:
организуют подготовку предложений по их решению и вносят эти предложения на рассмотрение Губернатора области или вице-губернатора области (председателя Правительства области);
возвращают с сопроводительным письмом органам исполнительной власти и иным организациям для внесения в установленном порядке подготовленные ими в инициативном порядке проекты постановлений и распоряжений Губернатора области, Правительства области и иных актов, если они представлены с отступлением от установленных правил;
направляют на рассмотрение в органы местного самоуправления муниципальных образований области обращения и другие, поступившие в администрацию Губернатора области и органы исполнительной власти Самарской области документы, содержащие вопросы, отнесенные к компетенции органов местного самоуправления и не требующие решения Губернатора области и председателя Правительства области;
могут направлять соответствующие документы органам местного самоуправления и иным организациям, в компетенции которых находятся вопросы, содержащиеся в направляемых на экспертизу документах, для подготовки заключения.
3.10. Регистрация исходящих документов за подписью руководителя администрации Губернатора области или руководителя органа исполнительной власти Самарской области ведется службой делопроизводства (помощником руководителя) в журнале регистрации исходящих документов с вводом информации о них в компьютерную базу данных.
3.11. Руководитель службы делопроизводства (помощник руководителя) не реже одного раза в месяц сверяет наличие документов, находящихся у сотрудников, со сведениями, занесенными в электронную базу данных, а также еженедельно составляет справку о ходе исполнения документов и докладывает руководителю администрации Губернатора области или руководителю органа исполнительной власти Самарской области о состоянии работы с документами.
Введенная в базу данных информация о поступивших в администрацию Губернатора области или в органы исполнительной власти Самарской области документах и учетные карточки хранятся не менее 5 лет.
3.12. Исполненные документы в 10-дневный срок передаются исполнителями в службу делопроизводства (помощнику руководителя) для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
4. Разработка и оформление проектов
постановлений и распоряжений Губернатора области
и Правительства области. Особенности согласования
проектов контрактов, договоров, соглашений
4.1. Постановление Губернатора области - правовой акт нормативного или ненормативного характера, принимаемый Губернатором области по вопросам, входящим в его компетенцию, постановление Правительства области - правовой акт, принятый на заседании Правительства области.
Распоряжениями Губернатора области и Правительства области являются правовые акты ненормативного характера, издаваемые Губернатором области и Правительством области по вопросам, входящим в их компетенцию.
Текст проекта постановления Губернатора области, Правительства области нормативного характера должен содержать указание на опубликование постановления Губернатора области, Правительства области в средствах массовой информации.
4.2. Проект постановления (распоряжения) Губернатора области, Правительства области разрабатывается администрацией Губернатора области или органом исполнительной власти Самарской области (далее - разработчик проекта) по поручению Губернатора области, вице-губернатора области (председателя Правительства области), данному в устной или в письменной форме, или по собственной инициативе. К проекту прилагаются подлинники документов, послужившие основанием для его разработки.
4.3. Проекты актов Губернатора области, Правительства области по кадровым вопросам, по вопросам награждения Почетной грамотой Губернатора области, поощрения Благодарностью Губернатора области, направления Благодарственного письма Губернатора области разрабатываются управлением кадровой политики и государственных наград администрации Губернатора области.
4.4. Проект постановления (распоряжения) Губернатора области, Правительства области разрабатывается в соответствии с правилами оформления проектов постановлений и распоряжений Губернатора области, Правительства области (приложение 3) и оформляется на оригинале бланка постановления (распоряжения) Губернатора области, Правительства области (образцы прилагаются).
4.5. Если в проекте содержится отсылочное положение к ранее принятым (изданным) постановлениям (распоряжениям) Губернатора области, Правительства области, они или извлечения из них прикладываются к документам, прилагаемым к проекту постановления (распоряжения) Губернатора области, Правительства области.
Проект, разрабатываемый в целях исполнения федеральных нормативных правовых актов, законов и иных нормативных правовых актов Самарской области, должен содержать отсылочное положение к соответствующим нормам указанных актов.
В проекте используются полные официальные наименования органов и организаций.
4.6. К проекту, оформленному в соответствии с пунктом 4.4. Инструкции, прикладываются следующие документы:
лист согласования;
поручение Губернатора области, вице-губернатора области (председателя Правительства области), данное в письменной форме в случаях, когда проект разрабатывается по поручению Губернатора области, вице-губернатора области (председателя Правительства области), данному в письменной форме;
пояснительная записка, подписываемая руководителем разработчика проекта (лицом, его замещающим);
постановления (распоряжения) Губернатора области, Правительства области (извлечения из них) и (или) иные нормативные правовые акты (извлечения из них) в случаях, указанных в пункте 4.5. Инструкции;
судебные акты (извлечения из них) в случае разработки проекта постановления (распоряжения) Губернатора области, Правительства области в целях их исполнения.
Пояснительная записка прикладывается к проекту нормативного характера, а также в случае разработки проекта по устному поручению Губернатора области, вице-губернатора (председателя Правительства области) или по инициативе администрации Губернатора области или органа исполнительной власти Самарской области.
В пояснительной записке указываются:
необходимость принятия (издания) постановления (распоряжения) Губернатора области, Правительства области и его предмет;
сведения о наличии устного поручения Губернатора области, вице-губернатора (председателя Правительства области) в случае, когда разработка проекта осуществляется по устному поручению Губернатора области или вице-губернатора (председателя Правительства области);
нормативные правовые акты, регулирующие отношения в сфере разработки и принятия проекта;
сведения о нормативных правовых актах, содержащих нормы о полномочиях Губернатора области или Правительства области по принятию разрабатываемого проекта.
4.7. Проект постановления (распоряжения) Губернатора области или Правительства области, подготовленный разработчиком проекта, с приложением документов, указанных в пункте 4.6. Инструкции, направляется им на согласование.
Согласование осуществляется путем визирования листа согласования (приложение 4) и полистного визирования проекта постановления (распоряжения) Губернатора области или Правительства области.
4.8. Согласование проекта постановления (распоряжения) Губернатора области или Правительства области осуществляется в следующем порядке:
сотрудник разработчика проекта, непосредственно разработавший проект постановления (распоряжения) Губернатора области или Правительства области, но не ниже начальника отдела (лица, его замещающего) - полистно;
руководитель разработчика проекта (лицо, его замещающее) - лист согласования;
руководитель территориального органа федерального органа исполнительной власти, органа местного самоуправления, иного органа, организации (лицо, его замещающее), указанного в тексте проекта постановления распоряжения, - лист согласования;
руководитель заинтересованного органа исполнительной власти Самарской области (лицо, его замещающее) - лист согласования;
руководитель Главного правового управления аппарата Правительства области (лицо, его замещающее) - лист согласования;
редактор-корректор - полистно;
начальник отдела делопроизводства аппарата Правительства области - лист согласования;
руководитель одного из управлений Главного правового управления аппарата Правительства области (лицо, его замещающее) в соответствии с распределением обязанностей, если визируется проект постановления Губернатора области, Правительства области, носящего нормативный характер - полистно;
руководитель администрации Губернатора области (лицо, его замещающее) (постановление, распоряжение Губернатора области) - лист согласования;
руководитель аппарата Правительства области (постановление, распоряжение Правительства области) - лист согласования;
председатель Правительства Самарской области (постановление, распоряжение Губернатора области, постановление Правительства области) - лист согласования.
4.9. В случаях, когда в соответствии с проектом распоряжения Губернатора области, Правительства области предусматривается образование групп, комиссий, советов и т.д., допускается устное согласование указанного проекта с лицами, включенными в состав групп, комиссий, советов и т.д., о чем делается соответствующая запись в листе согласования.
4.10. Согласование проектов контрактов, договоров, соглашений осуществляется путем визирования лицевой стороны последнего листа экземпляра, остающегося в Правительстве области, и путем полистного визирования.
На лицевой стороне последнего листа экземпляра, остающегося в Правительстве области, проекта контракта, договора, соглашения визируют:
руководитель органа исполнительной власти Самарской области, разработавшего указанный проект (лицо, его замещающее);
руководители заинтересованных подразделений администрации Губернатора области и органов исполнительной власти Самарской области (лица, их замещающие);
руководитель Главного правового управления аппарата Правительства области (лицо, его замещающее).
Полистное визирование проекта контракта, договора, соглашения осуществляют:
сотрудник разработчика проекта, но не ниже начальника отдела (лица, его замещающего);
редактор-корректор;
руководитель одного из управлений Главного правового управления аппарата Правительства области в соответствии с распределением обязанностей (лицо, его замещающее).
4.11. Проект распоряжения Губернатора области, Правительства области подлежит рассмотрению в течение трех рабочих дней, следующих за днем поступления проекта распоряжения Губернатора области, Правительства области на согласование.
Проект постановления Губернатора области, Правительства области подлежит рассмотрению в течение пяти рабочих дней, следующих за днем поступления проекта постановления Губернатора области, Правительства области на согласование.
В случаях когда проект требует дополнительного изучения, специальной проверки, истребования дополнительных материалов, срок, указанный в абзацах первом и втором настоящего пункта, может быть увеличен по согласованию с разработчиком проекта.
В случае, когда срок, указанный в абзацах первом и втором настоящего пункта, истек и не был продлен по основаниям и в порядке, установленном в абзаце третьем настоящего пункта, разработчик проекта вправе представить проект на утверждение Губернатору области (лицу, его замещающему), председателю Правительства области (лицу, его замещающему), на рассмотрение заседания Правительства области без соответствующей визы руководителя, не согласовавшего проект, с приложением служебной записки.
4.12. В случаях когда у лиц, согласовывающих проект, имеются замечания и (или) предложения, они излагаются, как правило, в письменной форме в виде отдельного документа (заключения) и прилагаются к проекту постановления (распоряжения) Губернатора области, Правительства области.
Замечания и (или) предложения, указанные в абзаце первом настоящего пункта, согласовываются разработчиком проекта с лицом, их сделавшим. В случаях когда замечания и (или) предложения не учтены (не сняты), вопрос о разногласиях рассматривается вице-губернатором (председателем Правительства области) или на заседании Правительства области.
4.13. В случаях когда в процессе согласования проекта постановления (распоряжения) Губернатора области, Правительства области в него вносятся изменения и (или) дополнения принципиального характера, связанные с изменением концепции проекта, проект подлежит повторному согласованию в порядке, установленном в пунктах 4.7. - 4.10. настоящей Инструкции.
4.14. Проект считается согласованным со дня получения разработчиком проекта завизированного без замечаний листа согласования либо со дня снятия замечаний органом, представившим замечания.
Виза должностного лица действительна в течение 6 месяцев со дня согласования проекта, если за этот срок не было изменений в законодательстве по данному вопросу.
4.15. В Главное правовое управление аппарата Правительства Самарской области проекты правовых актов и иных документов направляются после их согласования всеми заинтересованными органами. В случае если согласованное мнение заинтересованных органов по проектам правовых актов и иным документам отсутствует, указанные проекты и документы направляются в Главное правовое управление аппарата Правительства Самарской области с письменным обоснованием необходимости принятия проекта правового акта или иного документа в представленной на экспертизу редакции.
4.16. Проект, согласованный Главным правовым управлением аппарата Правительства области, редактором-корректором, представляется разработчиком проекта начальнику отдела делопроизводства аппарата Правительства области для окончательной проверки правильности оформления проекта.
По результатам проверки начальник отдела делопроизводства аппарата Правительства области ставит визу в листе согласования и передает проект консультанту (помощнику) руководителя аппарата Правительства области для организации его визирования руководителем аппарата Правительства области (постановление, распоряжение Правительства области) или руководителю администрации Губернатора области (постановление, распоряжение Губернатора области).
В случаях когда по результатам проверки выявлены нарушения установленного порядка разработки проекта, начальник отдела делопроизводства аппарата Правительства области возвращает проект разработчику проекта на доработку.
Доработка проекта осуществляется в сроки, установленные в абзацах первом и втором пункта 4.11. Инструкции начиная со дня поступления проекта к разработчику проекта.
Проект, завизированный руководителем аппарата Правительства области, руководителем администрации Губернатора области, передается консультантом (помощником) руководителя аппарата Правительства области или консультантом (помощником) руководителя администрации Губернатора области начальнику отдела делопроизводства аппарата Правительства области для организации его визирования председателем Правительства области и организации подписания (постановление, распоряжение Губернатора области) Губернатором области (лицом, его замещающим), (распоряжение Правительства области) председателем Правительства области (лицом, его замещающим). Согласованные проекты постановлений Правительства области начальником отдела делопроизводства аппарата Правительства области вносятся в повестку дня заседания Правительства области.
4.17. Ответственность за качество разработки проекта несет руководитель разработчика проекта.
4.18. Постановление (распоряжение) Губернатора области, подписанное Губернатором области, постановление (распоряжение) Правительства области, подписанное председателем Правительства области, передается в протокольную часть отдела делопроизводства аппарата Правительства области для оформления и выпуска.
Постановления (распоряжения) Губернатора области и постановления (распоряжения) Правительства области регистрируются раздельно в пределах календарного года.
К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р".
4.19. Постановление (распоряжение) Губернатора области, Правительства области направляется лицам, указанным в листе рассылки, заполняемом и подписываемом сотрудником разработчика проекта, непосредственно разработавшим проект постановления (распоряжения) Губернатора области, Правительства области (приложение 5).
Постановление (распоряжение) Губернатора области, Правительства области, вносящее изменения и (или) дополнения в принятые акты Губернатора области, Правительства области, направляются тем лицам, которым ранее направлялись указанные акты Губернатора области, Правительства области или их правопреемникам.
В случае, когда постановление (распоряжение) Губернатора области, Правительства области направляется лицам, не входящим в утвержденные указатели листа рассылки, сотрудник разработчика проекта, непосредственно разработавший проект постановления (распоряжения) Губернатора области, Правительства области, должен внести в указатель листа рассылки наименование указанных лиц и их почтовые адреса.
Дополнительная рассылка постановлений (распоряжений) Губернатора области, Правительства области осуществляется по заявке разработчика проекта (приложение 21) либо по указанию руководителя администрации Губернатора области (лица, его замещающего) или его заместителя, руководителя аппарата Правительства области (лица, его замещающего) или его заместителя, о чем делается отметка в соответствующем указателе листа рассылки.
4.20. Подлинники постановлений (распоряжений) Губернатора области, Правительства области, пояснительные записки, листы согласования, заключения и листы рассылки остаются в протокольной части отдела делопроизводства аппарата Правительства области с последующей передачей по окончании текущего года в архив.
5. Порядок подготовки и оформления резолюций
Губернатора области и председателя Правительства области
5.1. Резолюции Губернатора области и председателя Правительства области по рассмотренным документам оформляются на листах формата А5 или А6 по установленной форме (приложение 6).
5.2. Подготовка резолюций Губернатора области и председателя Правительства области по рассмотренным документам осуществляется в следующем порядке:
проекты резолюций Губернатора области и председателя Правительства области готовятся секретариатом Губернатора области, секретариатом председателя Правительства области соответственно;
в проекте резолюции, содержащей поручение, указываются исполнители, дата его выполнения и при необходимости указания по контролю исполнения поручения;
если в проекте резолюции, содержащей поручение, предусматривается несколько исполнителей, то определяется ответственный исполнитель поручения, который указывается первым или помечается словом "созыв";
исполнители, указанные в резолюции после первого лица, направляют ему свои предложения не позднее 5 дней до окончания срока исполнения, указанного в резолюции, а первое лицо, в свою очередь, подготавливает окончательный документ с указанием в нем всех позиций исполнителей (или с приложением их обращений (служебных записок) по данному вопросу;
в проекте резолюции, выражающей отношение к поставленным в документе вопросам, как правило, указывается содержание вопроса (например, "Согласен с предложением..." или "Согласиться с предлагаемым решением..."). Такая резолюция адресуется организации (должностному лицу), представившей документ.
5.3. Копии оформленных резолюций в обязательном порядке рассылаются:
организациям или должностным лицам, указанным в резолюции;
управлению по работе с обращениями граждан, если поручение дано по письму гражданина;
Губернской Думе - по запросам и обращениям депутатов Губернской Думы.
В необходимых случаях оформленные резолюции могут рассылаться заинтересованным организациям, не указанным в тексте резолюции.
Если резолюция оформлена на листе формата А6 и направляется более чем в 4 адреса или на листе формата А5 и направляется более чем в 10 адресов, то к ней прилагается указатель рассылки.
5.4. Резолюция, подписанная Губернатором области или председателем Правительства области, вместе с документами, по которым она дана, передается в канцелярию соответствующим секретариатом с указанием даты передачи для регистрации и последующей рассылки (если срочно, то пишется и время передачи).
Не допускаются правки, изменения и добавления в текстах резолюций после их подписания.
Каждой резолюции присваивается соответствующий регистрационный номер, состоящий из индекса органа, готовившего проект, а также раздела номенклатуры дел и порядкового номера поручения по единой нумерации с начала года. Указанный регистрационный номер проставляется также на каждом документе, по которому дана резолюция.
5.5. Подлинник резолюции, на котором проставлена отметка об отправке ее копий адресатам, вместе с подлинниками документов направляется в соответствующий орган для организации контроля исполнения. Оформленная резолюция регистрируется в канцелярии.
5.6. Замена разосланных резолюций, данных Губернатором области или председателем Правительства области, производится руководителем (заместителем) секретариата Губернатора области или председателем Правительства области.
5.7. Переадресация оформленных резолюций, даваемых Губернатором области или председателем Правительства области, осуществляется канцелярией.
5.8. Сведения об оформленных резолюциях вводятся канцелярией в электронную базу данных, информация о ходе выполнения поручений, содержащихся в резолюциях, регулярно вводится администрацией Губернатора области и органами исполнительной власти Самарской области - исполнителями в их электронную базу данных.
5.9. Аналогичным образом подготавливаются и оформляются поручения руководителей министерств (департаментов, управлений).
6. Особенности работы с законопроектами,
вносимыми в Губернскую Думу в порядке
законодательной инициативы
6.1. Разработка проектов законов Самарской области осуществляется администрацией Губернатора области и органами исполнительной власти Самарской области в соответствии с Законом Самарской области "О разработке, внесении и принятии законов Самарской области" на основе плана законопроектной деятельности.
План законопроектной деятельности составляется аппаратом Правительства области ежегодно на основании предложений администрации Губернатора области и органов исполнительной власти Самарской области (на полугодие).
Предложения администрации Губернатора области и органов исполнительной власти Самарской области направляются в аппарат Правительства области в срок, указанный в обращении руководителя аппарата Правительства области.
План законопроектной деятельности утверждается Губернатором области (лицом, его замещающим).
В случаях, когда возникает необходимость разработать проект закона Самарской области, не включенный в план законопроектной деятельности, такой проект закона Самарской области разрабатывается администрацией Губернатора области или органом исполнительной власти Самарской области по поручению Губернатора области, данному в устной или письменной форме, или по собственной инициативе.
6.2. Координацию деятельности по организации разработки проекта закона Самарской области и его прохождению в Губернской Думе осуществляет ответственное лицо (статс-секретарь) органа исполнительной власти Самарской области в соответствии с Положением об организации работы в органах исполнительной власти Самарской области по взаимодействию с Самарской Губернской Думой, утвержденным распоряжением Губернатора области от 29.07.2002 № 311-р.
6.3. Проект закона Самарской области оформляется в двух экземплярах как приложение к проекту письма Губернатора области на имя председателя Губернской Думы (далее - письмо Губернатора области) (приложение 7).
Вместе с проектом закона представляются документы, предусмотренные статьей 8 Закона Самарской области "О разработке, внесении и принятии законов Самарской области" (в 2 экземплярах):
пояснительная записка, содержащая сведения о социально-экономическом и правовом обосновании принятия проекта закона Самарской области, определяющем его цель, о краткой характеристике содержания проекта закона Самарской области, о прогнозе социально-экономических, финансовых и иных последствий принятия проекта закона Самарской области, подписанная руководителем органа, подготовившего законопроект;
справка о состоянии федерального и областного законодательства в данной сфере правового регулирования;
перечень нормативных правовых актов, отмены, изменения, дополнения которых потребует принятие проекта закона Самарской области;
финансово-экономическое обоснование (в случае внесения проекта закона Самарской области, реализация которого потребует материальных затрат);
перечень нормативных правовых актов, принятие которых необходимо для реализации проекта закона Самарской области, если его реализация требует принятия нормативных правовых актов;
проект постановления Губернской Думы о принятии проекта закона Самарской области.
А также дискета, содержащая электронные копии вышеуказанных документов.
6.4. Администрация Губернатора области или орган исполнительной власти Самарской области, разрабатывающий проект закона Самарской области (далее - разработчик проекта закона), организует согласование проекта закона Самарской области (второго экземпляра) и второго экземпляра письма Губернатора области.
Согласование проекта закона Самарской области осуществляется путем визирования листа согласования и полистного визирования второго экземпляра законопроекта и сопроводительного письма в следующем порядке:
руководитель разработчика проекта закона (лицо, его замещающее), руководитель заинтересованного органа исполнительной власти Самарской области (лицо, его замещающее), руководитель Главного правового управления аппарата Правительства области (лицо, его замещающее), руководитель администрации Губернатора области (лицо, его замещающее), председатель Правительства области (лицо, его замещающее) - лист согласования;
сотрудник, разработавший законопроект, но не ниже начальника отдела, руководитель управления Главного правового управления аппарата Правительства области (лицо, его замещающее), редактор-корректор - полистно.
6.5. Проект закона Самарской области с приложением письма Губернатора области и иных документов подлежит рассмотрению в администрации Губернатора области, в заинтересованном органе исполнительной власти Самарской области, в Главном правовом управлении аппарата Правительства области, редактором-корректором в течение 7 рабочих дней, следующих за днем поступления проекта закона Самарской области.
В случаях, когда проект закона Самарской области требует дополнительного изучения, специальной проверки, истребования дополнительных материалов, срок, указанный в абзаце первом настоящего пункта, может быть увеличен по согласованию с разработчиком проекта закона.
В случае, когда срок, указанный в абзаце первом настоящего пункта, истек и не был продлен по основаниям и в порядке, установленном в абзаце втором настоящего пункта, разработчик проекта вправе представить проект письма Губернатора области на подпись Губернатору области (лицу, его замещающему) без соответствующей визы руководителя заинтересованного органа исполнительной власти Самарской области с приложением служебной записки.
В случаях, когда у лиц, согласовывающих проект закона Самарской области, имеются замечания и (или) предложения, они излагаются, как правило, в письменной форме в виде отдельного документа (заключения) и прилагаются к проекту закона Самарской области. Замечания и (или) предложения согласовываются разработчиком проекта закона с лицом, их сделавшим. В случаях когда замечания и (или) предложения не учтены (не сняты), вопрос о разногласиях рассматривается председателем Правительства области, на заседании Правительства области или Губернатором области.
6.6. Ответственность за качество разработки проекта закона Самарской области несет руководитель разработчика проекта закона.
7. Особенности организации работы с проектами законов
Самарской области, поступившими из Губернской Думы,
и проектами федеральных законов
7.1. Проекты законов Самарской области, поступившие из Губернской Думы, и проекты федеральных законов (далее - законопроекты), поступившие на имя Губернатора области, рассматриваются администрацией Губернатора области или органами исполнительной власти Самарской области на основании поручения Губернатора области (лица, его замещающего).
Органом, ответственным за подготовку заключения на законопроект, является администрация Губернатора области или орган исполнительной власти Самарской области, руководитель, которого указан первым в поручении Губернатора области (лица, его замещающего).
Положительное или отрицательное заключение на законопроект оформляется на бланке Губернатора области и подлежит согласованию ответственным органом исполнительной власти Самарской области, руководителем администрации Губернатора области, руководителями других органов исполнительной власти Самарской области, указанными в поручении Губернатора области (лица, их замещающие), и Главным правовым управлением аппарата Правительства области. Согласование осуществляется путем визирования второго экземпляра проекта заключения.
Администрация Губернатора области, органы исполнительной власти Самарской области, руководители которых указаны в поручении Губернатора области (лица, его замещающего), Главное правовое управление аппарата Правительства области в пределах срока, определенного органом, направившим законопроект, вправе высказать свои замечания и предложения к законопроекту. Замечания и предложения к законопроекту оформляются на бланке администрации Губернатора области или органа исполнительной власти Самарской области и подписываются его руководителем (лицом, его замещающим).
Проект заключения на законопроект подготавливается к сроку, определенному органом, направившим законопроект, но не позднее чем в 30-дневный срок со дня поступления законопроекта на заключение Губернатору области, если в поручении Губернатора области (лица, его замещающего) не указан иной срок.
Администрация Губернатора области, органы исполнительной власти Самарской области, руководители которых указаны в поручении Губернатора области (лица, их замещающие), вправе не давать заключение на проект закона Самарской области, внесенный Губернатором области в порядке реализации права законодательной инициативы, принятый Губернской Думой в первом чтении и направленный на заключение Губернатору области. В случае если орган исполнительной власти Самарской области принял решение не давать заключение на указанный проект закона Самарской области, он информирует об этом инициатора законопроекта.
7.2. Заключение на проект закона Самарской области, поступивший из Губернской Думы, оформляется на бланке Губернатора области за подписью Губернатора области (или лица, его замещающего) и подготавливается в сроки, указанные Губернской Думой, но не позднее одного месяца со дня поступления проекта закона Самарской области в канцелярию.
8. Особенности организации работы с законами Самарской
области, направленными Губернатору области для обнародования
8.1. Закон Самарской области, направленный Губернской Думой Губернатору области для обнародования, регистрируется в канцелярии и передается в секретариат Губернатора области для подготовки соответствующего поручения Губернатора области (лица, его замещающего).
Первый экземпляр закона Самарской области с приложением указанного поручения Губернатора области (лица, его замещающего) и копии соответствующего постановления Губернской Думы о его принятии направляется в администрацию Губернатора области или орган исполнительной власти Самарской области, к компетенции которого относится исполнение закона Самарской области, который в течение 10 дней должен согласовать закон Самарской области и передать его для подписания Губернатору области. Об этом незамедлительно информируется соответствующее подразделение администрации Губернатора области, на которое возложены функции контроля за соблюдением сроков подготовки закона Самарской области к обнародованию Губернатором области.
Второй экземпляр закона Самарской области направляется в Главное правовое управление аппарата Правительства области.
В необходимых случаях копии закона Самарской области направляются в другие органы исполнительной власти Самарской области.
В течение 10 календарных дней со дня поступления закона Самарской области администрация Губернатора области или орган исполнительной власти Самарской области обеспечивает согласование закона Самарской области.
8.2 Согласование закона Самарской области осуществляется путем полистного визирования (оборотной стороны) экземпляра закона Самарской области, остающегося в Правительстве области: исполнителем, руководителем управления Главного правового управления аппарата Правительства области, редактором-корректором. Руководителем, к компетенции которого относится исполнение закона, руководителем Главного правового управления аппарата Правительства области, руководителями других органов исполнительной власти Самарской области (если копии закона Самарской области были им направлены на согласование), согласование закона осуществляется путем проставления визы в отдельном листе согласования.
8.3. Согласованный закон Самарской области (в 2-х экземплярах) направляется ответственным органом исполнительной власти Самарской области с приложением копии постановления Губернской Думы о его принятии начальнику отдела делопроизводства аппарата Правительства области для подготовки Губернатору области для подписания.
8.4. Закон Самарской области, подписанный Губернатором области, передается начальником отдела делопроизводства аппарата Правительства области в протокольную часть отдела делопроизводства аппарата Правительства области для его регистрации. Протокольная часть отдела делопроизводства аппарата Правительства области передает 2 экземпляра (ксерокопии) информационно-аналитическому управлению администрации Губернатора области для организации официального опубликования закона Самарской области в средствах массовой информации. Один экземпляр закона (с визами) остается в протокольной части отдела делопроизводства аппарата Правительства области, второй направляется в Губернскую Думу.
8.5. В случае отклонения Губернатором области закона Самарской области, принятого Губернской Думой, проект письменного обоснования отклонения закона Самарской области разрабатывается ответственным органом исполнительной власти Самарской области в течение 5 календарных дней со дня поступления по согласованию с Главным правовым управлением аппарата Правительства области.
Проект письменного обоснования отклонения закона Самарской области разрабатывается по поручению Губернатора области или по инициативе ответственного органа исполнительной власти Самарской области или Главного правового управления аппарата Правительства области.
8.6. Проект письменного обоснования отклонения закона Самарской области оформляется на бланке Губернатора области.
9. Подготовка материалов к заседаниям Правительства области
9.1. Подготовка и проведение заседаний Правительства области и оформление принятых на заседаниях постановлений Правительства области осуществляются в соответствии с Регламентом Правительства области.
9.2. Материалы по вопросам, включенным в план заседаний Правительства области, вносятся на рассмотрение органами исполнительной власти Самарской области и организациями, на которые возложена их подготовка.
Вопросы, связанные с рассмотрением проектов постановлений Правительства области, решения по которым принимаются исключительно на заседаниях Правительства области, включаются в проект повестки дня очередного заседания Правительства области по мере готовности проектов в соответствии с разделом 4 настоящей Инструкции с учетом времени, необходимого для их подготовки к рассмотрению.
9.3. Подготовленные к заседанию Правительства области материалы передаются начальнику отдела делопроизводства аппарата Правительства области для включения в повестку дня заседания Правительства области не позднее чем за 15 календарных дней до заседания.
9.4. К проекту постановления Правительства области прилагаются следующие документы:
титульный лист, в котором указываются наименование вопроса, докладчик, время рассмотрения вопроса, список приглашенных на рассмотрение и завизировавших проект, перечень поступивших замечаний;
лист согласования;
пояснительная записка, справки, расчеты, обоснования и другие документы, требующиеся для рассмотрения данного вопроса;
список рассылки постановлений.
Явку лиц, приглашенных на заседание Правительства области по обсуждаемым вопросам, обеспечивают отдел делопроизводства аппарата Правительства области и исполнители документа.
Орган исполнительной власти Самарской области, ответственный за подготовку вопроса для рассмотрения на заседании Правительства области:
осуществляет контроль за своевременной подготовкой и внесением в установленном порядке материалов в Правительство области;
проводит согласование с другими заинтересованными органами исполнительной власти Самарской области проектов подготавливаемых документов (проекты актов в обязательном порядке согласовываются с руководителем аппарата Правительства области, Главным правовым управлением аппарата Правительства области и полистно визируются исполнителем, руководителем управления Главного правового управления аппарата Правительства области, редактором-корректором) и представляет их для рассмотрения.
9.5. Начальник отдела делопроизводства аппарата Правительства области готовит проект повестки дня заседания Правительства области для подписания председателем Правительства или его заместителем.
Проект повестки очередного заседания Правительства и соответствующие материалы рассылаются участникам заседания не позднее чем за 5 дней до назначенной даты заседания.
9.6. Во время рассмотрения вопросов на заседаниях Правительства области ведется стенографирование.
Стенограмма оформляется в течение суток после заседания и представляется начальнику отдела делопроизводства аппарата Правительства области в двух экземплярах (один из них полистно визируется сотрудником, готовившим стенограмму).
Один экземпляр стенограммы с подлинником возвращается исполнителю (если данный проект принят с замечаниями) для доработки.
Решения, принятые на заседании Правительства, оформляются протоколом. Протокол заседания Правительства оформляется отделом делопроизводства аппарата Правительства области в течение 3 рабочих дней и подписывается председательствующим на заседании.
9.7. Постановления дорабатываются работниками, подготовившими проект, с учетом замечаний и поручений председательствующего на заседании на основании стенограммы заседания в недельный срок (если председательствующим не установлен другой срок) и с визой руководителя - исполнителя (на стенограмме в правом углу сверху) "На подпись" сдаются начальнику отдела делопроизводства аппарата Правительства области для визирования руководителем аппарата Правительства области и подписания председательствующим на заседании.
10. Организация работы
с запросами и обращениями членов Совета Федерации,
депутатов Государственной Думы и Губернской Думы
10.1. Подготовка и направление ответов на запросы и обращения членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы, Губернской Думы, а также на обращения комитетов и комиссий Губернской Думы (далее - запросы и обращения соответственно) осуществляются в соответствии с законодательством Российской Федерации и Самарской области о статусе члена Совета Федерации, статусе депутата Государственной Думы и Губернской Думы.
10.2. По запросам готовится резолюция Губернатора области (лица, его замещающего) с необходимыми поручениями администрации Губернатора области и (или) органам исполнительной власти Самарской области.
10.3. В поручении по запросам устанавливается дата представления администрацией Губернатора области или органом исполнительной власти Самарской области проекта ответа на запрос, которая определяется исходя из необходимости представления ответа на запрос не позднее чем через 15 календарных дней со дня поступления его Губернатору области (лицу, его замещающему).
10.4. В поручении по запросам (по решению Губернатора области или лица, его замещающего) даются указания о рассмотрении администрацией Губернатора области и (или) органом исполнительной власти Самарской области в соответствии с их компетенцией запроса и направлении ответа члену Совета Федерации, депутату Государственной Думы или Губернской Думы, а копии ответа - канцелярии.
В случае, когда Губернатор области (лицо, его замещающее) определяет необходимость личного ответа на запрос, в поручении администрации Губернатора области и (или) органам исполнительной власти Самарской области даются указания о представлении Губернатору области (лицу, его замещающему) проекта соответствующего ответа. Срок выполнения поручения устанавливается исходя из необходимости представления ответа на запрос не позднее 15 календарных дней со дня поступления его Губернатору области (лицу, его замещающему).
Копии оформленных на соответствующих бланках резолюций, содержащих поручения Губернатора области или (лица, его замещающего), вместе с копиями запросов направляются для учета и контроля за их исполнением в соответствующее подразделение администрации Губернатора области.
10.5. Проекты ответов Губернатора области (лица, его замещающего) на запросы обязательно визируются соответствующими органами исполнительной власти Самарской области, готовившими ответ.
10.6. Обращения направляются Губернатором области (или лицом, его замещающим) в органы исполнительной власти Самарской области или должностным лицам, к ведению которых относятся содержащиеся в обращениях вопросы, для рассмотрения и ответа авторам обращения.
В сопроводительных письмах, подготавливаемых органами исполнительной власти Самарской области (в соответствии со сферами их ведения), указываются сроки ответов на обращения и необходимость представления копий ответов Губернатору области. Срок представления ответа на обращение не должен превышать 30 календарных дней со дня поступления обращения Губернатору области.
10.7. При работе с корреспонденцией, получаемой из Губернской Думы, сотрудники администрации Губернатора области, органов исполнительной власти Самарской области должны руководствоваться следующим порядком:
вся корреспонденция, направленная из Губернской Думы в адрес Губернатора области, Правительства области, регистрируются в канцелярии и направляется на рассмотрение Губернатору области, председателю Правительства области или лицам, их замещающим;
корреспонденция, рассмотренная Губернатором области, председателем Правительства области или лицами, их замещающими, направляется для исполнения в администрацию Губернатора области, орган исполнительной власти области только через канцелярию;
ответы на поступившую корреспонденцию из администрации Губернатора области, органов исполнительной власти Самарской области в адрес Губернской Думы направляются в сроки, установленные Губернатором области, председателем Правительства области или лицами, их замещающими, в иных случаях в течение 30 дней со дня поступления корреспонденции. Срок подготовки документов для подписания или отклонения Губернатором области законов Самарской области не должен превышать 10 дней со дня их поступления;
отправляемым через канцелярии органов исполнительной власти Самарской области письмам в ответ на корреспонденцию, поступившую из Губернской Думы, присваивается исходящий номер, установленный канцелярией при регистрации корреспонденции. Копии писем направляются в канцелярию общего отдела аппарата Правительства области для закрытия дел.
11. Порядок работы с обращениями граждан
11.1. Организация и обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан и их централизованного учета осуществляются управлением по работе с обращениями граждан администрации Губернатора области.
11.2. Письменные обращения граждан Российской Федерации, а также иностранных граждан и лиц без гражданства, находящихся на территории Самарской области, поступившие в адрес Губернатора области (председателя Правительства области), регистрируются в управлении по работе с обращениями граждан (далее - управление по работе с обращениями граждан), информация о них вводится в специализированную информационную систему.
На поступившем письме (телеграмме) на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу проставляется штамп установленного образца с указанием даты поступления обращения, в котором указывается регистрационный номер, состоящий из буквенного индекса (первая буква - фамилия гражданина, если коллективное, то "Кол"), цифры 9 (номер управления) и порядкового номера дела (например, И-9/231 или Кол-9/200). В верхнем правом углу письма ставится порядковый номер письма.
11.3. Зарегистрированные обращения граждан в зависимости от содержащихся в них вопросов направляются с резолюциями в администрацию Губернатора области, в органы исполнительной власти области или сопроводительными письмами в государственные органы, органы местного самоуправления или иные организации, к ведению которых относятся поставленные вопросы. Граждане, подавшие обращения, извещаются о принятом решении в пятидневный срок со дня регистрации письменного обращения.
11.4. Передача зарегистрированных письменных обращений граждан из одного органа исполнительной власти области в другое производится только через управление по работе с обращениями граждан с учетом требований пункта 3.2. настоящей Инструкции.
11.5. Если по письменному обращению гражданина готовится проект резолюции Губернатора области, председателя Правительства области, руководителя администрации Губернатора области или другого должностного лица, содержащей необходимые поручения, то в нем указываются срок исполнения поручения, порядок ответа автору письма и, если письмо контрольное, - администрации Губернатора Самарской области.
Если письменное обращение гражданина не требует доклада Губернатору области, председателю Правительства области, руководителю администрации Губернатора области, то оно направляется с сопроводительным письмом за подписью руководителя управления по работе с обращениями граждан на рассмотрение в государственные органы, органы местного самоуправления или иные организации, к ведению которых относятся поставленные вопросы.
В сопроводительном письме обязательно оговаривается порядок ответа автору письма и, если письмо контрольное, - администрации Губернатора Самарской области.
11.6. Поступившие в органы исполнительной власти Самарской области письменные обращения граждан учитываются службами делопроизводства (помощниками руководителей) с учетом требований пункта 3.3. настоящей Инструкции и рассматриваются в срок не более 15 дней со дня их регистрации в управлении по работе с обращениями граждан, а письма, требующие дополнительного изучения и проверки, - в срок до одного месяца. В отдельных случаях срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен Губернатором области, председателем Правительства области, руководителем администрации Губернатора области, но не более чем на один месяц. При этом исполнитель письменно обращается к Губернатору области, председателю Правительства области, руководителю администрации Губернатора области с просьбой о продлении срока.
О принятом решении, о продлении срока рассмотрения обращения сообщается автору письма.
11.7. Если письменное обращение гражданина рассмотрено непосредственно в органе исполнительной власти Самарской области, то автор извещается об этом в письменной, а в отдельных случаях в устной форме.
Об уведомлении автора письменного обращения в устной форме исполнителем делается запись в правом нижнем углу первого листа письменного обращения либо на отдельном листе с указанием даты уведомления.
11.8. Подготовленные ответы и другие документы, связанные с рассмотрением письменных обращений граждан в органах исполнительной власти Самарской области, направляются в управление по работе с обращениями граждан.
11.9. Ответственность за качество и сроки подготовки ответов несут руководители подразделений администрации Губернатора области и руководители органов исполнительной власти Самарской области, которым поручено рассмотрение обращения.
11.10. Контроль за своевременным и полным рассмотрением письменных обращений граждан осуществляет управление по работе с обращениями граждан.
Результаты рассмотрения письменных и устных обращений, по которым было дано поручение Губернатора области, председателя Правительства области, руководителя администрации Губернатора области, докладываются Губернатору области, председателю Правительства области, руководителю администрации Губернатора области руководителем управления по работе с обращениями граждан, который вносит предложение о снятии с контроля или дополнительном рассмотрении обращения.
Письменные обращения, направленные исполнителям руководителем управления по работе с обращениями граждан, снимаются с контроля руководителем управления. В отдельных случаях результаты рассмотрения докладываются Губернатору области, председателю Правительства области, руководителю администрации Губернатора области.
11.11. Информационно-справочную работу по поступившим обращениям граждан ведет управление по работе с обращениями граждан.
12. Контроль за исполнением документов и поручений
12.1. Контролю подлежит исполнение:
поручений, содержащихся в постановлениях (распоряжениях) Губернатора области и Правительства области;
поручений, содержащихся в актах Правительства Российской Федерации и протоколах заседаний Правительства Российской Федерации;
поручений Губернатора области или председателя Правительства области, данных во исполнение указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации;
поручений Губернатора области или председателя Правительства области, данных во исполнение федеральных законов;
поручений Губернатора области или председателя Правительства области, данных во исполнение актов Совета Федерации и Государственной Думы;
поручений Губернатора области или председателя Правительства области, содержащихся в протоколах заседания Правительства области;
поручений, содержащихся в протоколах совещаний у Губернатора области или председателя Правительства области;
поручений, содержащихся в оформленных резолюциях Губернатора области или председателя Правительства области по рассмотренным документам.
12.2. Администрация Губернатора области и органы исполнительной власти Самарской области контролируют исполнение перечисленных в пункте 12.1. настоящей Инструкции документов и поручений по вопросам, относящимся к сфере их ведения, и незамедлительно вносят в электронную базу данных текущую информацию о ходе исполнения контролируемых документов и поручений.
По отдельным документам, имеющим особое значение (программы, планы действий Правительства области и другие), подготавливается план контроля, в котором указываются исполнители, а также органы исполнительной власти Самарской области, осуществляющие контроль за исполнением конкретных поручений. Учет поручений и контроль за сроками их исполнения осуществляются соответствующими подразделениями администрации Губернатора области и аппарата Правительства области.
12.3. Исполнение постановлений (распоряжений) Губернатора области, Правительства области контролируется органами, на которых возложен контроль в постановлениях (распоряжениях). Контроль за сроками исполнения постановлений (распоряжений) Губернатора области, Правительства области осуществляется соответствующими подразделениями администрации Губернатора области и аппарата Правительства области.
12.4. Контроль за исполнением поручений Губернатора области или председателя Правительства области, данных во исполнение поручений Президента Российской Федерации с индексом "Пр" или поручений, содержащихся в его актах; во исполнение поручений Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, данных во исполнение федеральных законов, осуществляется должностным лицом, которому дано поручение, а учет поручений и контроль за сроками их исполнения - соответствующими подразделениями администрации Губернатора области и аппарата Правительства области.
12.5. Контроль за исполнением поручений Губернатора области или председателя Правительства области, данных во исполнение актов Совета Федерации и Государственной Думы, содержащих рекомендации, предложения и запросы к Губернатору области или к Правительству области, а также по поступившим запросам членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы, Губернской Думы, берутся на контроль должностными лицами, которым даны соответствующие поручения по этим документам, а также соответствующими подразделениями администрации Губернатора области и аппарата Правительства области.
12.6. Исполнение поручений Губернатора области, председателя Правительства области, в том числе содержащихся в протоколах совещаний у Губернатора области, председателя Правительства области, и поручений, содержащихся в актах Губернатора области, Правительства области, в протоколах заседаний Правительства области с формулировками "представить", "внести", "доложить", "информировать", "подготовить проект постановления (распоряжения) Губернатора области, Правительства области", контролируется соответствующими органами исполнительной власти Самарской области, которым даны поручения. Учет этих поручений и контроль за сроками их исполнения осуществляются соответствующими подразделениями администрации Губернатора области и аппарата Правительства области.
12.7. Исполнение поручений Губернатора области, председателя Правительства области по итогам их поездок в города (районы) области или на предприятия контролируются соответственно секретариатом Губернатора области и секретариатом председателя Правительства области совместно с соответствующими подразделениями администрации Губернатора области и органами исполнительной власти Самарской области, которым поручено осуществление контроля.
Исполнение поручений Губернатора области, председателя Правительства области по итогам проведения "Прямых линий" или аналогичных мероприятий на телевидении, в редакциях газет и других средствах массовой информации осуществляется соответствующими подразделениями администрации Губернатора области и органов исполнительной власти области и контролируется пресс-службой Губернатора области с последующим информированием граждан через средства массовой информации и сеть Интернет.
Ответы на вопросы читателей и телезрителей готовят для опубликования в средствах массовой информации и сети Интернет пресс-служба Губернатора области.
12.8. Поручения руководителей министерств, департаментов, управлений, администрации Губернатора области, аппарата Правительства области, в том числе и содержащиеся в протоколах совещаний, проведенных у них, берутся на контроль исполнителями, которым даны поручения, а также службами делопроизводства (помощниками руководителей).
12.9. При осуществлении своих контрольных функций соответствующее подразделение администрации Губернатора области и аппарата Правительства области запрашивают сведения о ходе исполнения поручений у их исполнителей, руководителей органов исполнительной власти Самарской области, а также в службах делопроизводства (помощников руководителей) органов исполнительной власти Самарской области.
Соответствующие подразделения администрации Губернатора области и аппарата Правительства области готовят информацию о ходе исполнения находящихся на контроле актов и поручений и представляют ее Губернатору области или председателю Правительства области в установленные им сроки.
12.10. Сроки исполнения поручений определяются в соответствии с требованиями пункта 3.8. настоящей Инструкции. Сроки исчисляются в календарных днях начиная с даты подписания документов, содержащих поручения.
12.11. По документам, поступившим из секретариата Губернатора области или секретариата председателя Правительства области, с указаниями, данными Губернатором области или председателем Правительства области в связи с обращениями на их имя, администрацией Губернатора области, органами исполнительной власти Самарской области проводится работа в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, установленными для работы с поручениями Губернатора области, председателя Правительства области.
12.12. Головной исполнитель поручения представляет доклад с необходимыми материалами за 5 дней до истечения установленного Губернатором области или председателем Правительства области срока, если в поручении Губернатора области или председателя Правительства области не указан иной срок. Представляемый доклад должен быть подписан руководителем администрации Губернатора области или органа исполнительной власти Самарской области, к ведению которого относится соответствующий вопрос.
В докладе об исполнении поручения Губернатора области или председателя Правительства области должны быть отражены конкретные результаты и содержаться сведения об информировании автора обращения к Губернатору области или председателю Правительства области. К докладу прилагается подлинник этого поручения (копии доклада и документа с поручением Губернатора области или председателя Правительства области помещаются в дело).
Если исполнение поручения завершилось принятием постановления (распоряжения) Губернатора области или Правительства области, то для снятия его с контроля в соответствующее подразделение администрации Губернатора области или аппарата Правительства области представляется за подписью ответственного за исполнение поручения руководителя органа исполнительной власти Самарской области письмо о выполнении поручения с указанием наименования, даты и номера соответствующего акта.
При подготовке доклада (справки) о выполнении поручения Губернатора области или председателя Правительства области ссылка на номер этого поручения обязательна.
Поручения администрации Губернатора области или органу исполнительной власти Самарской области, содержащиеся в постановлениях (распоряжениях) Губернатора области или Правительства области, и другие поручения Губернатора области или председателя Правительства области снимаются с контроля после получения соответствующими подразделениями администрации Губернатора области и аппарата Правительства области соответствующего документа с резолюцией Губернатора области или председателя Правительства области, который помещается в дело.
12.13. Поручения, содержащиеся в постановлениях (распоряжениях) Губернатора области или Правительства области, протоколах заседаний Правительства области, по вопросам представления администрацией Губернатора области, органами исполнительной власти Самарской области проектов постановлений (распоряжений) Губернатора области или Правительства области, предложений и других материалов считаются исполненными, если по ним выпущены постановления (распоряжения) Губернатора области или Правительства области. Если по представленным материалам Губернатором области или председателем Правительства области даны новые поручения, то дальнейший контроль осуществляется на основании этих поручений.
12.14. Поручения Губернатора области или председателя Правительства области с формулировками "представить", "внести", "доложить", "информировать", "подготовить проект постановления (распоряжения) Губернатора области или Правительства области" или с требованием подготовить проект иного акта считаются исполненными, если материалы не возвращены на доработку и по ним администрацией Губернатора области или органами исполнительной власти Самарской области готовятся проекты соответствующих актов. В этом случае соответствующие подразделения администрации Губернатора области или аппарата Правительства области снимают поручение с контроля. Если по представленным материалам или проектам Губернатором области или председателем Правительства области даны новые поручения, то дальнейший контроль осуществляется на основании этих поручений.
Поручения Губернатора области или председателя Правительства области по итогам их поездок в города (районы) области снимаются с контроля на основании представления документов администрацией Губернатора области или органами исполнительной власти, которым было поручено исполнение поручения.
12.15. Поручения Губернатора области, данные во исполнение федеральных законов, актов Совета Федерации, Государственной Думы и Губернской Думы, считаются исполненными после выполнения предусмотренных этими законами или актами мероприятий (принятия постановления (распоряжения) Губернатора области или Правительства области, направления соответствующих заключений, предложений и других материалов).
12.16. Поручения, содержащиеся в постановлениях (распоряжениях) Губернатора области или Правительства области, протоколах заседаний Правительства области, поручения Губернатора области или председателя Правительства области снимаются с контроля соответствующими подразделениями администрации Губернатора области или аппарата Правительства области на основании решений, принимаемых Губернатором области или председателем Правительства области. Информация об этом доводится в 5-дневный срок после принятия решения о снятии с контроля до администрации Губернатора области или органов исполнительной власти, ответственных за контроль исполнения поручения.
Если исполнение поручения завершилось принятием постановления (распоряжения) Губернатора области или Правительства области, то информация о снятии с контроля такого поручения до администрации Губернатора области или органов исполнительной власти Самарской области дополнительно не доводится.
13. Подготовка и оформление проектов приказов (распоряжений)
органов исполнительной власти Самарской области,
их должностных лиц
13.1. Проекты приказов (распоряжений) готовятся на основании указаний руководителя органа исполнительной власти Самарской области или его заместителей (в соответствии с распределением обязанностей).
Проекты распоряжений по кадровым вопросам готовит кадровая служба органа исполнительной власти Самарской области на основании соответствующих представлений или поручений.
Приказы (распоряжения) подписываются руководителем органа исполнительной власти Самарской области или лицом, исполняющим его обязанности.
13.2. Ответственность за подготовку проектов приказов (распоряжений), их согласование с заинтересованными сторонами несут руководители подразделений, которые готовят и вносят проекты приказов.
13.3. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект.
Замечания по проекту приказа (распоряжения) излагаются в прилагаемой к проекту справке.
Если в процессе согласования в проект приказа (распоряжения) вносятся изменения, меняющие его первоначальный смысл, то он подлежит повторному визированию.
Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю органа исполнительной власти Самарской области, визируются его заместителями (в соответствии с распределением обязанностей).
13.4. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на бланках установленной формы (приложение 12) и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.
13.5. Подписанные приказы (распоряжения) направляются в службу делопроизводства органа исполнительной власти для их оформления и выпуска. Выпускаемым документам присваиваются порядковые номера по единой нумерации в пределах календарного года.
Копии приказов (распоряжений) заверяются печатью органа исполнительной власти (службы делопроизводства) и направляются адресатам согласно указателям рассылки, составленным и подписанным исполнителями.
Копии приказов (распоряжений) в обязательном порядке направляются исполнителю приказа (распоряжения). Приказы нормативного характера направляются прокуратуре Самарской области, а также Минюсту России и средствам массовой информации для официального опубликования.
Замена разосланного приказа (распоряжения) производится по указанию руководителя органа исполнительной власти или его заместителя, подписавшего приказ (распоряжение).
13.6. Подлинники приказов (распоряжений) хранятся в течение одного года в службе делопроизводства органа исполнительной власти, а затем передаются на архивное хранение.
14. Оформление писем и телеграмм,
отправка исходящих документов
14.1. Проекты писем и телеграмм оформляются в соответствии с правилами (приложение 13) и печатаются на бланках установленной формы.
Письма на бланках "Губернатор Самарской области" подписываются Губернатором области или лицом, его замещающим.
Письма на бланках "Правительство Самарской области" подписываются председателем Правительства области или лицом, его замещающим.
Письма на бланках аппарата Правительства области с угловым расположением реквизитов подписываются руководителем аппарата Правительства области или его заместителем, руководители органов исполнительной власти Самарской области имеют свои бланки для писем.
Телеграммы категории "высшая правительственная" подписываются Губернатором области или председателем Правительства области.
Телеграммы категории "правительственная" подписываются руководителями министерств области, руководителем администрации Губернатора области и руководителем аппарата Правительства области.
14.2. К проектам писем и телеграмм прилагаются их копии, завизированные исполнителем (руководителем органа исполнительной власти Самарской области, редактором-корректором, в случае подписания письма или телеграммы Губернатором области (лицом, его замещающим) или председателем Правительства области) на лицевой стороне последнего листа в нижней его части, а также материалы, на основании которых они подготовлены.
14.3. Если письмо или телеграмма направляется не более чем в 4 адреса, то подписывается каждый экземпляр.
14.4. При направлении письма или телеграммы более чем в 4 адреса исполнителем составляется указатель рассылки с указанием почтовых или телеграфных адресов. При этом исполнитель прилагает к письму или телеграмме необходимое количество копий, на которых должны быть проставлены почтовые адреса.
14.5. Подготовленный проект письма или телеграммы представляется исполнителем в секретариат Губернатора области или секретариат Правительства области.
14.6. Подписанные Губернатором области (лицом, его замещающим) или председателем Правительства области письма и телеграммы, иные документы с грифом "Утверждаю" или "Согласен" передаются секретариатом Губернатора области, секретариатом председателя Правительства области с указанием даты и времени вручения в канцелярию для регистрации и отправки.
Письма, подписанные руководителем администрации Губернатора области, руководителем аппарата Правительства области и руководителями органов исполнительной власти Самарской области, регистрируются в своих службах делопроизводства и передаются исполнителем в канцелярию для отправки.
Прием писем и телеграмм осуществляется ежедневно, кроме воскресных и праздничных дней, с 9 до 18 часов (до 17 часов в сокращенные предпраздничные дни).
Примечание. В рабочие дни после 18 часов, в предпраздничные дни после 17 часов, а также в воскресные и праздничные дни телеграммы отправляются дежурными в приемной Губернатора области.
Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям.
14.7. Второй экземпляр исходящего документа, завизированного исполнителем (при необходимости с указателем рассылки), помещается в дело.
14.8. Исходящие документы со сроками исполнения до 5 дней, а также с отметками о срочности доставки "Вручить немедленно" и "Срочно" обрабатываются незамедлительно.
14.9. Законвертованная корреспонденция вносится в реестр и в зависимости от степени срочности доставки отправляется фельдъегерской связью или почтой.
Фельдъегерской связью отправляется корреспонденция, подписанная Губернатором области и председателем Правительства области, адресованная в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Государственную Думу, Совет Федерации. Отправление фельдъегерской связью иной корреспонденции осуществляется с разрешения руководителя аппарата Правительства области или его заместителя.
Прием корреспонденции для отправления фельдъегерской связью осуществляется канцелярией до 11.00 каждого рабочего дня. Обработка корреспонденции с последующей передачей ее офицеру фельдъегерской связи осуществляется с 11.00 до 13.00.
Корреспонденция, поступившая в канцелярию после 11.00, отправляется на следующий день в 13.00.
Примечания.
1. Документы с отметкой о срочности доставки "Вручить немедленно" и документы с отметкой о срочности доставки "Срочно" оформляются вне очереди и вручаются приглашенному в канцелярию сотруднику администрации Губернатора области или органа исполнительной власти Самарской области, ответственному за делопроизводство, для передачи адресату.
Документы без отметок оформляются по мере поступления в канцелярию и передаются офицеру фельдъегерской связи или почтовое отделение.
2. Срочность доставки документа определяется лицом, его подписавшим, руководителем секретариата Губернатора области (его заместителем), руководителем секретариата председателя Правительства области (его заместителем) или руководителем органа исполнительной власти Самарской области (его заместителем), подготовившим документ, и оформляется в соответствии с приложением 14.
3. Документы, направляемые по домашним адресам, отправляются только через почтовые отделения связи.
15. Особенности работы с документами, содержащими
служебную информацию ограниченного распространения
15.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения, на распространение которой диктуются служебной необходимостью.
15.2. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в администрации Губернатора области и органах исполнительной власти области в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.
15.3. Передача сотрудниками администрации Губернатора области и органов исполнительной власти Самарской области документов (их копий или проектов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, работникам сторонних организаций, а также распространение такой информации допускается только с разрешения руководителя администрации Губернатора области или его заместителя, руководителя аппарата Правительства области или его заместителя.
15.4. На документах (в случае необходимости и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра.
Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" определяется исполнителем документа, руководителем администрации Губернатора области или органа исполнительной власти Самарской области или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу.
15.5. Прием и регистрация входящих документов, а также регистрация исходящих документов (за исключением писем, подписываемых руководителями органов исполнительной власти Самарской области), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется общим отделом аппарата Правительства области. При этом к входящему (исходящему) номеру документа добавляется пометка "ДСП".
15.6. Печатание проектов документов и копирование документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляются только лицами, допущенными к работе со служебной информацией ограниченного распространения.
15.7. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения:
передаются работникам администрации Губернатора области и органов исполнительной власти Самарской области под расписку;
пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью заказными или ценными почтовыми отправлениями.
При необходимости направления таких документов нескольким адресатам исполнитель составляет указатель рассылки, в котором около каждого адресата проставляется номер экземпляра. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем администрации Губернатора области или органа исполнительной власти Самарской области, готовившего документ.
15.8. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка "Для служебного пользования".
15.9. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится в администрации Губернатора области и органах исполнительной власти Самарской области по акту. В учетных формах (журналах, карточках, реестрах и т.п.) делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.
15.10. Ознакомление сотрудников администрации Губернатора области и органов исполнительной власти Самарской области с документами и делами, имеющими пометку "Для служебного пользования" и находящимися на архивном хранении в общем отделе аппарата Правительства области, осуществляется с согласия руководителя аппарата Правительства области или его заместителя, либо руководителей органов исполнительной власти Самарской области, готовивших документы (сформировавших дела). При этом указанные документы могут быть выданы сотрудникам администрации Губернатора области или органов исполнительной власти Самарской области под расписку во временное пользование на срок не более 10 дней.
15.11. Дополнительная рассылка постановлений (распоряжений) Губернатора области, Правительства области с пометкой "Для служебного пользования" администрации Губернатора области, органам исполнительной власти Самарской области или сторонним организациям осуществляется по указанию руководителя аппарата Правительства области или его заместителя либо по заявкам руководителей органов исполнительной власти Самарской области, их готовивших.
15.12. В администрации Губернатора области и органах исполнительной власти Самарской области не реже одного раза в год проводится проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования". Для проведения проверки образуется комиссия, состав которой определяется руководителем администрации Губернатора области или органа исполнительной власти Самарской области. Результаты проверки оформляются актом, копия которого направляется в архив общего отдела аппарата Правительства области.
В архиве общего отдела аппарата Правительства области проверки таких документов, находящихся на архивном хранении, проводятся не реже одного раза в 5 лет.
15.13. В случае утраты документов, дел или изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации руководитель администрации Губернатора области или органа исполнительной власти Самарской области информирует об этом руководителя аппарата Правительства области (или его заместителя) и проводит служебное расследование, о результатах которого докладывает руководителю аппарата Правительства области (или его заместителю).
На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.
Примечание. Акты на утраченные дела постоянного хранения утверждаются руководителем аппарата Правительства области (или его заместителем) и передаются для архивного хранения в архив общего отдела аппарата Правительства области.
15.14. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки.
15.15. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудники администрации Губернатора области и органов исполнительной власти Самарской области могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности.
16. Формирование дел, передача их в архив,
использование архивных документов
Порядок составления и утверждения номенклатуры дел
16.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в администрации Губернатора области и органах исполнительной власти Самарской области, с указанием сроков их хранения.
16.2. В номенклатуру дел включаются все дела для группировки документов по вопросам, внесенным для рассмотрения в Правительство области и подготовленным в администрации Губернатора области и органах исполнительной власти Самарской области, справочные и контрольные картотеки.
16.3. При составлении номенклатуры дел используется перечень документов с указанием сроков их хранения.
16.4. Каждая статья номенклатуры дел имеет индекс и содержит заголовок дела и срок хранения. Индекс статьи состоит из индекса администрации Губернатора области или органа исполнительной власти Самарской области и цифрового обозначения вопроса.
Примечание. В делах переписки после индекса проставляется буквенное обозначение категории срока хранения:
"а" - дела переписки постоянного хранения;
"б" - дела переписки временного хранения, не подлежащие передаче в архив.
16.5. Номенклатура дел администрации Губернатора области или органа исполнительной власти Самарской области на следующий год разрабатывается до 15 ноября текущего года начальником службы делопроизводства и после согласования с общим отделом аппарата Правительства области подписывается руководителем администрации Губернатора области или органом исполнительной власти Самарской области (приложение 15).
16.6. Сводная номенклатура дел составляется общим отделом аппарата Правительства области на основании номенклатуры дел администрации Губернатора области и органов исполнительной власти Самарской области подписывается начальником экспертной архивной комиссии Правительства области и утверждается руководителем аппарата Правительства области (приложение 16).
После утверждения сводной номенклатуры дел в администрации Губернатора области и органы исполнительной власти Самарской области направляются выписки из ее соответствующих разделов.
16.7. В течение календарного года с разрешения руководителя аппарата Правительства области в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения.
В случае изменения структуры в администрации Губернатора области или органах исполнительной власти Самарской области в сводную номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения вплоть до ее нового составления, согласования и утверждения.
16.8. Сводная номенклатура дел в конце каждого календарного года уточняется, перепечатывается, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего года.
Экспертная архивная комиссия
16.9. Для рассмотрения проекта сводной номенклатуры дел, описей дел постоянного хранения и актов на уничтожение документов, не имеющих исторической ценности и практического значения, из числа наиболее квалифицированных сотрудников создается экспертная архивная комиссия, состав которой утверждается распоряжением Правительства области.
16.10. Функции экспертной архивной комиссии и организация ее работы определяются положением о ней, которое утверждается руководителем аппарата Правительства области.
Формирование дел в администрации Губернатора
области и органах исполнительной власти
Самарской области, оформление документов,
законченных делопроизводством
16.11. Законченные делопроизводством документы сдаются исполнителем сотруднику службы делопроизводства администрации Губернатора области или органа исполнительной власти Самарской области, который формирует их в дела.
Документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и списаны исполнителем в дело с отметкой о решении вопроса, указанием срока хранения и даты списания, которые проставляются в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа (которым решен вопрос) на свободном от текста месте. При необходимости отметка о решении вопроса может быть сделана на оборотной стороне первого листа документа. Не допускается проставление отметки о списании в дело на оформленной резолюции.
Сроки хранения документов определяются исполнителем в соответствии с номенклатурой дел.
16.12. Исполненные документы формируются в отдельные дела, комплексные дела и дела переписки в соответствии с номенклатурой дел.
16.13. Отдельные дела заводятся на постановления (распоряжения) Губернатора области и Правительства области.
В отдельные дела включаются инициативные письма, проекты постановлений (распоряжений) Губернатора области и Правительства области, заключения на эти проекты, справки подразделений, листы согласования и другие материалы, связанные с подготовкой указанных документов.
16.14. Комплексные дела заводятся на несколько документов по одному вопросу или однородным вопросам, имеющим небольшое количество материалов. Комплексному делу дается обобщенный заголовок.
16.15. Отдельные и комплексные дела относятся к тому календарному году, в котором приняты документы, на которые заведены эти дела.
16.16. Дела переписки заводятся по вопросам, решенным оформленными резолюциями Губернатора области или председателя Правительства области по рассмотренным документам и их письмам.
Документы подшиваются в дела переписки того календарного года, в котором решен вопрос.
16.17. В отдельные и комплексные дела формируются документы с постоянными сроками хранения.
Дела переписки заводятся отдельно для документов с постоянными сроками хранения и отдельно для документов с временными сроками хранения.
Систематизация документов внутри дела
16.18. В дело подшиваются все документы по данному вопросу вместе с приложениями, указанными в документах. Приложения, объем которых превышает 150 листов, формируются в отдельные тома.
16.19. Документы в деле постоянного срока хранения располагаются сверху вниз в хронологическом порядке.
16.19. В комплексном деле разделы располагаются по хронологии принятия актов сверху вниз. В комплексном деле по однородным вопросам прокладка подшивается в начало каждого раздела. В комплексном деле по одному вопросу прокладка подшивается перед экземпляром постановления (распоряжения) Губернатора области или Правительства области. На прокладках проставляются номера постановлений (распоряжений) Губернатора области или Правительства области.
В делах переписки разделы располагаются сверху вниз, между ними помещаются прокладки одного цвета со сплошной нумерацией разделов одного года.
При формировании дел, состоящих из нескольких томов, в конце каждого тома на прокладке делается запись "Продолжение дела (пункта) см. том...".
16.21. Все документы по одному и тому же вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, подшиваются вместе в один раздел дела переписки. При возобновлении переписки по истечении года документы подшиваются в дело переписки текущего года с обязательными взаимными ссылками.
16.22. Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки и исполненные одним постановлением (распоряжением) Губернатора области или Правительства области, то они группируются сначала по корреспондентам, а затем внутри группы - по хронологии.
16.23. В случае выхода постановления (распоряжения) Губернатора области или Правительства области во исполнение, изменение, дополнение актов, принятых в предшествующие годы, документы, послужившие основанием для их выпуска, формируются в дело текущего года. При этом сотрудником соответствующей службы делопроизводства администрации Губернатора области или органа исполнительной власти Самарской области делаются взаимные ссылки в делах, заведенных на эти акты.
16.24. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению постановления (распоряжения) Губернатора области или Правительства области, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год, а при списании этих документов на них делается соответствующая запись.
Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует необходимое количество копий этого документа подшить в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.
16.25. Если в переписке или в материалах, послуживших основанием для выпуска акта Губернатора области или Правительства области, имеются секретные документы, то весь комплект документов по данному вопросу передается в отдел защиты государственной тайны администрации Губернатора области для формирования секретного дела вне зависимости от грифа самого акта.
16.26. Включение в дело документов по актам Губернатора области или Правительства области, принятым в разные годы, а также черновиков, вариантов, копий документов и документов, подлежащих возврату, как правило, не допускается.
16.27. Для дел переписки постоянного срока хранения составляется внутренняя опись по установленной форме (приложение 17). В конце внутренней описи делается итоговая запись о количестве листов в деле, проставляется штамп "в архив", который подписывается руководителем администрации Губернатора области или органа исполнительной власти Самарской области.
В комплексном деле штамп "в архив" проставляется на последнем листе каждого раздела.
Если дело состоит из нескольких томов, то в архив списывается каждый том.
Приложение, сформированное в отдельный том, списывается в архив на последнем листе тома.
Учет дел
16.28. Учет дел в органах исполнительной власти Самарской области ведется в журнале регистрации дел (далее - реестр) установленной формы (приложение 18).
16.29. Реестр заводится в начале календарного года в соответствии с номенклатурой дел администрации Губернатора области или органа исполнительной власти Самарской области. Допускается ведение одного журнала в течение нескольких лет при условии, что данные о делах, заведенных за каждый календарный год, вмещаются в него полностью.
16.30. Нумерация дел в реестре ведется в пределах календарного года.
Сначала в реестр записываются все дела переписки из утвержденной номенклатуры дел администрации Губернатора области или органа исполнительной власти Самарской области. При этом на каждый свободный индекс номенклатуры резервируются два порядковых номера дела.
Затем в реестр записываются дела из номенклатуры, содержащие информационно-справочные документы и документы по организационным вопросам деятельности администрации Губернатора области или органа исполнительной власти Самарской области.
Далее в течение календарного года по мере выхода актов Губернатора области или Правительства области в реестр включаются дела, заведенные на документы, послужившие основанием для выпуска этих актов, и письма Губернатора области о внесении проектов законов Самарской области.
По мере необходимости в реестр включаются комплексные дела по однородным вопросам с обобщенными заголовками.
Каждый том многотомного дела записывается в соответствующей графе реестра, в том числе приложения, сформированные в отдельные тома.
16.31. В конце календарного года руководитель службы делопроизводства администрации Губернатора области или органа исполнительной власти Самарской области делает в реестре итоговую запись о количестве заведенных дел.
Оформление обложки дела
16.32. На обложке дела помещаются следующие реквизиты: наименование фондообразователя, наименование администрации Губернатора области или органа исполнительной власти Самарской области, номер дела, заголовок, начальная и конечная даты дела, количество листов в нем, фамилии исполнителя и сотрудника, сформировавшего дело. На корешке и внутренней стороне обложки дела указываются номер дела и год.
16.33. Номер дела состоит из индекса администрации Губернатора области или органа исполнительной власти Самарской области, индекса по номенклатуре дел и порядкового номера по реестру.
16.34. Заголовок дела должен отражать основное содержание документов. Заголовок отдельного дела должен, как правило, соответствовать заголовку акта Губернатора области или Правительства области. В случае необходимости для более полного отражения содержания подшитых в дело документов заголовок дела может быть уточнен.
Не рекомендуется использовать в заголовке дела вводные слова, сложные синтаксические обороты. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований органов исполнительной власти Самарской области, организаций.
Заголовком дела переписки является формулировка, данная в номенклатуре дел.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
16.35. Начальная дата дела - это дата самого раннего документа в нем, конечная дата - дата самого позднего документа. При этом учитываются даты регистрации входящего и исходящего документов, дата справки администрации Губернатора области или органа исполнительной власти Самарской области, дата соответствующего акта Губернатора области или Правительства области.
Датой приложения к делу, сформированного в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том.
При обозначении начальной и конечной дат дела не учитываются даты резолюций, списания документов в дело и дела в архив.
При написании крайних дат на обложках отдельных и комплексных дел и дел переписки постоянного срока хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется полностью. На обложках дел временного срока хранения указывается только год.
16.36. Обложка дела заполняется черными чернилами. Наименования фондообразователя, подразделения, год и номер дела проставляются на обложке штампом.
Нумерация листов
16.37. Листы в деле нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами и чернилами не допускается.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Лист большого формата, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером - каждое вложение в конверт. Фотографии и другие иллюстрированные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.
16.38. После завершения нумерации листов на внутренней стороне обложки в конце дела делается заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.), ставится разборчивая подпись сотрудника, сформировавшего дело, и дата. Если количество листов в деле изменяется, делается новая заверительная надпись.
16.39. Листы в делах переписки временного срока хранения не нумеруются. В целях обеспечения сохранности документов в этих делах на прокладках чернилами проставляется количество листов, подшитых в данном разделе.
16.40. Каждое дело включает в себя не более 150 листов.
Составление описей дел
16.41. По окончании календарного года службой делопроизводства администрации Губернатора области или органа исполнительной власти Самарской области в соответствии с записями в реестре составляется опись дел и распечатывается в 2 экземплярах.
16.42. В опись дел постоянного срока хранения (приложение 19) включаются все заведенные дела в порядке возрастания их номеров по реестру. При этом каждый том, в том числе приложения к делам, сформированные в отдельные тома, вносится в опись отдельной позицией с присвоением очередного порядкового номера.
При внесении в опись дела в нескольких томах полностью пишется заголовок первого тома, а заголовки других томов обозначаются словами "то же", другие сведения о томах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью). Приложения, сформированные в отдельные тома, вносятся в опись под своими заголовками.
При включении в опись дел по вопросам, находящимся на контроле, указываются только номер дела и заголовок, а в графе "Примечание" карандашом делается пометка "и/к" (на контроле).
Передача дел в архив общего отдела
аппарата Правительства области
16.43. Описи дел подписывают руководитель службы делопроизводства администрации Губернатора области или органа исполнительной власти Самарской области (с указанием даты их составления) и сотрудник архива общего отдела аппарата Правительства области, осуществлявший прием дел (с указанием даты приема). Первый экземпляр подписанной описи остается в архиве общего отдела аппарата Правительства области, а второй хранится в администрации Губернатора области или органе исполнительной власти Самарской области 10 лет.
16.44. Отдельные и комплексные дела сдаются в архив общего отдела аппарата Правительства области в месячный срок после выхода документов, в связи с подготовкой которых дела были заведены, или снятия этих документов с контроля.
16.45. Законченные делопроизводством дела переписки постоянного срока хранения по окончании календарного года передаются в архив общего отдела аппарата Правительства области в соответствии с графиком, утверждаемым руководителем аппарата Правительства области.
16.46. Дела, оформленные с нарушением установленных правил, возвращаются в администрацию Губернатора области или орган исполнительной власти Самарской области для переоформления, которое осуществляется сотрудником службы делопроизводства администрации Губернатора области или органа исполнительной власти Самарской области в 10-дневный срок.
16.47. При перешивке документов из одного дела переписки в другое во внутренней описи и на прокладке указывается, в какое дело перешиты документы.
16.48. По указанию руководителя администрации Губернатора области или органа исполнительной власти Самарской области к сданному в архив общего отдела аппарата Правительства области делу может быть приобщен дополнительный материал, о чем на нем делается соответствующая запись. Дополнительный материал подшивается в дело в архиве общего отдела аппарата Правительства области сотрудником службы делопроизводства администрации Губернатора области или органа исполнительной власти Самарской области.
16.49. Дела временного срока хранения в течение года хранятся в администрации Губернатора области или органе исполнительной власти Самарской области, а затем уничтожаются по акту установленной формы (приложение 20), который согласовывается с архивом общего отдела аппарата Правительства области и утверждается руководителем администрации Губернатора области или органа исполнительной власти Самарской области.
Прием подлинников актов
Губернатора области и Правительства области
16.50. Подлинники актов Губернатора области и Правительства области, справки к ним, расшифрованные стенографические записи заседаний Правительства области формируются в дела и передаются на архивное хранение по окончании календарного года.
Указатели рассылки этих документов передаются одновременно с их подлинниками.
Оперативное использование архивных документов
16.51. Сотрудники администрации Губернатора области и органов исполнительной власти области допускаются к работе с архивными делами и документами, находящимися на хранении в архиве общего отдела аппарата Правительства области, в целях исполнения их служебных обязанностей.
Архивные дела и документы предоставляются сотрудникам администрации Губернатора области и органов исполнительной власти Самарской области для работы в помещении архива общего отдела аппарата Правительства области или во временное (не более одного месяца) пользование вне этого помещения под расписку в журнале выдачи документов.
Архивные дела администрации Губернатора области и органов исполнительной власти Самарской области предоставляются сотрудникам администрации Губернатора области и органов исполнительной власти Самарской области, передавших эти документы на архивное хранение.
Сотрудники администрации Губернатора области и органов исполнительной власти Самарской области несут ответственность за сохранность полученных архивных дел и документов и использование полученной информации в соответствии с действующим законодательством.
Запрещается изъятие документов из дел, передача сотрудниками администрации Губернатора области и органов исполнительной власти Самарской области архивных документов или их копий сотрудникам других органов исполнительной власти Самарской области, организаций.
При работе с архивными документами не разрешается вносить в них поправки, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.
Подлинники актов Губернатора области и Правительства области, протоколов заседаний Правительства, совещаний, соглашений с органами государственной власти и указатели рассылки этих документов из архива не выдаются.
Ознакомление сотрудников администрации Губернатора области или органов исполнительной власти Самарской области с архивными документами и делами, имеющими пометку "Для служебного пользования", осуществляется в соответствии с требованиями раздела 14 настоящей Инструкции.
16.52. Архивные документы или их копии могут предоставляться организациям и гражданам по их письменным запросам с разрешения руководителя аппарата Правительства области или его заместителя.
17. Машинописные и копировально-множительные работы
Машинописные работы
17.1. В машбюро общего отдела аппарата Правительства области печатаются только материалы служебного характера.
17.2. В органах исполнительной власти Самарской области, как правило, печатаются проекты постановлений (распоряжений) Губернатора области и Правительства области и приложения к ним, а также письма за подписью Губернатора области и председателя Правительства области, служебные письма за подписью руководителя органа исполнительной власти Самарской области, заявки и документы внутреннего характера. Подготовка документов в органах исполнительной власти Самарской области осуществляется как в службах делопроизводства органа исполнительной области Самарской области, так и непосредственно ответственными исполнителями с использованием компьютерной техники.
17.3. В машинописном бюро общего отдела аппарата Правительства области в первую очередь печатаются проекты постановлений (распоряжений) Губернатора области и Правительства области, материалы к заседаниям Правительства области, к совещаниям у Губернатора области или председателя Правительства области, а также проекты писем за подписью Губернатора области и председателя Правительства области. Остальные материалы печатаются в порядке их поступления.
Срочные документы печатаются немедленно. Срочность печатания документов определяется начальником общего отдела аппарата Правительства области.
Документы, сданные в работу после 17 час. 30 мин. (после 16 час. 30 мин. в сокращенные предпраздничные дни), печатаются, как правило, на следующий день.
17.4. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием чернил синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, исправленные карандашом, а также трудно читаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов.
При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов.
В случае если документ первоначально готовился в органе исполнительной власти Самарской области с использованием компьютерной техники и если его объем превышает 3 машинописных листа, исполнитель, как правило, представляет электронную копию документа на дискете 3,5 дюйма в формате текстового редактора WinWord или в другом, совместимом с ним.
При передаче исполнителем материала, записанного на дискете, она проверяется на наличие компьютерных вирусов и т.п. В случае их обнаружения работа с дискетой прекращается, и дискета с материалом возвращается исполнителю.
Печатание документов под диктовку не производится.
17.5. Печатание документов производится на бланках установленной формы или бумаге формата А4 на одной стороне листа. При печатании документов соблюдаются установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации. Документ печатается, как правило, в одном экземпляре и вместе с черновиком передается исполнителю.
Вторая и последующие страницы документа должны быть пронумерованы.
На последней странице отпечатанного документа в левом нижнем углу проставляется имя файла, в котором записан текст документа.
17.6. Использованные при печатании документов бланки, имеющие номера, подлежат учету.
Испорченные экземпляры отпечатанного документа уничтожаются.
17.7. Отпечатанные документы с пометкой "Для служебного пользования" вместе с черновиком передаются исполнителю. Передача отпечатанного документа другому исполнителю запрещена.
Копировально-множительные работы
17.8. Выполнение копировально-множительных работ производится централизованно в участке компьютерной верстки и копирования государственного учреждения Самарской области "Служба эксплуатации зданий и сооружений", а также на копировальных аппаратах, установленных в других органах исполнительной власти Самарской области и их подразделениях.
17.9. В участке компьютерной верстки и копирования государственного учреждения Самарской области "Служба эксплуатации зданий и сооружений" копируются служебные материалы и документы по заказам ответственных работников администрации Губернатора области и органов исполнительной власти Самарской области. Основанием для выполнения копировальных работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы и подписанный директором государственного учреждения Самарской области "Служба эксплуатации зданий и сооружений".
17.10. Документы, подготовленные на заседание Правительства области, законопроекты, зарегистрированные законы Самарской области, постановления (распоряжения) Губернатора области и Правительства области, копируются по заказам, подписанным начальником отдела делопроизводства аппарата Правительства области.
17.11. Документы, находящиеся на архивном хранении в архиве, а также материалы из архивных дел копируются по заказам, подписанным начальником общего отдела аппарата Правительства области.
17.12. Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво на листах бумаги формата не более А3.
17.13. Копирование материалов и документов осуществляется в порядке их поступления. В первоочередном порядке размножаются документы и материалы к заседаниям Правительства области и Губернской Думы, совещаниям Губернатора области и председателя Правительства области.
Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочность копирования документов определяется руководителем администрации Губернатора области или органа исполнительной власти Самарской области и подтверждается соответствующей пометкой и визой на бланке заказа.
17.14. Сотрудники, выполняющие копировально-множительные работы, несут ответственность за их исполнение в точном соответствии с требованиями, указанными в заказе.
17.15. На копировальных аппаратах, установленных в подразделениях, разрешается копирование служебных материалов небольшого объема и тиража. Регистрация выполненных копировально-множительных работ ведется в специальных журналах (приложение 22). Ответственность за правильное использование копировальной техники и учет выполняемых работ несет начальник службы делопроизводства администрации Губернатора области и органа исполнительной власти Самарской области, в котором установлен копировальный аппарат.
17.16. Копирование бланков документов любого вида запрещается.
18. Выполнение стенографических работ
18.1. Отдел делопроизводства аппарата Правительства области обеспечивает стенографирование заседаний Правительства области, а также мероприятий, проводимых Губернатором области и председателем Правительства области.
Стенографирование других мероприятий осуществляется по заявкам руководителей органов исполнительной власти Самарской области, представляемым в отдел делопроизводства аппарата Правительства области.
18.2. Стенографирование всех мероприятий осуществляется в специальных тетрадях, параллельно ведется запись на магнитных носителях.
18.3. Стенографическая запись расшифровывается, как правило, на следующий день после проведения заседания или совещания. Текст визируется полистно работником, осуществляющим стенографирование, на оборотной стороне листа.
18.4. Подлинники расшифрованных стенографических записей заседания Правительства области хранятся в отделе делопроизводства аппарата Правительства области в течение года, после чего формируются в дела и передаются на архивное хранение. Магнитные записи хранятся в общем отделе аппарата Администрации области в течение года, после чего уничтожаются путем размагничивания.
Тетради после их заполнения хранятся в общем отделе аппарата Администрации области в течение года, а затем уничтожаются.
18.5. Расшифрованные стенографические записи совещаний у Губернатора области или председателя Правительства области передаются в секретариат Губернатора области, секретариат председателя Правительства области, хранятся там в течение года, после чего передаются на архивное хранение в общий отдел аппарата Правительства области.
18.6. Отдельные разделы (страницы) расшифрованных стенографических записей заседаний Правительства области выдаются в органы исполнительной власти Самарской области, ответственным за подготовку соответствующих вопросов, рассмотренных на заседаниях, и лицам, получившим поручения председательствующего на заседании Правительства области.
18.7. Если на обсуждение вынесен материал секретного характера или в ходе заседания (совещания) принимается решение о проведении его в закрытом порядке, то стенографирование и оформление протокола этого заседания (совещания) осуществляются в соответствии с требованиями секретного делопроизводства.
19. Организация приема и передачи документов
с использованием средств факсимильной связи
и электронной почты
19.1. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов организациям (от организаций), размещенным вне помещения Правительства области, и устанавливаются в службах делопроизводства администрации Губернатора области и органов исполнительной власти Самарской области или приемных руководителей.
19.2. Передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования" и "Не для печати", не разрешается.
Категорически запрещается передача по средствам факсимильной связи секретных документов.
19.3. С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением (первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр 2 мм.
Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов.
19.4. Подготовленный для передачи оригинал факсограммы визируется исполнителем и руководителем администрации Губернатора области или органа исполнительной власти Самарской области.
19.5. Передачу и прием факсограмм, а также их учет осуществляет лицо, назначенное ответственным за использование факсимильных аппаратов.
На оригинале переданной или принятой факсограммы проставляются дата и время передачи (приема) факсограммы, наименование корреспондента (куда направлена или откуда получена факсограмма) и номер его факса, эти записи закрепляются подписью ответственного лица.
Оригинал принятой факсограммы докладывается руководителю администрации Губернатора области или органа исполнительной власти Самарской области (его заместителю) и передается с указаниями руководителя (его заместителя) исполнителю, о чем делается пометка в соответствующем журнале.
В местах дежурств, где установлены средства факсимильной связи, указанные функции ответственного лица могут быть возложены руководителем органа исполнительной власти Самарской области на лиц, привлекаемых к дежурству.
19.6. Переданные и принятые факсограммы учитываются в журналах установленной формы (приложение 23) без проставления регистрационных штампов. Законченные делопроизводством факсограммы сдаются исполнителем для подшивки в дела переданных (принятых) факсограмм, имеющие срок хранения один год.
19.7. Персональная ответственность за правильность передачи (приема), учет и подшивку в дела факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов.
Ответственность за содержание информации, передаваемой с использованием средств факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и руководителя соответствующего органа исполнительной власти Самарской области.
19.8. Средства электронной почты предназначаются для оперативной передачи и приема электронных копий документов и служебных материалов и устанавливаются на рабочих станциях сотрудников.
19.9. Передача с использованием средств электронной почты документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования" и "Не для печати", не разрешается.
Категорически запрещается передача по электронной почте секретных документов.
Запрещается посылать или пересылать далее электронные сообщения, не отвечающие нормам морали и этики.
19.10. Не разрешается рассылать рекламные сообщения или пересылать далее сообщения без получения согласия отправителя, если это не связано с выполнением должностных обязанностей.
19.11. Запрещается посылать электронные сообщения со служебных почтовых ящиков, пользуясь чужим почтовым именем (удостоверением).
Не разрешается скрывать свои идентификаторы при посылке электронной почты.
19.12. Запрещается раскрывать приложения к электронным сообщениям без проверки их антивирусными программами. При наличии вирусов сообщение удаляется и не считается доставленным.
19.13. При написании электронных сообщений необходимо использовать структурированный, короткий и содержательный стиль. Если сообщение содержит несколько вопросов или тем, то их необходимо нумеровать.
Начинать сообщение рекомендуется с обращения "Здравствуйте" и имени адресата. Заканчивать сообщение рекомендуется фразой "С уважением," и указанием имени отправителя.
Если в письме есть просьбы или поручения, требуется четко сформулировать и пронумеровать действия, которые должен совершить получатель.
19.14. Каждое сообщение подписывается отправителем. Подпись под сообщением должна содержать имя и должность отправителя, наименование подразделения, контактную информацию. При наличии у отправителя средств электронно-цифровой подписи (ЭЦП), он должен использовать их для подписи всех исходящих служебных электронных писем.
19.15. Поле электронного письма "Заголовок" ("Subject") должно быть заполнено.
При отправке электронных сообщений используются следующие правила формирования заголовка письма:
префикс, обозначающий структурное подразделение администрации Губернатора Самарской области или органа исполнительной власти Самарской области;
через тире - заголовок письма.
19.16. При использовании электронной почты для оперативной отправки документов, оригиналы которых доставляются традиционным способом, отправитель письма указывает в заголовке письма специальный маркер "Соответствует оригиналу".
19.17. Электронные вложения больше чем 200 Кб упаковываются перед отправкой. Электронные письма и вложения не должны содержать компьютерных вирусов и т.п.
19.18. При отправке письма сразу более чем в пять электронных адресов или в списке адресатов указан получатель, не являющийся структурным подразделением администрации Губернатора Самарской области или органа исполнительной власти Самарской области, используется следующее правило: в качестве получателя указывается адрес отправителя, остальные адреса указываются в поле "Скрытая копия" (bcc:).
19.19. Все служебные электронные сообщения посылаются с уведомлением о прочтении. Об отправке важного сообщения отправитель письма должен сообщить адресату по телефону. Отправитель несет ответственность за гарантированное получение адресатом важного электронного сообщения.
19.20. При получении электронного сообщения требуется уведомить отправителя сообщения о получении письма и сроках ответа или его рассмотрения в течение четырех рабочих часов с момента получения.
19.21. Подготовленная для передачи бумажная копия важного служебного письма визируется исполнителем и руководителем администрации Губернатора Самарской области или органа исполнительной власти Самарской области.
19.22. Передачу и прием электронной почты от подразделения, а также ее учет осуществляет сотрудник, назначенный ответственным за ее использование.
По получении или после отправки служебного электронного письма, которое требуется приобщить к делу, письмо распечатывается с указанием даты и времени отправки, адреса получателя и отправителя (при наличии электронно-цифровой подписи - ее сертификат), текста сообщения и всех приложений. Эти записи закрепляются подписью ответственного лица.
Бумажная копия полученного важного электронного сообщения докладывается руководителю администрации Губернатора Самарской области (его заместителю) или органа исполнительной власти Самарской области (его заместителю) и передается с указаниями исполнителю, о чем делается пометка в соответствующем журнале.
19.23. Переданные и принятые электронные сообщения учитываются в журналах установленной формы (приложение 24) без проставления регистрационных штампов. Законченные делопроизводством бумажные копии электронных сообщений сдаются исполнителем для подшивки в дела переданных (принятых) электронных сообщений, имеющие срок хранения один год.
19.24. Персональная ответственность за правильность передачи (приема), учет и подшивку в дела электронных сообщений возлагается на лиц, ответственных за использование средств электронной почты.
Ответственность за содержание информации, передаваемой с использованием средств электронной почты, возлагается на исполнителя, подготовившего сообщение для передачи, и руководителя соответствующего органа исполнительной власти Самарской области.
При получении важных сообщений, не подписанных средствами электронно-цифровой подписи с действующим сертификатом, получатель должен незамедлительно удостовериться по телефону о подлинности сообщения.
При получении письма, подписанного средствами электронно-цифровой подписи, получатель сообщения должен проверить, что сертификат подписи действителен на момент получения письма.
19.25. Электронные обращения граждан принимаются к рассмотрению в установленном порядке, если они подписаны средствами ЭЦП, сертификат которых действителен в момент получения письма, или по решению сотрудника управления по работе с обращениями граждан администрации Губернатора области, ответственного за обработку электронных сообщений.
19.26. Электронные сообщения, подписанные средствами ЭЦП, сертификат которых действителен в момент получения письма, обрабатываются аналогично бумажным письмам или телеграммам.
19.27. Список электронных адресов сотрудников администрации Губернатора области, органов исполнительной власти Самарской области поддерживается в актуальном состоянии и публикуется в установленном порядке общим отделом аппарата Правительства Самарской области.
20. Изготовление, использование, хранение
и уничтожение печатей и штампов в администрации
Губернатора Самарской области и аппарате
Правительства Самарской области
20.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности администрации Губернатора области, аппарата Правительства области производится по разрешению руководителя аппарата Правительства области.
20.2. Заявки подразделений администрации Губернатора области, аппарата Правительства области (не имеющих статус юридического лица) на изготовление печатей и штампов направляются в общий отдел аппарата Правительства области, который передает их в департамент финансово-хозяйственной деятельности Правительства области для размещения и исполнения заказов.
20.3. Изготовленные печати и штампы учитываются с регистрацией оттисков в общем отделе аппарата Правительства области в специальном журнале. Печати и штампы выдаются под расписку руководителю (заместителю, помощнику) подразделений администрации Губернатора области, аппарата Правительства области.
20.4. В подразделениях администрации Губернатора области, аппарата Правительства области печати и штампы должны учитываться в специальном журнале, выдаваться работникам под расписку, храниться в металлических шкафах или в сейфах.
На журналах проставляется пометка "Для служебного пользования", листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.
20.5. Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставятся на документах, подписанных Губернатором области, лицом, его замещающим, и председателем Правительства области, требующих особого удостоверения их подлинности.
Гербовые печати проставляются также на:
удостоверениях работников администрации Губернатора области, Правительства области;
командировочных удостоверениях.
20.6. Простые круглые мастичные печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения на соответствие подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписывающего документ.
20.7. Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора области или председателя Правительства области и лица, ответственные за использование указанных штампов, определяются Губернатором области или председателем Правительства области соответственно.
Заявка на изготовление штампов с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора области или председателя Правительства области подписывается руководителем секретариата Губернатора области и председателя Правительства области соответственно.
20.8. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора области или председателя Правительства области разрешаются при необходимости использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов. Использование указанных штампов при оформлении подлинников всех документов запрещается.
20.9. Ответственными за хранение и использование печатей и штампов устанавливаются:
мастичной гербовой печати Губернатора Самарской области, Правительства Самарской области (основной) - отдел делопроизводства аппарата Правительства области;
мастичной гербовой печати Губернатора Самарской области, Правительства Самарской области (вспомогательной) - управление кадровой политики и государственных наград администрации Губернатора области;
остальных металлических, мастичных печатей и штампов - соответствующие подразделения администрации Губернатора области и аппарата Правительства области.
20.10. Контроль за правильностью хранения и использования печатей и штампов в подразделениях администрации Губернатора области и аппарата Правительства области осуществляет общий отдел аппарата Правительства области. Указанный отдел незамедлительно ставится в известность в случае утери печати, штампа.
20.11. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы возвращаются в общий отдел аппарата Правительства области и уничтожаются по акту, о чем в соответствующем журнале учета проставляется отметка.
20.12. Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов в подразделениях администрации Губернатора области и аппарата Правительства области возлагаются на их руководителей.
При смене руководителя подразделения администрации Губернатора области и аппарата Правительства области печати и штампы передаются по акту с отметкой в журналах учета.
Приложение № 1
к инструкции по делопроизводству
в администрации Губернатора области и органах
исполнительной власти Самарской области
ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ <*>
1.1. Документы, создаваемые в исполнительных органах государственной власти Самарской области, печатаются с использованием текстового редактора WinWord или в другом, совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman (Cyr) размером № 13 - 15 через 1 - 2 межстрочных интервала (24 - 36 пт <**>).
1.2. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - от 2,5 до 3,5 см; правое - от 1,25 до 2,5 см, верхнее - не менее 2,5 см; нижнее - не менее 2 см.
1.3. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.
1.4. Документы в администрации Губернатора области и органах исполнительной власти Самарской области оформляются, как правило, на бланках установленной формы, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм), А6 (105 x 148 мм) и 210 x 210 мм. Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.
Для оформления сопроводительных писем и некоторых других документов могут использоваться бланки с трафаретными частями текста.
При переписке между отделами администрации Губернатора области и органов исполнительной власти Самарской области бланки не используются.
1.5. В законах Самарской области, постановлениях (распоряжениях) Губернатора области, Правительства области рекомендуется употреблять полные наименования органов исполнительной власти, организаций.
1.6. Требования к составлению и расположению отдельных реквизитов.
--------------------------------
<*> Правила оформления конкретных видов документов устанавливают требования, которые могут выходить за рамки общих требований.
<**> Пт - единица измерения (1/72 дюйма), используемая в текстовом редакторе WinWord для определения величины интервала.
Гриф (пометка) ограничения доступа к документу
Гриф секретности или пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения.
Гриф секретности (пометка) печатается в правом верхнем углу документа и подчеркивается. Номер экземпляра проставляется ниже грифа секретности (пометки) через 1,5 межстрочных интервала (18 пт) и центрируется по отношению к ним.
Заголовок к тексту документа
Заголовок составляется ко всем документам, за исключением резолюций, даваемых руководителями по рассмотренным документам, телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, оформленных на бумаге формата А5.
Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа (о чем составлен документ).
Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже ("Об отмене...", "Об организации...", "О состоянии...").
Заголовок к тексту письма печатается от левой границы текстового поля.
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.
должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.
Текст печатается на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов (24 - 36 пт) от заголовка в установленных границах полей.
Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Подпись
Подпись отделяется от последней строки текста 2-3 межстрочными интервалами (24 - 36 пт).
Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Дата
На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов (24 - 36 пт) от предыдущего реквизита.
Индекс (номер) документа
На документах, оформленных на бланках, номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, номер проставляется под датой.
Номер печатается от левой границы текстового поля с тем же межстрочным интервалом, с каким печатался документ.
Гриф утверждения, гриф согласования,
отметка о наличии приложения
Многострочные реквизиты "Гриф утверждения", "Гриф согласования", слово "ПРИЛОЖЕНИЕ" со ссылкой на номер и дату нормативного акта располагаются в правом верхнем углу первого листа документа и печатаются от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами.
Слова "УТВЕРЖДЕНО", "ОДОБРЕНО", "СОГЛАСОВАНО", "ПРИЛОЖЕНИЕ" отделяют от последующих строк реквизита 1,5 межстрочными интервалами (18 пт) (остальные строки реквизита печатаются через 1 интервал).
Все составные части реквизитов центрируются относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается правым полем документа.
При наличии нескольких грифов утверждения или согласования их располагают на одном уровне.
Визы
Согласование проекта документа оформляется визой, которая включает личную подпись визирующего с расшифровкой и дату, а при необходимости - наименование должности визирующего.
Виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа в нижней его части или в отдельном листе согласования (приложение 4).
Полистное визирование оформляется визой на оборотной стороне каждого листа в нижней его части.
На проектах законов, подготовленных к подписанию Губернатором области, визы располагаются на оборотной стороне последнего листа законопроекта на экземпляре, который хранится в архиве (полистно визируют исполнитель, руководитель управления Главного правого управления аппарата Правительства области и редактор-корректор).
Письма визируются на экземплярах, остающихся в канцелярии общего отдела аппарата Правительства области, на лицевой стороне последнего листа документа.
Резолюция
Указания по исполнению документов фиксируются в форме резолюции, включающей инициалы и фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения, подпись должностного лица, давшего поручение, и дату.
Резолюция пишется на документе или на отдельном листе, прилагаемом к документу.
Фамилия исполнителя и номер его телефона
Фамилия исполнителя и номер его телефона печатаются на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в нижнем углу от левой границы текстового поля.
Идентификатор электронной копии документа
Идентификатор (имя файла на машинном носителе) проставляется на последней странице документа в левой части нижнего поля шрифтом Times New Roman (Cyr) размером № 8.
Приложение № 2
к инструкции по делопроизводству
в администрации Губернатора области и органах
исполнительной власти Самарской области
НУМЕРАЦИЯ ИНДЕКСОВ
---------T---------T------------------------------------------¬
¦ № ¦Буквенный¦ Наименование ¦
¦индексов¦ индекс ¦ ¦
+--------+---------+------------------------------------------+
¦ 1 ¦ ГСО ¦Губернатор Самарской области ¦
+--------+---------+------------------------------------------+
¦ 2 ¦ МСХ ¦Министерство сельского хозяйства и¦
¦ ¦ ¦продовольствия Самарской области ¦
+--------+---------+------------------------------------------+
¦ 4 ¦ АГ ¦Администрация Губернатора Самарской¦
¦ ¦ ¦области ¦
+--------+---------+------------------------------------------+
¦ 5 ¦ МТ ¦Министерство труда и социального развития¦
¦ ¦ ¦Самарской области ¦
+--------+---------+------------------------------------------+
¦ 6 ¦ ПП ¦Вице-губернатор области (председатель¦
¦ ¦ ¦Правительства области) ¦
+--------+---------+------------------------------------------+
¦ 7 ¦ МЭ ¦Министерство экономического развития,¦
¦ ¦ ¦инвестиций и торговли Самарской области ¦
+--------+---------+------------------------------------------+
¦ 8 ¦ АП ¦Аппарат Правительства области ¦
+--------+---------+------------------------------------------+
¦ 9 ¦ УГ ¦Управление по работе с обращениями граждан¦
¦ ¦ ¦администрации Губернатора области ¦
+--------+---------+------------------------------------------+
¦ 10 ¦ ДФХД ¦Департамент финансово-хозяйственной¦
¦ ¦ ¦деятельности Правительства области ¦
+--------+---------+------------------------------------------+
¦ 11 ¦ МП ¦Министерство промышленности, технологий и¦
¦ ¦ ¦энергетики Самарской области ¦
+--------+---------+------------------------------------------+
¦ 13 ¦ МФ ¦Министерство управления финансами¦
¦ ¦ ¦Самарской области ¦
+--------+---------+------------------------------------------+
¦ 14 ¦ МЗ ¦Министерство здравоохранения Самарской¦
¦ ¦ ¦области ¦
+--------+---------+------------------------------------------+
¦ 15 ¦ ДФС ¦Департамент физической культуры и спорта¦
¦ ¦ ¦министерства культуры, молодежной политики¦
¦ ¦ ¦и спорта Самарской области ¦
+--------+---------+------------------------------------------+
¦ 16 ¦ МО ¦Министерство образования и науки Самарской¦
¦ ¦ ¦области ¦
+--------+---------+------------------------------------------+
¦ 17 ¦ ДК ¦Департамент культуры министерства¦
¦ ¦ ¦культуры, молодежной политики и спорта¦
¦ ¦ ¦Самарской области ¦
+--------+---------+------------------------------------------+
¦ 18 ¦ ДМ ¦Департамент по делам молодежи министерства¦
¦ ¦ ¦культуры, молодежной политики и спорта¦
¦ ¦ ¦Самарской области ¦
+--------+---------+------------------------------------------+
¦ 19 ¦ ГПУ ¦Главное правовое управление аппарата¦
¦ ¦ ¦Правительства Самарской области ¦
+--------+---------+------------------------------------------+
¦ 20 ¦ ДРП ¦Департамент развития предпринимательства¦
¦ ¦ ¦Самарской области ¦
+--------+---------+------------------------------------------+
¦ 21 ¦ ГУМ ¦Главное управление по мобилизационным¦
¦ ¦ ¦вопросам Самарской области ¦
+--------+---------+------------------------------------------+
¦ 22 ¦ КИ ¦Контрольная инспекция администрации¦
¦ ¦ ¦Губернатора области ¦
+--------+---------+------------------------------------------+
¦ 23 ¦ СФ ¦Член Совета Федерации Федерального¦
¦ ¦ ¦Собрания Российской Федерации ¦
+--------+---------+------------------------------------------+
¦ 24 ¦ МКМС ¦Министерство культуры, молодежной политики¦
¦ ¦ ¦и спорта Самарской области ¦
+--------+---------+------------------------------------------+
¦ 25 ¦ МПР ¦Министерство природных ресурсов и охраны¦
¦ ¦ ¦окружающей среды Самарской области ¦
+--------+---------+------------------------------------------+
¦ 26 ¦ МА ¦Министерство транспорта, связи и¦
¦ ¦ ¦автомобильных дорог Самарской области ¦
L--------+---------+-------------------------------------------
Приложение № 3
к инструкции по делопроизводству
в администрации Губернатора области и органах
исполнительной власти Самарской области
ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ
ПРОЕКТОВ ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕНИЙ
ГУБЕРНАТОРА ОБЛАСТИ, ПРАВИТЕЛЬСТВА ОБЛАСТИ
3.1. Проект постановления или распоряжения Губернатора области, Правительства области печатается на бланке установленной формы шрифтом размером № 14.
3.2. Постановление и распоряжение Губернатора области, Правительства области имеют следующие реквизиты <*>.
Герб Самарской области (в цветном изображении).
Наименование вида акта - постановление Губернатора Самарской области, Правительства Самарской области или распоряжение Губернатора Самарской области, Правительства Самарской области.
Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, 2 межстрочными интервалами (24 пт), оформляется цифровым способом.
Номер печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера документа, например № 20.
К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р", например № 42-р.
Заголовок - печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего края листа с одинарным межстрочным интервалом.
Печатается с прописной буквы и отвечает, как правило, на вопрос, о чем (о ком) издан документ. Точка в конце заголовка не ставится.
Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами (24 - 36 пт) и печатается через 1,5 интервала (18 пт).
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.
--------------------------------
<*> Первые четыре реквизита входят в состав бланка и печатаются при изготовлении бланка в типографии.
Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).
Преамбула в проектах постановлений Губернатора области завершается словами "ПОСТАНОВЛЯЮ:", в проектах постановлений Правительства области "Правительство Самарской области ПОСТАНОВЛЯЕТ:", последнее слово печатается полужирным шрифтом.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Губернатора области и Правительства области, как правило, подразделяется на пункты.
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Губернатора области или Правительства области в тексте на них обязательно делается ссылка.
Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами (36 пт) и состоит из слов "Губернатор Самарской области" ("Председатель Правительства Самарской области"), инициалов и фамилии Губернатора Самарской области или председателя Правительства Самарской области. Слово "Губернатор" и "Самарской области" ("Председатель" и "Правительства Самарской области") печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова "Самарской области" и "Правительства Самарской области" печатаются от левой границы текстового поля, а слово "Губернатор", "Председатель" центрируется относительно второй строки реквизита. Инициалы и фамилия Губернатора области, председателя Правительства области печатаются у правой границы текстового поля.
Ниже подписи, через три межстрочных интервала (36 пт), от левой границы текстового поля печатается в одну строку фамилия исполнителя и его телефон, при отсутствии места - на оборотной стороне последующего листа документа в левом нижнем углу.
Внизу на последней странице проставляется имя файла.
Приложения к проектам постановлений и распоряжений Губернатора области, Правительства области печатаются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).
В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.
Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ", ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на постановление или распоряжение Губернатора Самарской области, Правительства Самарской области. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Например:
ПРИЛОЖЕНИЕ 1 ПРИЛОЖЕНИЕ 2
к постановлению Правительства к постановлению Губернатора
Самарской области Самарской области
от _________________ № ______ от _______________ № ______
Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 2 см. Длина черты - 2 - 3 см.
При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН" со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.
Например:
УТВЕРЖДЕНО УТВЕРЖДЕНО
постановлением Правительства постановлением Правительства
Самарской области Самарской области
от _______________ № _______ от _________________ № _____
Слова "УТВЕРЖДЕНО" и "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.
Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано в разрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.
Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 70 пт, от текста приложения - дополнительным интервалом 24 пт.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы может быть напечатан через 1 межстрочный интервал.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.
Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: <*> или 1). Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте постановления (распоряжения) Губернатора области, Правительства области, арабскими цифрами. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта может состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).
Визы проставляются на оборотной стороне каждого листа первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.
На приложениях к проектам постановлений (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне каждого листа приложения.
3.3. Требования по оформлению справки к проектам постановлений (распоряжений) Губернатора области, Правительства области.
Справка к проекту постановления (распоряжения) оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:
Наименование вида документа - печатается прописными буквами в разрядку 2 межстрочными интервалами (24 пт) ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами (24 пт), печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлена справка.
Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами (24 - 36 пт), печатается шрифтом размером № 14 через 1,5 интервала (18 пт).
Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы.
Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами (24 - 36 пт).
Подпись включает наименование должностей лиц, подписывающих справку, их личные подписи и расшифровку подписей (инициалы и фамилии).
Справка подписывается руководителем администрации Губернатора области, органа исполнительной власти Самарской области или руководителем их подразделений, готовившим проект.
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
3.4. Требования по оформлению обложки к постановлению Правительства области, представляемому на заседание Правительства области.
Обложки оформляются на картоне формата А3, сложенном пополам по большей стороне листа, изготовленного в типографии департамента финансово-хозяйственной деятельности Правительства области.
На лицевой стороне обложки указываются следующие реквизиты:
наименование проекта документа и его заголовок;
кем внесен проект документа - печатаются слова "Проект внесен:", под ними - название организации, внесшей проект документа.
Образец прилагается.
Образец
Герб Самарской области ¦
¦
ГУБЕРНАТОР ¦
САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ ¦ не
¦ менее
ПОСТАНОВЛЕНИЕ ¦ 10 см
от _________________ № ____________ ¦
¦
\¦/
¦ О внесении изменений в постановление Губернатора области
\¦/ от 27.12.1999 № 371 "О составе Попечительского Совета
1 инт. Самарского областного Фонда жилья и ипотеки"
¦ /¦\ \/
\¦/ ¦ 2 - 3 инт.
1,5 1,25 см /\
инт. <-------> В связи с переизбранием мэра г. Тольятти ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Внести изменения в постановление Губернатора области
/¦\ от 27.12.1999 № 371 "О составе Попечительского Совета Самарского областного
¦ Фонда жилья и ипотеки":
1.1. Вывести из состава Попечительского Совета Самарского
------> областного Фонда жилья и ипотеки (далее - Попечительский Совет) <------
Жилкина С.Ф.
левое 1.2. Ввести в состав Попечительского Совета Уткина Николая правое
поле Дмитриевича - мэра г. Тольятти. поле
2,5 см 2,5 см
¦
\¦/
3 инт.
/¦\
¦
Губернатор
Самарской области И.О.Фамилия
¦
\¦/
3 инт.
/¦\
¦
Иванов 322333
номер файла
нижнее поле не менее 2 см
Образец
УТВЕРЖДЕНО
постановлением Губернатора
Самарской области
от ____________ № _______
ПОЛОЖЕНИЕ
об областном реестре производственных объектов,
на которых нарушение производственной деятельности
приводит к возникновению чрезвычайных ситуаций
1. Общие положения
1.1. Положение об областном реестре производственных объектов, на которых нарушение производственной деятельности приводит к возникновению чрезвычайных ситуаций (далее - Положение), разработано в целях создания механизма сбора и накопления информации о производственных объектах, расположенных на территории Самарской области, на которых нарушение производственной деятельности в результате аварии, террористического акта и других причин приводит к возникновению чрезвычайной ситуации (далее - информация).
1.2. Предприятия, организации, объекты жизнеобеспечения населения, гидротехнические сооружения (далее - организации), нарушение производственной деятельности которых может привести к возникновению территориальной, региональной, федеральной или трансграничной чрезвычайной ситуации, подлежат регистрации в областном реестре производственных объектов, на которых нарушение производственной деятельности приводит к возникновению чрезвычайных ситуаций (далее - областной реестр).
(Далее текст не приводится)
_________________
Образец
СОГЛАШЕНИЕ
между Правительством Самарской области
и Правительством Российской Федерации (о чем?)
Правительство Самарской области в лице..., действующего на основании.., и Правительство Российской Федерации в лице..., действующего на основании..., далее именуемые Сторонами,
в целях...
согласились о нижеследующем:
Статья 1
..
(Далее текст не приводится)
_________________
Образец
Герб Самарской области ¦
¦
ПРАВИТЕЛЬСТВО САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ ¦ не
¦ менее
РАСПОРЯЖЕНИЕ ¦ 10 см
от ____________ № _______ ¦
¦
\¦/
О внесении изменений в Регламент деятельности
министерства культуры, молодежной политики и
спорта Самарской области, утвержденный распоряжением
Правительства Самарской области от 25.03.2004 № 27-р
¦
\¦/
2 - 3 инт.
/¦\
¦
1,25 см
¦ <--------> Во исполнение постановления Губернатора Самарской области
\¦/ от 10.11.2004 № 336 "О внесении изменений в штатное расписание
1,5 инт. администрации Губернатора области":
/¦\ Внести в Регламент деятельности министерства культуры, молодежной
¦ политики и спорта Самарской области, утвержденный распоряжением
¦ Правительства Самарской области от 25.03.2004 № 27-р, следующие изменения:
¦ пункт 2.4. исключить;
пункт 2.5. считать пунктом 2.4.;
-------> пункт 6 исключить; <-----
левое пункт 7 считать пунктом 6. правое
поле ¦ поле
2,5 см \¦/ 2,5 см
3 инт.
/¦\
¦
Председатель
Правительства Самарской области И.О.Фамилия
¦
\¦/
3 инт.
/¦\
¦
Иванов 322550
имя файла
/¦\
¦
нижнее поле не менее 2 см
ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
К ПРОЕКТУ ЗАКОНА САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ
"О СОЦИАЛЬНОЙ ПОДДЕРЖКЕ ВЕТЕРАНОВ ВЕЛИКОЙ
ОТЕЧЕСТВЕННОЙ ВОЙНЫ - ТРУЖЕНИКОВ ТЫЛА, ВЕТЕРАНОВ ТРУДА,
ГРАЖДАН, ПРИРАВНЕННЫХ К ВЕТЕРАНАМ ТРУДА, РЕАБИЛИТИРОВАННЫХ ЛИЦ
И ЛИЦ, ПРИЗНАННЫХ ПОСТРАДАВШИМИ ОТ ПОЛИТИЧЕСКИХ РЕПРЕССИЙ"
В соответствии со статьей 26.3 Федерального закона "Об общих принципах законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации" от 06.10.1999 № 184-ФЗ к полномочиям органов государственной власти субъекта Российской Федерации по предметам совместного ведения, осуществляемым данными органами самостоятельно за счет средств бюджета субъекта Российской Федерации, относится решение вопросов социальной поддержки жертв политических репрессий, ветеранов Великой Отечественной войны - тружеников тыла, ветеранов труда.
Кроме того, в соответствии со статьями 6, 44 Федерального закона "О внесении изменений в законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу некоторых законодательных актов Российской Федерации в связи с принятием федеральных законов "О внесении изменений и дополнений в Федеральный закон "Об общих принципах законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации и "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" от 22.08.2004 № 122-ФЗ меры социальной поддержки реабилитированных лиц, лиц, признанных пострадавшими от политических репрессий, ветеранов Великой Отечественной войны - тружеников тыла, ветеранов труда и граждан приравненных к ним, с 01.01.2005 определяются законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и являются расходными обязательствами субъектов Российской Федерации.
Таким образом, разработка проекта закона Самарской области "О социальной поддержке ветеранов Великой Отечественной войны - тружеников тыла, ветеранов труда, граждан, приравненных к ветеранам труда по состоянию на 31 декабря 2004 года, реабилитированных лиц и лиц, признанных пострадавшими от политических репрессий" (далее - Закон), проводилась в рамках закрепленных за субъектами Российской Федерации полномочий.
Следует отметить, что при разработке Закона были приняты во внимание изменения, внесенные в федеральные законодательные акты по социальной поддержке отдельных категорий населения в части замены некоторых видов льгот денежными компенсациями. В Законе также предусмотрены ежемесячные денежные выплаты вместо льготного проезда на транспорте, льготной оплаты услуг связи, льготной оплаты за пользование радио и коллективной телевизионной антенной. Вместе с тем учитывая социальную значимость льгот по оплате жилья и коммунальных услуг, льготного обеспечения лекарственными средствами, бесплатного зубопротезирования и обеспечения другими протезно-ортопедическими изделиями, льготной установки квартирного телефона, обеспечения транспортным средством, путевками на санаторно-курортное лечение по медицинским показаниям, данные меры социальной поддержки будут предоставляться в натуральном виде.
Предлагаемый Закон позволит постепенно и безболезненно перейти к новой системе социальной поддержки, формирующейся на территории Самарской области.
Министр труда
и социального развития
Самарской области Г.Д.Светкина
Приложение № 4
к инструкции по делопроизводству
в администрации Губернатора области и органах
исполнительной власти Самарской области
Образец
Лист согласования
к постановлению (распоряжению)
Правительства области (наименование вопроса)
Примечание. Инструкция по делопроизводству (п. 4.11) предусматривает время согласования распоряжений каждым лицом до 3-х дней, а постановлений до - 5 дней.
Образец
Лист согласования
к постановлению (распоряжению) Губернатора Самарской области
(наименование вопроса)
Примечание. Инструкция по делопроизводству (п. 4.11) предусматривает время согласования распоряжений каждым лицом до 3-х дней, а постановлений до - 5 дней.
При согласовании постановлений (распоряжений), касающихся кадровых вопросов в министерствах, необходимо согласование руководителя аппарата Правительства области.
Хасаев Г.Р. - первый заместитель председателя Правительства Самарской области - министр
экономического развития, инвестиций и торговли Самарской области
(фамилия, имя, отчество, должность)
___________________________________________________________________________________________
Содокладчики ______________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
Время для обсуждения вопроса 20 минут
<*> Органам и должностным лицам, обозначенным в списке полужирным шрифтом рассылается в обязательном порядке (список рассылки может меняться).
Приложение № 6
к инструкции по делопроизводству
в администрации Губернатора области и органах
исполнительной власти Самарской области
ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТОВ РЕЗОЛЮЦИЙ
ПО РАССМОТРЕННЫМ ДОКУМЕНТАМ
6.1. Проекты резолюций оформляются по установленной форме на листах формата А5 и А6.
6.2. Бланк резолюции имеет следующие реквизиты:
наименование должности лица, давшего резолюцию;
исполнитель (исполнители) поручений, содержащихся в резолюции.
При направлении резолюции подразделениям администрации Губернатора области и Правительства области указываются инициалы и фамилии их руководителей.
При наличии нескольких исполнителей поручений, содержащихся в резолюции, инициалы и фамилии должностных лиц печатаются одна под другой, с отступом 1 см от левой границы текстового поля через межстрочный интервал 18 пт на листах формата А5 и с отступом 0,5 см от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал на листах формата А6.
Текст отделяется от предыдущего реквизита 1-2 межстрочными интервалами (12 - 24 пт) и печатается через один межстрочный интервал.
Текст состоит из содержания отношения к указанным в документах вопросам либо поручений и даты представления доклада об их исполнении.
При заполнении резолюции используется шрифт Times New Roman (Cyr) размера № 14.
Подпись состоит из личной подписи, инициалов имени, отчества и фамилии руководителя, давшего резолюцию. Инициалы имени, отчества и фамилия печатаются у правой границы текстового поля и отделяются от текста 2 - 3 межстрочными интервалами (24 - 36 пт).
Дата подписания резолюции оформляется словесно-цифровым способом (17 июля 2004 г.) и печатается от границы левого поля двумя межстрочными интервалами (24 пт) ниже реквизита "Подпись".
Образцы прилагаются.
Образец
(Формат А6)
ГУБЕРНАТОР ¦ ГУБЕРНАТОР
САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ ¦ САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ
----------------------- ¦
---------------------
¦
Иванову П.А. (созыв) ¦
Иванову А.Н. ¦ Сычеву С.А.
Вечкановой Т.И. ¦
¦ Согласен с предложениями министерства
Прошу совместно рассмотреть и до¦ управления финансами Самарской области.
10 октября с. г. представить согласованные¦ Прошу подготовить совещание по данному
замечания и предложения к законопроекту. ¦ вопросу.
¦
К.А.ТИТОВ ¦ К.А.ТИТОВ
¦
"20" августа 2004 г. ¦ "15" ноября 2004 г.
-- --------- ¦ -- --------
¦
ПРЕДСЕДАТЕЛЬ ПРАВИТЕЛЬСТВА ¦ ПРЕДСЕДАТЕЛЬ ПРАВИТЕЛЬСТВА
САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ ¦ САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ
-------------------------- ¦
---------------------------
¦
Иванову П.А. ¦ Гусаровой Г.И.
¦ Светкиной Г.Д.
Для рассмотрения и ответа. ¦
¦ Возвращается для доработки, согласования
¦ и внесения до 1 декабря с. г. в установленном
¦ порядке.
¦
С.А.СЫЧЕВ ¦ С.А.СЫЧЕВ
¦
"15" октября 2004 г. ¦ "10" ноября 2004 г.
-- --------- ¦ -- --------
---------------------------- ¦
¦ ¦
¦ Хасаеву Г.Р. (созыв) ¦
¦ Иванову П.А. ¦
¦ Гусаровой Г.И. ¦
¦ Емельянову В.К. ¦
¦ Когану Е.Я. ¦
¦ Светкиной Г.Д. ¦
¦ Свешникову Н.В. ¦
¦ Ушамирскому К.А. ¦
¦ Вечкановой Т.И. ¦
¦ ¦
¦ Прошу совместно рассмотреть и до 10 декабря с. г. ¦
¦ представить согласованные замечания и предложения ¦
¦ к законопроекту. ¦
¦ ¦
¦ К.А.ТИТОВ ¦
¦ ¦
¦ "20" октября 2004 г. ¦
¦ -- --------- ¦
L----------------------------------------------------------------
Приложение № 7
к инструкции по делопроизводству
в администрации Губернатора области и органах
исполнительной власти Самарской области
ОФОРМЛЕНИЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЙ ИНИЦИАТИВЫ
ГУБЕРНАТОРА САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ НА ОСНОВАНИИ
ЗАКОНА САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ "О РАЗРАБОТКЕ,
ВНЕСЕНИИ И ПРИНЯТИИ ЗАКОНОВ САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ"
Проект закона Самарской области (далее - законопроект) подготавливается для внесения Губернатором области в Губернскую Думу в порядке законодательной инициативы, печатается шрифтом размером № 14 на стандартных листах бумаги формата А4.
На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка "Вносится Губернатором Самарской области". Пометка печатается через 1 межстрочный интервал и выравнивается по правой границе.
На расстоянии 2-х одиночных межстрочных интервалов от пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект".
Законопроект имеет следующие реквизиты.
Наименование вида акта - Закон Самарской области - отделяется от слова "Проект" 2-мя одинарными межстрочными интервалами и печатается прописными буквами размером шрифта не менее № 16 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2-мя одинарными межстрочными интервалами и печатается через 1 интервал шрифтом размером № 14, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?". Если заголовок состоит из 3-х или более строк, то он печатается строчными полужирными буквами через 1 интервал.
Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок не берется в кавычки.
В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.
Например:
О внесении изменений
в Закон Самарской области "..."
или
О внесении изменений в статью 4
Закона Самарской области "..."
Текст отделяется от заголовка 2 одинарными межстрочными интервалами и печатается через 1,5 интервала.
Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.
Текст законопроекта может подразделяться на части, разделы, главы, статьи.
Заголовки частей, разделов и глав, если они имеются, печатаются прописными буквами, шрифтом размером № 14 и выравниваются по центру.
Заголовки могут выделяться полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится.
Номера глав проставляются римскими цифрами.
Заголовки статей печатаются строчными буквами через 1 межстрочный интервал, выделяются полужирным шрифтом и выравниваются по левой границе. Точка в конце заголовка не ставится. Слово "Статья" печатается с красной строки с прописной буквы. Номер статьи проставляется арабскими цифрами.
При отсутствии заголовка слово "Статья" и номер выделяются полужирным шрифтом. Текст статьи печатается в строку. Статьи имеют единую сквозную нумерацию.
В зависимости от содержания текст статьи может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами в пределах каждой статьи.
Подпись отделяется от текста 5 межстрочными одинарными интервалами и состоит из слов "Губернатор Самарской области". Слова "Губернатор" и "Самарской области" печатаются в 2 строки через 1 межстрочный интервал. Слова "Самарской области" печатаются от левой границы текстового поля, а слово "Губернатор" выравнивается по центру относительно этих слов.
Инициалы имени, отчества и фамилия Губернатора Самарской области печатаются по второй строке и выравниваются по правой границе текстового поля.
/¦\
------¬
¦<----¦25 мм¦
\¦/ L------
-----------------------------------------------------------------------¬
¦ Образец оформления проекта закона Самарской области ¦
+----------------------------------------------------------------------+
¦ /¦\ Вносится Губернатором ¦
¦
------------¬ ¦ Самарской области ¦
¦ ¦5 одинарных¦ ¦ / \¦ ¦
¦ ¦межстрочных+--->¦ ¦ ¦
¦ ¦интервалов ¦ ¦ -----------------+------¬ ¦
¦ L------------ ¦ ¦Times New Roman Cyr, 14¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ Проект ¦
¦
--------------------¬ ¦ L------------------------ ¦
¦ ¦Times New Roman Cyr¦ ¦ ¦
¦ ¦16, Ж ¦ ¦ ¦
¦ L-------------------- ¦ ¦
¦ ¦ \¦/ ¦
<------> ¦ \¦/ ¦ <------->
/¦\ ¦ ЗАКОН САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ ¦ /¦\
¦ ¦ ¦ ¦
О плате за государственную регистрацию прав на недвижимое
имущество и сделок с ним и за предоставление информации
о зарегистрированных правах в самарской области
Первая страница принятого в целом закона Самарской области оформляется следующим образом:
Требования по оформлению
пояснительной записки к законопроекту
Пояснительная записка к законопроекту оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты.
Наименование вида документа - печатается прописными буквами 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка, например:
ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
к проекту закона Самарской области
"О пособиях на семью в Самарской области"
Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 14 через 1,5 интервала на расстоянии не менее 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноза социально-экономических и иных последствий его принятия.
Пояснительная записка подписывается руководителем администрации Губернатора области, министерства, департамента, управления, готовившего законопроект.
Должность (подпись)
(дата)
---------------------------------------------¬
¦Образец справки о состоянии законодательства¦
¦ в данной сфере правового регулирования ¦
L---------------------------------------------
СПРАВКИ
о состоянии законодательства
в данной сфере правового регулирования
Основные положения... в настоящее время регулируются:
1) Конституцией Российской Федерации;
2) федеральными законами "...";
3) указами Президента Российской Федерации;
4) постановлениями Правительства Российской Федерации;
5) законами Самарской области "...";
6) постановлениями Губернатора Самарской области, Правительства Самарской области.
----------------------------------------------------¬
¦Образец перечня законов и иных нормативных правовых¦
¦ актов, подлежащих отмене, изменению и дополнению ¦
¦ в случае принятия Закона Самарской области "..." ¦
L----------------------------------------------------
ПЕРЕЧЕНЬ
законов и иных нормативных актов,
подлежащих отмене, изменению и дополнению
в случае принятия Закона Самарской области.
В случае принятия Закона Самарской области "..." подлежат признанию утратившими силу:
1) Закон Самарской области... (далее в скобках указываются источники официального опубликования акта (год издания, N, статья) и в хронологическом порядке все изменения и дополнения к указанному акту);
2) статьи...Закона...;
3) постановление...;
4)...;
5) принятые на их основе нормативные правовые акты органов исполнительной власти.
В случае принятия Закона Самарской области "..." до вступления его в силу необходимо внести изменения и дополнения в:
1) статьи...;
2)...;
3) принятые на их основе нормативные правовые акты органов исполнительной власти.
---------------------------------------------¬
¦Образец финансово-экономического обоснования¦
¦ проекта закона Самарской области "..." ¦
L---------------------------------------------
ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКОЕ ОБОСНОВАНИЕ
проекта закона Самарской области "О льготах на проезд
на междугородном транспорте для детей, нуждающихся
в санаторно-курортном лечении"
По данным Министерства здравоохранения Российской Федерации, в настоящее время 600 тысяч детей находятся под диспансерным наблюдением по различным хроническим заболеваниям и нуждаются в санаторно-курортном лечении по медицинским показаниям.
Из них численность детей в возрасте с 11 до 18 лет, то есть того контингента, который не имеет льгот по проезду по другим основаниям, составляет 267 тысяч человек.
Расчет затрат на возмещение предоставляемой льготы.
Средняя цена билета на май-апрель 2002 года, в рублях:
на железнодорожном транспорте - 173 250;
на воздушном транспорте - 1 000 000;
на автомобильном транспорте - 24 000;
на водном транспорте (морском и речном в среднем) - 85 155.
По данным на 2001 год, 80% лиц, которым были предоставлены путевки, пользовались железнодорожным транспортом, 12% - воздушным, 6% - автомобильным и 2% - водными видами транспорта:
(267000 х 80: 100) х 173250 = 3700620000;
(267000 х 12: 100) х 1000000 = 32040000000;
(267000 х 6: 100) х 24000 = 384480000;
(267000 х 2: 100) х 85155 = 454727700.
Итого 69 885 407 700.
При предоставлении 50-процентной льготы по проезду детям затраты на возмещение составят 69 885 407 700: 2 = 34 942 703 850.
При предоставлении 50-процентной льготы по проезду для лиц, сопровождающих ребенка, затраты на возмещение удвоятся и составят 69885407700 рублей (69,9 млрд. рублей).
Подписывается руководителем министерства, департамента, управления, готовившего обоснование.
Должность (подпись)
(дата)
Приложение № 8
к инструкции по делопроизводству
в администрации Губернатора области и органах
исполнительной власти Самарской области
Самарская Губернская Дума
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
ПО ПРОЕКТУ ЗАКОНА САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ (НАИМЕНОВАНИЕ)
(Дается общая оценка и излагаются конкретные замечания и предложения к законопроекту, степень учета положений заключения Губернатора области официальных отзывов и поправок Губернатора области, а также мнение Губернатора области о целесообразности принятия либо отклонения законопроекта).
Губернатор
Самарской области И.О.Фамилия
Приложение № 9
к инструкции по делопроизводству
в администрации Губернатора области и органах
исполнительной власти Самарской области
Самарская Губернская Дума
ОФИЦИАЛЬНЫЙ ОТЗЫВ
НА ПРОЕКТ ЗАКОНА САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ
(НАИМЕНОВАНИЕ, СТАДИЯ РАСПРОСТРАНЕНИЯ)
(Дается общая оценка и излагаются конкретные замечания и предложения к законопроекту, степень учета положений заключения Губернатора области официальных отзывов и поправок Губернатора области, а также мнение Губернатора области о целесообразности принятия либо отклонения законопроекта).
Губернатор
Самарской области И.О.Фамилия
Приложение № 10
к инструкции по делопроизводству
в администрации Губернатора области и органах
исполнительной власти Самарской области
Образец
Самарская Губернская Дума
ПОПРАВКИ
К ПРОЕКТУ ЗАКОНА САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ (НАИМЕНОВАНИЕ),
ПРИНЯТОМУ САМАРСКОЙ ГУБЕРНСКОЙ ДУМОЙ В ПЕРВОМ ЧТЕНИИ (ДАТА)
(Излагаются постатейные поправки к законопроекту, подготовленные Губернатором области на основе материалов, представленных органами государственного управления.
Поправки формулируются в виде изменения редакции статей, дополнения законопроекта конкретными статьями, частями, абзацами, пунктами, подпунктами, предложениями или словами либо в виде предложений об исключении конкретных статей, частей, абзацев, пунктов, подпунктов, предложений или слов.
В каждой поправке, как правило, дается обоснование).
Губернатор
Самарской области И.О.Фамилия
Приложение № 11
к инструкции по делопроизводству
в администрации Губернатора области и органах
исполнительной власти Самарской области
ОФОРМЛЕНИЕ ПРОТОКОЛОВ ЗАСЕДАНИЙ, СОВЕЩАНИЙ
11.1. Протоколы печатаются на бланках установленной формы или стандартных листах бумаги шрифтом размером № 14.
11.2. Протокол имеет следующие реквизиты.
Наименование вида документа - протокол.
Вид заседания, совещания, например:
совещания у Губернатора Самарской области
И.О.ФАМИЛИЯ
При оформлении протокола на стандартных листах бумаги:
наименование вида документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру;
вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами (24 пт), печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.
Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала (24 пт) ниже предыдущего реквизита.
Номер протокола совещания у Губернатора области, председателя Правительства области состоит из знака N, а также порядкового номера протокола в пределах календарного года, например № 21.
Протоколы заседаний комиссий нумеруются арабскими цифрами в пределах календарного года.
Дата и номер печатаются справа 2 межстрочными интервалами (24 пт) ниже предыдущего реквизита полужирным шрифтом и подчеркиваются.
Например: от 10 октября 2004 г. № 12
---------------------------
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части указываются фамилия и инициалы председательствовавшего на заседании (совещании), должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на заседании.
Слово "ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ" печатается центровано прописными буквами, под ним 2 межстрочными интервалами (24 пт) ниже - должность председательствовавшего, затем 1,5 интервалами (18 пт) ниже - также центровано инициалы и фамилия прописными буквами.
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие - "Присутствовали:". Затем 1-2 межстрочными интервалами (12-24 пт) ниже печатаются наименования должностей присутствовавших, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии (межстрочный интервал - 1). Наименования должностей могут быть указаны обобщенно <*>, например:
руководители министерств, департаментов, управлений.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала (18 пт) и включает вопросы, рассматриваемые на заседании (совещании), и принятые по ним решения.
--------------------------------
<*> Фамилии могут быть указаны в алфавитном порядке.
Каждый вопрос нумеруется римской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центровано шрифтом размером № 14 и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по этому вопросу решение.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами (36 пт) и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Гриф (пометка ограничения доступа к документу) - печатается в правом верхнем углу первого листа протокола и подчеркивается. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных интервала (18 пт) и центрируется по отношению к ним.
Образцы прилагаются.
Образец
Для служебного пользования
Экз. № ___
ПРОТОКОЛ СОВЕЩАНИЯ
У ГУБЕРНАТОРА САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ
И.О.ФАМИЛИЯ
от ___________ № _____
ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ
Губернатор Самарской области
И.О.ФАМИЛИЯ
Присутствовали:
--------------
министры Самарской области - инициалы и фамилии в алфавитном
порядке
начальник Главного - инициалы и фамилия
управления Центрального
банка Российской Федерации
по Самарской области
руководители органов - инициалы и фамилии в алфавитном
местного самоуправления порядке
органов
депутаты Самарской - инициалы и фамилии в алфавитном
Губернской Думы порядке
управляющий отделением - инициалы и фамилия
Пенсионного фонда
Российской Федерации по
Самарской области
ответственные работники - инициалы и фамилии в алфавитном
администрации Губернатора порядке
области и Правительства
области представители
средств массовой
информации
I. Об основных направлениях агропромышленной политики
Самарской области на 2003-2010 годы
________________________________________________________
(Фамилия, фамилия, фамилия)
1. Одобрить проект основных направлений агропромышленной политики на 2004-2010 годы.
2. Министерству сельского хозяйства и продовольствия Самарской области (Румянцеву) совместно с министерством экономического развития, инвестиций и торговли Самарской области (Хасаевым), министерством управления финансами Самарской области (Ивановым), другими заинтересованными органами исполнительной власти и организациями доработать указанный проект с учетом высказанных предложений и замечаний, предусмотрев при этом:
создание резервного фонда зерна и регулирование рынка зерна в области.
(Далее текст не приводится)
Губернатор
Самарской области И.О.Фамилия
Приложение № 12
к инструкции по делопроизводству
в администрации Губернатора области и органах
исполнительной власти Самарской области
ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТОВ
ПРИКАЗОВ (РАСПОРЯЖЕНИЙ) ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ
ВЛАСТИ САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ, ИХ ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ
1. Приказ (распоряжение) печатается на бланке установленной формы шрифтом размером № 14.
2. Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:
Наименование органа.
Название вида документа - приказ (распоряжение).
Дата и номер - указанные реквизиты печатаются централизованным способом. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака "N", буквы "п" для приказа и буквы "р" для распоряжения и порядкового номера приказа (распоряжения), например: от 11 января 2005г. № 321-п (приказ), от 15 января 2005г. № 17-р (распоряжение).
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. В распоряжениях заголовок оформляется при необходимости. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из 2 и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал, например:
О порядке подготовки и оформления документов
в аппарате Правительства Самарской области
или
О командировании работников министерства сельского
хозяйства и продовольствия Самарской области
в Шенталинский район
Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24-36 пт, печатается через интервал 18 пт от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа (распоряжения) может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа (распоряжения). Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ (распоряжение) издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его дата, номер и заголовок.
Преамбула в проекте приказа завершается словом "приказываю:", которое печатается вразрядку.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и срока исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица.
Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ (распоряжение), включаются в указатель рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа (распоряжения). Приказ нормативного характера должен содержать пункт об опубликовании приказа в средствах массовой информации.
Приложения к приказам (распоряжениям) оформляются аналогично приложениям к постановлению (распоряжению) Правительства области.
Визы включают личные подписи визирующих, расшифровку подписей и дату.
Место расположения виз аналогично их расположению на проектах постановлений (распоряжений) Правительства области.
Подпись состоит из слов "Министр (наименование министерства)", инициала имени и фамилии министра.
Слова "Министр (наименование министерства)" печатаются через 1 межстрочный интервал, от левой границы текстового поля, а слова "Самарской области" по центру относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия министра печатаются от правой границы текстового поля.
Образец прилагается.
Образец
Министр культуры, молодежной политики и спорта Самарской области
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от "___" _________ г. № 5-р
О порядке использования средств компьютерной,
копировально-множительной техники и факсимильной
связи в структурных подразделениях министерства культуры,
молодежной политики и спорта Самарской области
В целях упорядочения использования средств компьютерной, копировально-множительной техники и факсимильной связи в структурных подразделениях министерства культуры, молодежной политики и спорта Самарской области:
1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке использования средств компьютерной, копировально-множительной техники и факсимильной связи, установленных в подразделениях министерства культуры, молодежной политики и спорта Самарской области.
2. Руководителям структурных подразделений министерства культуры, молодежной политики и спорта Самарской области обеспечить строгое выполнение требований Положения.
3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на руководителя службы делопроизводства (помощника руководителя) министерства культуры, молодежной политики и спорта Самарской области.
Министр культуры,
молодежной политики и спорта
Самарской области И.О.Фамилия
Образец
УТВЕРЖДЕНО
распоряжением министра
культуры, молодежной политики
и спорта Самарской области
от "___"____________г. N____
ПОЛОЖЕНИЕ
о порядке использования компьютерной,
копировально-множительной техники и факсимильной связи,
установленных в подразделениях министерства культуры,
молодежной политики и спорта Самарской области
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящее Положение определяет организацию и правила использования средств компьютерной, копировально-множительной техники и факсимильной связи в подразделениях министерства культуры, молодежной политики и спорта Самарской области (далее - подразделения).
(Далее текст не приводится)
___________________________
Образец
Министерство экономического развития, инвестиций и торговли
Самарской области
ПРИКАЗ
от 31 мая 2004 г. № 2
О распределении субсидий на строительство или приобретение жилья
работниками организаций бюджетной сферы, государственными и
муниципальными служащими Самарской области на 2004 год
В соответствии с пунктом 3 статьи 1 Закона Самарской области "О порядке предоставления работникам организаций бюджетной сферы, государственным и муниципальным служащим Самарской области, нуждающимся в улучшении жилищных условий, субсидий на строительство или приобретение жилья" приказываю:
1. Распределить средства на предоставление субсидий на строительство или приобретение жилья работниками организаций бюджетной сферы, государственными и муниципальными служащими Самарской области на 2004 год, предусмотренные Законом Самарской области "Об областном бюджете на 2004 год" (в приложении 6 по отрасли "Жилищное строительство"), согласно приложению.
2. Опубликовать настоящий приказ в средствах массовой информации.
Министр
экономического развития, инвестиций
и торговли Самарской области Г.Р.Хасаев
Приложение
к приказу министерства экономического
развития, инвестиций и торговли
Самарской области
от 31 мая 2004 года № 2
РАСПРЕДЕЛЕНИЕ
СРЕДСТВ НА ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ СУБСИДИЙ НА
СТРОИТЕЛЬСТВО ИЛИ ПРИОБРЕТЕНИЕ ЖИЛЬЯ
РАБОТНИКАМИ ОРГАНИЗАЦИЙ БЮДЖЕТНОЙ СФЕРЫ,
ГОСУДАРСТВЕННЫМИ И МУНИЦИПАЛЬНЫМИ СЛУЖАЩИМИ
САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ НА 2004 ГОД
(Далее текст не приводится)
____________________________
Приложение № 13
к инструкции по делопроизводству
в администрации Губернатора области и органах
исполнительной власти Самарской области
ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТОВ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ И ТЕЛЕГРАММ
13.1. Письма оформляются на бланках установленной формы.
13.2. Письмо имеет следующие реквизиты:
Дата - оформляется словесно-цифровым способом.
Исходящий номер в письмах за подписью Губернатора области и председателя Правительства области состоит из индекса органа исполнительной власти области или должностного лица (приложение 2), индекса вопроса и порядкового номера по единой нумерации с начала года, например: 1-43/23 (6-43/51).
В письмах, подписанных руководителем органа исполнительной власти области, исходящий номер состоит из индекса органа исполнительной власти области и порядкового номера по единой нумерации с начала года, например 8/22.
Адресат печатается от центра текстового поля 3 межстрочными интервалами (36 пт) ниже границы верхнего поля. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа.
Наименование органа исполнительной власти Самарской области, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.
Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности 1,5 межстрочными интервалами (18 пт).
Служебные письма адресуют организациям, их руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения.
В состав адресата входят наименование организации (органа исполнительной власти Самарской области), наименование должности, инициалы и фамилия получателя. Если служебное письмо адресовано частному лицу - инициалы и фамилия лица.
Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления корреспонденту, не входящему в утвержденный указатель рассылки, или частному лицу.
При направлении служебного письма в организацию ее наименование пишется в именительном падеже, например:
Российская академия государственной службы
при Президенте Российской Федерации
При направлении служебного письма в структурное подразделение организации наименование подразделения также пишется в именительном падеже, например:
Самарская Губернская Дума
Комитет по сельскому хозяйству
и продовольствию
Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, если именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по вопросам, поставленным в направляемом ему документе.
При этом наименование должности и фамилия пишутся в дательном падеже, например:
Председателю Самарской
Губернской Думы
И.О.Фамилия
Если служебное письмо адресуется лицу, имеющему ученое звание или ученую степень, то перед фамилией может указываться звание или степень, например:
Ректору Самарского
медицинского университета
профессору И.О.Фамилия
Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:
Органам
местного самоуправления
Самарской области
Если служебное письмо адресуется частному лицу, то сначала следует указывать фамилию и инициалы частного лица, затем почтовый адрес, который печатается через 1 межстрочный интервал, например:
Фамилия И.О.
443010, г. Самара,
ул. Ленинская, д. 8, кв. 15
Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия(и)" не указывается.
Если количество адресатов письма более четырех, то составляется указатель рассылки и на каждом экземпляре письма, как правило, указывается только один адресат.
При необходимости рассылки копий письма администрации Губернатора области, органам исполнительной власти Самарской области наименования приводятся в указателе рассылки, прилагаемом к письму независимо от количества адресатов.
Заголовок к тексту - реквизит, в краткой форме выражающий основное содержание письма, его тему. Заголовок является частью поискового образа документа и при регистрации письма и постановке его на контроль наряду с другими реквизитами вводится в базу данных.
Не составляется заголовок к письмам, изготовленным на бланках формата А5, с текстом небольшого объема (менее 8-9 строк). Заголовок печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением начальной буквы) через 1 межстрочный интервал. Заголовок располагается под реквизитами бланка, место для него обычно отмечается уголками при типографском изготовлении бланков.
Строка заголовка к тексту не должна превышать 28 печатных знаков. Если объем заголовка к тексту превышает 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков), то его допускается продлевать до границы правого поля с выравниванием по центру.
Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 интервала (18 пт).
Текст письма излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем и т.д.) или от 3-го лица единственного числа (Правительство области вносит, министерство представляет и т.д.).
Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом, например:
Уважаемый..............!
Приложение отделяется от текста 1,5 - 2 межстрочными интервалами (18 - 24 пт).
Слово "Приложение" печатается с красной строки и подчеркивается. После слова "Приложение" ставится двоеточие. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал.
Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то отметка о нем делается ниже текста документа по форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
___________
Если в тексте названо несколько приложений или если приложения в тексте документа не названы, то наименования приложенных документов перечисляются после текста с указанием количества листов и экземпляров каждого документа:
Приложения: 1. Текст законопроекта о...на 7 л. в 2 экз.
----------- 2. Пояснительная записка к проекту закона о...на 3 л.
3. Заключение Правительства области по...законопроекту на 3 л.
Если приложение направляется не во все указанные в письме адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по форме:
Приложение: на 2 л. в 3 экз. во второй адрес.
-----------
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:
Приложение: программа в 3 экз.
-----------
Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами (36 пт).
Если письма оформляются на бланке, то подпись включает сокращенное наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию:
Министр И.О.Фамилия
Если письмо оформляется на бланке Губернатора области, председателя Правительства области то наименование должности в подписи указывается.
Если письмо оформляется не на бланке, то в подписи указываются полное наименование должности, личная подпись, инициалы имени и отчества, фамилия:
Министр
управления финансами
Самарской области И.О.Фамилия
При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании письма несколькими должностными лицами одного ранга их подписи располагаются на одном уровне и ограничиваются, соответственно, левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей и отделяются от них дополнительным интервалом 1,5 (18 пт), например:
Министр Министр
здравоохранения образования и науки
Самарской области Самарской области
подпись И.О.Фамилия подпись И.О.Фамилия
Фамилия исполнителя и номер его телефона печатаются на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Образцы прилагаются.
Образец
ГУБЕРНАТОР Председателю
САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ Самарской Губернской
Думы
443006, г. Самара
ул. Молодогвардейская, 210 В.Ф.Сазонову
телефон 32-22-68
____________ № ____________
На __________ от __________
Уважаемый Виктор Федорович!
На основании статьи 95 Устава (Основного Закона) Самарской области вношу на рассмотрение Самарской Губернской Думы в порядке реализации права законодательной инициативы проект закона Самарской области "О внесении изменений в Закон Самарской области "Об областном бюджете на 2004 год".
С докладом выступит Иванов Павел Александрович - заместитель председателя Правительства Самарской области - министр управления финансами Самарской области.
Приложения: 1. Проект постановления Самарской Губернской Думы.
2. Текст законопроекта на 95 листах.
3. Пояснительная записка.
4. Справка о состоянии законодательства в данной сфере правового регулирования.
5. Перечень нормативных правовых актов, отмены, изменения или дополнения которых потребует принятие проекта закона Самарской области "О внесении изменений в Закон Самарской области "Об областном бюджете на 2004 год".
6. Финансово-экономическое обоснование принятия законопроекта.
Всего 104 листа.
Губернатор
Самарской области И.О.Фамилия
Иванов 321586
13.3. Особенности оформления служебных писем при переписке с зарубежными корреспондентами.
13.3.1. Письма зарубежным адресатам оформляются на бланках. Проекты указанных писем печатаются с использованием текстового редактора Win Word шрифтом Times New Roman (Cyr) размером № 14 с межстрочным интервалом 18 пт. При использовании других версий текстового редактора тип шрифта, его величина и межстрочные интервалы должны соответствовать указанному выше.
13.3.2. Переписка Губернатора области и председателя Правительства области с зарубежными адресатами осуществляется в соответствии с нормами и правилами государственной протокольной практики и прецедентами.
Адресат. При оформлении письма президенту, премьер-министру, чрезвычайному и полномочному послу или другому должностному лицу подобного ранга зарубежного государства адресат включает титул, инициал имени, фамилию (имя и фамилию) адресата, полное наименование должности лица и название города. Все составные части реквизита, кроме названия города, печатаются прописными буквами.
Реквизит печатается через 1 интервал и располагается в левом нижнем углу первого листа, независимо от количества листов письма. Например:
ЕГО ВЕЛИЧЕСТВУ
ХАРАЛЬДУ V
КОРОЛЮ НОРВЕГИИ
г. Осло
Текст письма начинается с обращения, формулируемого в соответствии с традициями страны назначения, статусом и уровнем взаимоотношений должностных лиц. Например: "Ваше Превосходительство", "Уважаемый Александр Григорьевич", "Ваше Величество". Обращение печатается с красной строки.
В качестве заключительной формулы вежливости используются такие фразы, как "С уважением", "Искренне Ваш", "С глубоким уважением". В ответном письме целесообразно употребить аналогичный комплимент.
Подпись включает наименование должности лица, от имени которого посылается письмо, его личную подпись и расшифровку (инициалы и фамилию).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 интервал и центруется относительно самой длинной строки.
При оформлении проекта письма на персональном бланке наименование должности не указывается.
13.3.3. При оформлении писем других должностных лиц зарубежным адресатам:
Адресат включает инициалы имени и фамилию (имя и фамилию) адресата; должность адресата; наименование организации (фирмы); номер дома, название улицы; название населенного пункта, почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута; название страны. Если письмо направляется в США, то после названия города дается, часто сокращенное, название штата. При адресовании писем в Великобританию может быть указано название графства. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения.
Адресат располагается в правом верхнем углу первого листа письма. В соответствии с международными стандартами составные части реквизита выравниваются по левой его границе. Количество строк адресата должно быть ограничено шестью, а количество знаков в строке - тридцатью. Если в строке более 30 знаков, адресат можно оформить шрифтом меньшего размера. Адресат должен быть написан компактно, без разрядки и подчеркиваний. Рекомендуется писать прописными буквами название местности (город, регион, провинция, штат, графство, кантон), учреждения, осуществляющего доставку (в виде почтового кода, как правило), и страну назначения.
Если письмо адресуется организации, сначала указывается ее название, затем почтовый адрес. Например:
American National Social Institute
15 Noth 32nd Street
NEW YORK, N.Y. 12148
USA
Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, должность, название фирмы, потом почтовый адрес. Например:
Mr.A.Widmar, Chairman,
D.Coke and Son Ltd
LONDO№ SWK 48C
ENGLAND
Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес. Например:
Mr. Luis Serrano Correcher
34 Calle Alcala 6a pl.
(servicio de prenca)
MADRID 28071
ESPANA
13.3.4. Дата письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке и оформляется словесно-цифровым способом.
Регистрационный номер письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке документа.
Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется только в письмах-ответах. Ссылка проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке письма. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.
Текст письма начинается, как правило, с обращения. В деловой переписке используются следующие обращения:
"Уважаемые господа" - к организации в целом;
"Уважаемый господин Блэк" - к мужчине;
"Уважаемая госпожа Смит" - к женщине;
"Уважаемый господин председатель (директор)" - к должностному лицу, фамилия которого неизвестна.
В персональных обращениях имя (инициал имени) адресата обычно опускается, остается только фамилия.
Смысловые части текста документа разделяются абзацами.
В качестве заключительной формулы вежливости могут быть использованы следующие фразы: "С уважением", "Искренне Ваш", "Наилучшие пожелания".
Текст письма печатается с красной строки в установленных границах полей.
Отметка о наличии приложения располагается под текстом письма.
Варианты оформления этого реквизита приводятся в разделе "Оформление проектов писем".
Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи.
Реквизит располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения.
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля с одинарным межстрочным интервалом и центрируется относительно максимальной строки, длина которой не должна превышать 8 см.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией пробел не ставится.
Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляются, а указываются на копии письма, остающейся в деле.
Идентификатор (имя файла на машинном носителе) проставляется в колонтитуле на первой и последующих страницах документа в левой части нижнего поля шрифтом Times New Roman (Cyr) размером № 8.
Образцы прилагаются.
Образец
Уважаемый господин Председатель,
Имею честь сообщить, что _____________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
С уважением,
Наименование должности И.О.Фамилия
_________________________
(наименование должности)
господину _______________
(инициалы имени, фамилия)
_________________________
(город, страна)
Ms. Kimma Avagimova
8024 Castorav Apt # A-2
PHILADELPHIA PA 19152
USA
Уважаемая госпожа Авагимова,
В связи с Вашим обращением сообщаем, что
(Далее текст не приводится)
Наименование должности И.О.Фамилия
12.4. Оформление проектов служебных телеграмм.
12.4.1. Телеграммы оформляются на бланках установленной формы.
12.4.2. Телеграммы имеют следующие реквизиты:
Адрес
(Куда)
(Кому)
Текст адресата печатается через 1 межстрочный интервал.
В состав адресата входит полный или условный телеграфный адрес организации:
Москва, ул. Короленко, д. 8
или
Санкт-Петербург, д. 15, "Восход"
Если телеграмма направляется в организацию, расположенную в городе областного или краевого подчинения, в адресе необходимо указывать наименование соответствующей области или края, например:
Елец Липецкой области
Ханты-Мансийск Тюменской области
Анадырь Магаданской области
Наименование организации печатается в дательном падеже и отделяется от телеграфного адреса 1,5 межстрочного интервала (18 пт):
Администрации Агинского Бурятского Автономного округа
или
Администрации Волгоградской области
При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже, например:
Губернатору Ямало-Ненецкого автономного округа
инициалы, фамилия
или
А.И.ИВАНОВУ
Если телеграмма направляется в несколько однородных организаций, то их наименование следует указывать обобщенно, например:
Органам местного самоуправления области
При направлении телеграммы в четыре и более адресов составляется указатель рассылки, который подписывается исполнителем, подготовившим текст телеграммы. На каждом экземпляре должен быть почтовый адрес.
Текст отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами (36 пт) и печатается через 1,5 интервала (18 пт).
Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое печатается центрованным способом, например:
Уважаемый...................!
Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов.
Текст печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Нельзя делать в тексте вставки.
Телеграмма составляется и передается на отправку в двух экземплярах.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами (36 пт) и включает наименование должности лица и ее расшифровку (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Исходящий номер и дата печатаются 2 межстрочными интервалами (24 пт) ниже реквизита "подпись" и состоят из порядкового номера по единой нумерации с начала года, индекса подразделения и даты регистрации, например: HP 35-8 от 24 октября 2004г.
Наименование и адрес отправителя указываются под чертой и включают в себя наименование органа (Правительства Самарской области), фамилию и подпись исполнителя, подготовившего текст телеграммы.
Виза. На копии телеграммы в нижней ее части проставляются визы исполнителя и руководителя подразделения, подготовившего телеграмму, а также время сдачи телеграммы на отправку.
Ссылка на номер и дату. При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указываются номер и дата документа, на который дается ответ.
12.4.3. При оформлении международных телеграмм их адрес и текст должны быть напечатаны латинскими буквами.
Адрес международной телеграммы печатается в следующей последовательности: наименование адресата (в именительном падеже); наименование организации или место жительства адресата (улица, номер дома); наименование пункта и страны назначения (город, страна).
Образец прилагается.
Образец
г. Москва,
Правительство Российской
Федерации
И.О.Фамилия
ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ ТЕЛЕГРАММА
Уважаемый..................!
(ТЕКСТ)
Губернатор
Самарской области И.О.Фамилия
_____________________________________________
443006, Самара, ул. Молодогвардейская, д. 210
Правительство Самарской области
Приложение № 14
к инструкции по делопроизводству
в администрации Губернатора области и органах
исполнительной власти Самарской области
ОБРАЗЦЫ ОФОРМЛЕНИЯ
ОТМЕТОК О СРОЧНОСТИ ДОСТАВКИ ДОКУМЕНТОВ
-----------------------------------------¬
¦ СРОЧНО ¦
¦ ______________________ ¦
¦ (индекс подразделения) ¦
¦ ______________________________________ ¦
¦ (подпись) ¦
¦ ______________________________________ ¦
¦ (Фамилия И.О.) ¦
¦ Дата ________ Время ________ ч.____ м. ¦
¦ к N_______________________________ <*> ¦
¦ ¦
L-----------------------------------------
<*> В графе "к N" проставляется учетный номер документа или его краткое наименование, например:
"к № 1-43/23 с поручением" или "к письму С.А.Сычева от 20.06.2004".
Приложение № 15
к инструкции по делопроизводству
в администрации Губернатора области и органах
исполнительной власти Самарской области
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
(наименование подразделения)
на ______________ год
--------------T-------T---------T--------T----------¬
¦ Индекс ¦Индекс ¦Заголовок¦ Срок ¦Примечания¦
¦подразделения¦вопроса¦ дела ¦хранения¦ ¦
L-------------+-------+---------+--------+-----------
Руководитель министерства (департамента, управления),
руководитель секретариата И.О.Фамилия
"___"_______________ г.
СОГЛАСОВАНО
Начальник общего отдела
аппарата Правительства области И.О.Фамилия
"___"_______________ г.
Приложение № 16
к инструкции по делопроизводству
в администрации Губернатора области и органах
исполнительной власти Самарской области
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель аппарата
Правительства Самарской области
Подпись И.О.Фамилия
Дата
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
Правительства Самарской области
на ________________ год
----------------------------------------------------¬
¦ Наименование раздела ¦
+-------------T-------T---------T--------T----------+
¦ Индекс ¦Индекс ¦Заголовок¦ Срок ¦Примечания¦
¦подразделения¦вопроса¦ дела ¦хранения¦ ¦
L-------------+-------+---------+--------+-----------
Начальник общего отдела
аппарата Правительства области И.О.Фамилия
ОДОБРЕНО
Протокол заседания экспертной архивной комиссии
Правительства Самарской области
от "___"________________ г. № ______
Приложение № 17
к инструкции по делопроизводству
в администрации Губернатора области и органах
исполнительной власти Самарской области
Архив за _________ г. ___________________________________
(наименование органа исполнительной
власти Самарской области)
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
дела переписки № _______________________ том № ___________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Сдал ______________________________________ "____"___________ г.
Принял в архив ________________________ "____"___________ г.
(подписи, инициалы, фамилии)
Приложение № 18
к инструкции по делопроизводству
в администрации Губернатора области и органах
исполнительной власти Самарской области
Приложение № 19
к инструкции по делопроизводству
в администрации Губернатора области и органах
исполнительной власти Самарской области
Архив за __________ г. ___________________________________
(наименование органа исполнительной
власти Самарской области)
ОПИСЬ
ОТДЕЛЬНЫХ, КОМПЛЕКСНЫХ ДЕЛ И ДЕЛ ПЕРЕПИСКИ
ПОСТОЯННОГО СРОКА ХРАНЕНИЯ, СДАННЫХ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ
----T-----T---------T----------T----------------T----------¬
¦ № ¦Номер¦Заголовок¦Количество¦ Год, месяц ¦Примечание¦
¦п/п¦дела ¦ дела ¦ листов в +------T---------+ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ деле ¦начала¦окончания¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ дела ¦ дела ¦ ¦
+---+-----+---------+----------+------+---------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---+-----+---------+----------+------+---------+-----------
Сдал ______________________________________ "____"___________ г.
Принял в архив ________________________ "____"___________ г.
(подписи, инициалы, фамилии)
Приложение № 20
к инструкции по делопроизводству
в администрации Губернатора области и органах
исполнительной власти Самарской области
ОФОРМЛЕНИЕ АКТОВ
Акт оформляется на бланке или на стандартных листах бумаги шрифтом размером № 14 и имеет следующие реквизиты.
Гриф утверждения печатается в правом верхнем углу первой страницы акта.
Гриф утверждения включает слово "УТВЕРЖДАЮ", которое печатается прописными буквами, наименование должности лица, утверждающего акт, личную подпись, ее расшифровку и дату.
Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки.
Слово "УТВЕРЖДАЮ", наименование должности лица, утвердившего документ, расшифровка подписи и дата разделяются 1,5 межстрочными интервалами (18 пт).
Наименование вида документа - АКТ. Наименование вида документа отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами (36 пт), печатается прописными буквами, выделяется шрифтом другой насыщенности и выравнивается по центру.
Номер оформляется арабскими цифрами и печатается после слова "АКТ" на той же строке.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами (36 пт), печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке к тексту акта указывается название или краткое содержание актируемого факта или события. Заголовок должен отвечать на вопрос, о чем составлен акт, например:
О выделении к уничтожению документов и дел,
не подлежащих дальнейшему хранению
Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами (36 пт) и печатается через 1,5 интервала (18 пт).
Текст акта состоит из двух частей - вводной и констатирующей <*>.
Вводная часть текста акта начинается словом "Основание:", после которого указывается наименование документа, послужившего основанием для составления акта, его дата, номер и заголовок. Наименование документа печатается в именительном падеже, например:
Основание: поручение руководителя аппарата Правительства области от 25.03.2004 № 37 "О проведении инвентаризации вычислительной и организационной техники, установленной в структурных подразделениях аппарата Правительства области".
С новой строки от левой границы текстового поля документа печатается слово "Составлен", ставится двоеточие, и далее перечисляются фамилии и инициалы составителей акта или состав комиссии, например:
Составлен: Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О. или
Составлен:
Председатель: Фамилия И.О.
Члены комиссии: Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.
Присутствовали: Фамилия И.О., Фамилия И.О.
Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются в алфавитном порядке.
Констатирующая часть текста акта начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и суть работы, проделанной составителями акта, ее результаты.
--------------------------------
<*> При необходимости допускается включать в акт заключительную часть, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.
В конце текста указываются сведения о количестве напечатанных экземпляров акта, месте их нахождения или адресатах, которым они направлены.
Например:
Составлен в двух экземплярах:
1-й экземпляр - общий отдел аппарата Правительства области,
2-й экземпляр - министерства экономического развития, инвестиций и торговли Самарской области.
Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами (36 пт).
Акт подписывается председателем комиссии и всеми лицами, принимавшими участие в его составлении, например:
Председатель комиссии подпись И.О. Фамилия
Члены комиссии подпись И.О. Фамилия
подпись И.О. Фамилия
Член комиссии, не согласный с содержанием акта, должен подписать его с пометкой "Замечания прилагаются".
Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.
Образец прилагается.
Образец
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель министерства
(департамента, управления)
или
руководитель секретариата
подпись И.О. Фамилия
дата
АКТ № ______
О выделении дел с истекшими сроками хранения на уничтожение
по _________________________
__________________________________________________________________
(министерству, департаменту, управлению, аппарату, секретариату)
Составлен: ___________________________________________________
(число, месяц, год)
Экспертная комиссия __________________________________________
__________________________________________________________________
В составе
председателя
__________________________________________________________________
заместителя председателя
__________________________________________________________________
членов
__________________________________________________________________
руководствуясь "Перечнем типовых управленческих документов,
образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков
хранения", издание Москва, ВНИИДАД и Росархив, 2000, отобрала как
не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое
значение следующие документы:
__________________________________________________________________
(наименование органа исполнительной власти Самарской области)
_________________________________________________________
Итого дел
В данный акт на уничтожение внесено _____________________ дел.
(прописью)
Председатель комиссии
Заместитель председателя комиссии
Члены комиссии
Документы сданы на переработку
______________________________________________________________
(подпись лица, уничтожившего документы)
Приложение № 21
к инструкции по делопроизводству
в администрации Губернатора области и органах
исполнительной власти Самарской области
Отдел делопроизводства аппарата
Правительства Самарской области
Прошу направить в ____________________________________________
(наименование министерства, управления,
__________________________________________________________________
организации, департамента)
постановление (распоряжение) Губернатора Самарской области или
постановление (распоряжение) Правительства области
от "___"_____________________ г. № ________________ в _______ экз.
Исполнитель (должность) подпись И.О.Фамилия
Руководитель органа
исполнительной власти
Самарской области подпись И.О.Фамилия
"___"__________________ г.
Приложение № 22
к инструкции по делопроизводству
в администрации Губернатора области и органах
исполнительной власти Самарской области
Приложение № 24
к инструкции
по делопроизводству
в администрации Губернатора области и органах
исполнительной власти Самарской области
ЖУРНАЛ
УЧЕТА ПРИНЯТЫХ И ОТПРАВЛЕННЫХ
ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ СООБЩЕНИЙ
----T------------T-------------T----------T----------T--------------T-------------T---------¬
¦ № ¦Дата и время¦Корреспондент¦Количество¦ Кратное ¦ Ф.И.О., ¦ Фамилия ¦Отметка о¦
¦п/п¦поступления ¦ отправки ¦ листов ¦содержание¦ принявшего ¦исполнителя и¦подшивке ¦
¦ ¦ (отправки) ¦ (получения) ¦сообщения ¦сообщения ¦(отправившего)¦руководителя,¦сообщения¦
¦ ¦ сообщения ¦ ¦ ¦ ¦ сообщение ¦подписавшего ¦ в дело ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(получившего)¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ сообщение ¦ ¦
L---+------------+-------------+----------+----------+--------------+-------------+----------
Приложение № 25
к инструкции по делопроизводству
в администрации Губернатора области и органах
исполнительной власти Самарской области
ПРАВИЛА РАБОТЫ С ЦЕНТРАЛИЗОВАННОЙ
АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ
СИСТЕМОЙ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ И
ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ
Централизованная автоматизированная информационная система документооборота и делопроизводства (далее - АИС ДД) администрации Губернатора Самарской области и органов исполнительной власти Самарской области предназначена для:
создания единого информационного пространства и упрощения взаимодействия сотрудников внутри организации;
сокращения сроков рассмотрения и согласования документов;
сокращения длительности и упрощения процедуры передачи документов внутри организации;
обеспечения возможности получения четкой информации о состоянии запроса и местонахождении документа;
обеспечение прозрачности схемы движения документов (постановлений, распоряжений, писем и т.д.);
исключения возможности утери информации о местонахождении документов;
снижения издержек на инфраструктуру хранения и движения документов на бумажных носителях.
В подразделениях администрации Губернатора области и органах исполнительной власти Самарской области с использованием АИС ДД ведется учет и регистрация документов, контроль исполнения постановлений и распоряжений Губернатора области и Правительства области, учет фактов согласования и визирования документов, ввод резолюций.
Для внесения необходимой информации в каждом подразделении администрации Губернатора области и органа исполнительной власти Самарской области назначается сотрудник, ответственный за оперативный ввод информации в АИС ДД.
Ответственный сотрудник обязан в течение одного рабочего дня выполнять с использованием централизованной АИС ДД ввод следующих данных:
реквизиты полученных или отправляемых документов;
при наличии технической возможности текст документа и приложений к нему или краткое содержание документа;
резолюции руководителя;
визы на листах согласований и комментарии к ним;
информации об исполнении документов.
Создание учетной карточки документа ведется ответственным сотрудником либо непосредственным исполнителем документа. Учетная карточка создается для любого документа, который проходит дальнейшую регистрацию в службах делопроизводства подразделений.
Регистрация документов ведется в АИС ДД с использованием единой системы нумерации.
Стандартная нумерация ведется по следующим правилам:
ХХХХ-К-П-П-П-T/N
где
ХХХХ - краткое буквенное обозначение органа исполнительной власти от 1 до 4 символов из утвержденной номенклатуры обозначений органов исполнительной власти Самарской области (обязательное поле);
К - цифровой код органа исполнительной власти Самарской области из нумерации индексов (приложение 2) (обязательное поле);
П - цифровой или буквенный внутренний код(ы) подразделения(ий) администрации Губернатора области или органа исполнительной власти Самарской области по иерархии (устанавливается руководителем администрации Губернатора области или органа исполнительной власти Самарской области;
№ - порядковый номер документа в потоке (обязательное поле).
Для учета используются три потока документов - входящие, исходящие и внутренние. К внутренним документам относится вся переписка между администрацией Губернатора области, органами исполнительной власти Самарской области и их подразделениями.
При поступлении информации о приходе документа, работа с ним начинается только после получения бумажного оригинала. Для документов, допускающих только электронное обращение, в электронной карточке документа указывается специальный маркер "Только электронная версия".
Документы, содержащие секретные сведения или имеющие гриф ДСП, в АИС ДД не учитываются и не регистрируются.
Руководитель службы делопроизводства (помощник руководителя) осуществляет контроль за общим состоянием делопроизводства, прохождением и исполнением документов в АИС ДД.
При отсутствии в подразделении компьютерной программы автоматизации документооборота и делопроизводства выбор и приобретение системы ведется с учетом ее совместимости с централизованной АИС ДЦ, эксплуатируемой в администрации Губернатора области и органах исполнительной власти Самарской области. Совместимость определяется на уровне общих реквизитов документа, определения и визуализации маршрута движения документа и общих справочников сотрудников и подразделений. Используемые в администрации Губернатора области и органах исполнительной власти Самарской области компьютерные системы автоматизации документооборота и делопроизводства поэтапно оснащаются модулями, обеспечивающими указанную совместимость с централизованной АИС ДД.
