РАСПОРЯЖЕНИЕ МЭРА ГОРОДСКОГО ОКРУГА ТОЛЬЯТТИ САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ от 17.02.2006 № 43-1/р
"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О КАНЦЕЛЯРИИ (ОТДЕЛЕ) МЭРИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ТОЛЬЯТТИ"
Официальная публикация в СМИ:
публикаций не найдено
МЭР ГОРОДСКОГО ОКРУГА ТОЛЬЯТТИ
САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 17 февраля 2006 г. № 43-1/р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О КАНЦЕЛЯРИИ (ОТДЕЛЕ)
МЭРИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ТОЛЬЯТТИ
Для организации дальнейшей работы канцелярии (отдела) мэрии городского округа Тольятти, на основании Постановлений мэра г. Тольятти от 28.12.2005 № 205-1/п "О внесении изменений в структуру мэрии г. Тольятти" и от 29.12.2005 № 212-1/п "О внесении изменений в Постановление мэра г. Тольятти от 01.02.2005 № 17-1/п "Об утверждении штатного расписания мэрии г. Тольятти на 2005 год", руководствуясь Уставом городского округа Тольятти, считаю необходимым:
1. Утвердить Положение о канцелярии (отделе) мэрии городского округа Тольятти в новой редакции (приложение № 1).
2. Заведующему канцелярией (отделом) Степановой Н.А. обеспечить работу отдела в соответствии с утвержденным Положением.
3. Распоряжение мэра г. Тольятти от 17.11.2004 № 2806-1/р "Об утверждении Положения о канцелярии (отделе) мэрии г. Тольятти" считать утратившим силу с момента подписания настоящего Распоряжения.
4. Контроль за исполнением настоящего Распоряжения возложить на руководителя аппарата мэрии Мелехину Г.И.
Мэр
Н.Д.УТКИН
Приложение № 1
к Распоряжению
мэра городского округа Тольятти
от 17 февраля 2006 г. № 43-1/р
ПОЛОЖЕНИЕ
О КАНЦЕЛЯРИИ (ОТДЕЛЕ) МЭРИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ТОЛЬЯТТИ
1. Общие положения
1.1. Канцелярия (отдел) мэрии городского округа Тольятти (далее по тексту - отдел).
1.2. Отдел образован Постановлением мэра г. Тольятти от 14.08.2000 № 2166-1/08-00 "Об утверждении структуры мэрии". Изменение структуры отдела осуществляется на основании Распоряжения мэра городского округа Тольятти.
Процедурные действия, связанные с изменением структуры и упразднением отдела, регламентируются Уставом городского округа Тольятти.
1.3. Отделом непосредственно руководит заведующий отделом, который подчинен руководителю аппарата. Руководитель аппарата курирует деятельность отдела.
1.4. Отдел осуществляет свою деятельность на основе Конституции РФ, законодательных и иных нормативных правовых актов РФ и Самарской области, муниципальных правовых актов городского округа Тольятти, в т.ч. Устава городского округа Тольятти и настоящего Положения.
1.5. Структура, штатное расписание и условия оплаты труда работников отдела утверждаются мэром городского округа. Настоящее Положение корректируется в соответствии с изменением целей, задач, функций, прав, ответственности, возложенных на отдел.
1.6. Отдел имеет круглую печать с обозначением своего наименования.
1.7. Место нахождения отдела: 450011, РФ, Самарская область, г. Тольятти, площадь Свободы, 4.
2. Основные цели и задачи отдела
Основной целью деятельности отдела является организация, ведение и упорядочение системы документационного обеспечения управленческой деятельности мэрии; обеспечение контроля соблюдения технологии работы с документами, а также контроля исполнения по различным видам документов в мэрии городского округа Тольятти.
Для достижения поставленной цели отдел решает следующие задачи:
1. Совершенствование форм и методов работы с документами, создание единой системы документооборота в мэрии городского округа и ее органах (структурных подразделениях).
2. Разработка и внедрение нормативных, регламентирующих и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управленческой деятельности мэрии городского округа.
3. Обеспечение контроля соблюдения технологии работы с документами в мэрии городского округа.
4. Организация и контроль подготовки документов мэрии городского округа для передачи их на постоянное хранение в Управление по делам архивов мэрии в соответствии с действующими нормативами.
5. Организация учетно-справочной работы с документами в мэрии городского округа.
6. Организация работы с документами, поступающими на имя заместителей мэра, руководителя аппарата; подготовка материалов и проектов документов по поручениям заместителей мэра, руководителя аппарата; обеспечение заместителей мэра, руководителя аппарата необходимой информацией; проведение консультаций по поручению заместителей мэра, руководителя аппарата.
7. Организационное и документационное обеспечение административно-распорядительной деятельности мэра, заместителей мэра, руководителя аппарата мэрии.
8. Разработка экспертных заключений, материалов и проектов документов, консультирование, обеспечение взаимодействия мэра городского округа с предприятиями и организациями, политическими партиями, представителями общественности по вопросам своей компетенции.
3. Основные функции отдела
3.1. Для решения задачи 1 "Совершенствование форм и методов работы с документами, создание единой системы документооборота в мэрии городского округа и ее органов (структурных подразделений)" отдел выполняет следующие функции:
3.1.1. Организует и контролирует создание единой системы документооборота в мэрии городского округа Тольятти и ее структурных подразделениях.
3.1.2. Проводит проверки правильности оформления документов в органах (структурных подразделениях) мэрии городского округа в соответствии с нормативными документами по делопроизводству.
3.1.3. Консультирует и оказывает практическую помощь сотрудникам мэрии, работникам муниципальных предприятий и учреждений по вопросам оформления документов и организации документооборота.
3.2. Для решения задачи 2 "Разработка и внедрение нормативных, регламентирующих и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управленческой деятельности мэрии городского округа" отдел выполняет следующие функции:
3.2.1. Разрабатывает инструкции, порядки, иную нормативную, регламентирующую и методическую документацию по делопроизводству.
3.2.2. Оказывает практическую и консультационную помощь в разработке инструкций, порядков, иных нормативных, регламентирующих и методических документов по делопроизводству муниципальным предприятиям и муниципальным учреждениям городского округа.
3.3. Для решения задачи 3 "Обеспечение контроля соблюдения технологии работы с документами в мэрии городского округа" отдел выполняет следующие функции:
3.3.1. Разрабатывает и организует систему контроля соблюдения сроков подготовки и согласования проектов распорядительных документов, договоров в мэрии городского округа Тольятти, а также сроков исполнения принятых распорядительных документов и договоров мэрии городского округа.
3.3.2. Разрабатывает и организует систему контроля соблюдения порядка работы с иными видами документов мэрии городского округа и сроков их исполнения.
3.3.3. Проводит проверки в органах (структурных подразделениях) мэрии, муниципальных предприятиях и учреждениях городского округа по соблюдению технологии работы с документами.
3.4. Для решения задачи 4 "Организация и контроль подготовки документов мэрии городского округа для передачи их на хранение в Управление по делам архивов мэрии в соответствии с действующими нормативами" отдел выполняет следующие функции:
3.4.1. Разрабатывает номенклатуру дел мэрии городского округа и ее органов (структурных подразделений).
3.4.2. Оказывает методическую и консультационную помощь в составлении номенклатуры дел в муниципальных предприятиях и учреждениях.
3.4.3. Формирует архив мэрии городского округа для последующей передачи документов на хранение в Управление по делам архивов мэрии.
3.5. Для решения задачи 5 "Организация учетно-справочной работы с документами в мэрии городского округа" отдел выполняет следующие функции:
3.5.1. Разрабатывает формы бланков писем мэрии, мэра, заместителей мэра, руководителя аппарата и другой бланочной продукции, ведет учет их расходования.
3.5.2. Согласовывает формы бланков, печатей и штампов органов (структурных подразделений) мэрии городского округа.
3.5.3. Проводит консультационные семинары и совещания с работниками служб документационного обеспечения структурных подразделений мэрии городского округа, муниципальных предприятий и учреждений.
3.6. Для решения задачи 6 "Организация работы с документами, поступающими на имя заместителей мэра, руководителя аппарата; подготовка материалов и проектов документов по поручениям заместителей мэра, руководителя аппарата; обеспечение заместителей мэра, руководителя аппарата необходимой информацией; проведение консультаций по поручению заместителей мэра, руководителя аппарата" отдел выполняет следующие функции:
3.6.1. Организует работу с почтой, поступающей на имя каждого заместителя мэра, руководителя аппарата; обеспечивает заместителей мэра, руководителя аппарата необходимой информацией; исполняет поручения заместителей мэра, руководителя аппарата.
3.6.2. Участвует в разработке или организует самостоятельную разработку проектов муниципальных правовых актов, аналитических справок, материалов, докладов и других документов по вопросам, поручаемым заместителями мэра, руководителем аппарата.
3.6.3. Обеспечивает информацией заместителей мэра, руководителя аппарата; участвует в организационных мероприятиях, заседаниях, совещаниях по поручению заместителей мэра, руководителя аппарата.
3.6.4. Организует контроль выполнения поручений заместителей мэра, руководителя аппарата.
3.6.5. Проводит консультации по поручению заместителей мэра, руководителя аппарата.
3.7. Для решения задачи 7 "Организационное и документационное обеспечение деятельности мэра, заместителей мэра, руководителя аппарата мэрии" отдел выполняет следующие функции:
3.7.1. Организует проведение телефонных переговоров непосредственного руководителя (мэра, заместителя мэра, руководителя аппарата), записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает по приемно-переговорным устройствам, своевременно доводит до сведения руководителя информацию, полученную по каналам связи.
3.7.2. Обеспечивает рабочее место руководителя (мэра, заместителя мэра, руководителя аппарата) необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе своего непосредственного руководителя.
3.7.3. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя (мэра, заместителя мэра, руководителя аппарата).
3.8. Для решения задачи 8 "Разработка экспертных заключений, материалов и проектов документов, консультирование, обеспечение взаимодействия мэра городского округа с предприятиями и организациями, политическими партиями, представителями общественности по вопросам своей компетенции" отдел выполняет следующие функции:
3.8.1. Дает экспертные заключения; консультирует, подготавливает материалы, проекты документов по вопросам, входящим в его компетенцию.
3.8.2. Проводит самостоятельно или организует проведение экспертизы проектов принимаемых решений по курируемым вопросам, разработку технико-экономических обоснований эффективности принимаемых решений.
3.8.3. Обеспечивает мэра городского округа необходимой информацией: организует сбор, обработку и анализ информации, обсуждение материалов и подготовку проектов документов с представителями органов местного самоуправления и органов государственной власти, общественности, учеными и специалистами по вопросам своей компетенции.
3.8.4. Обеспечивает взаимодействие мэра городского округа с предприятиями и организациями, политическими партиями, представителями общественности по курируемым вопросам.
3.8.5. Организует контроль выполнения поручений мэра по курируемым вопросам.
3.8.6. Изучает представленные органами местного самоуправления и органами государственной власти материалы, обобщает информацию, готовит аналитические справки и прогнозы по вопросам своей компетенции.
3.8.7. При необходимости совместно с мэром городского округа участвует в проведении официальных визитов, встреч, бесед, переговоров, рабочих поездок мэра, его встреч с гражданами, представителями политических партий и общественных объединений.
4. Права отдела
4.1. Мероприятия по организации работы отдела планируются и выполняются по заданию руководителя аппарата в соответствии с установленными сроками.
Планы мероприятий разрабатываются заведующим отделом поквартально и помесячно, утверждаются руководителем аппарата.
Контроль выполнения планов мероприятий осуществляет руководитель аппарата.
4.2. Отдел имеет право:
- контролировать выполнение органами (структурными подразделениями) мэрии установленных требований и правил работы с документами;
- возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований и правил работы с документами;
- запрашивать в органах (структурных подразделениях) мэрии городского округа и получать в установленном порядке информацию и материалы, необходимые для выполнения задач и функций, определенных настоящим Положением об отделе;
- выходить с предложениями к руководителю аппарата по вопросам своей компетенции;
- принимать решения или участвовать в их подготовке в пределах компетенции отдела.
5. Структура отдела
5.1. В состав отдела входят:
- бюро по документообороту и контролю;
- протокольное бюро;
- секретариат.
В состав секретариата входят:
- советники руководителя;
- секретари-референты;
- консультанты заместителя мэра.
Деятельность работников секретариата регламентируется их должностными инструкциями.
5.2. Прием на работу и увольнение с работы работников отдела осуществляется на основании распоряжения мэра городского округа согласно Трудовому кодексу РФ по представлению заведующего отделом и согласованию с руководителем аппарата на условиях трудового договора.
5.3. Отдел в своей работе взаимодействует со всеми органами (структурными подразделениями) мэрии городского округа, муниципальными предприятиями и учреждениями городского округа.
6. Руководство отделом
6.1. Отделом непосредственно руководит заведующий отделом.
6.2. Заведующий отделом назначается на должность и освобождается от должности распоряжением мэра городского округа согласно Трудовому кодексу РФ по представлению руководителя аппарата на основании трудового договора.
6.3. Положение об отделе разрабатывается заведующим отделом и утверждается распоряжением мэра городского округа.
Положения о структурных подразделениях отдела разрабатываются руководителями соответствующих структурных подразделений и отдела и утверждаются распоряжениями мэра городского округа.
Должностные инструкции заведующего отделом и руководителей структурных подразделений отдела утверждаются мэром городского округа.
Должностные инструкции работников отдела утверждаются руководителем аппарата.
6.4. Заведующий отделом имеет право:
- в пределах своей компетенции давать указания и поручения, обязательные для исполнения всеми работниками отдела;
- вносить предложения руководителю аппарата о поощрении либо применении дисциплинарных взысканий к работникам отдела;
- запрашивать и получать в установленном порядке информацию и материалы, необходимые для исполнения своих должностных обязанностей;
- принимать решения или участвовать в их подготовке в пределах своей компетенции;
- требовать от работников отдела выполнения их должностных обязанностей и письменного оформления отчета об их выполнении;
- выходить с предложениями к руководителю аппарата о создании условий для выполнения работниками отдела их должностных обязанностей;
- участвовать в конкурсе на замещение вакантной должности;
- повышать квалификацию и продвигаться по службе.
6.5. Заведующий отделом обязан:
- соблюдать и исполнять требования Конституции РФ, законодательных и иных нормативных правовых актов РФ и Самарской области, муниципальных правовых актов городского округа Тольятти;
- исполнять поручения и указания вышестоящих руководителей в порядке подчиненности, отданные в пределах их должностных полномочий, за исключением незаконных;
- исполнять требования, отраженные в должностной инструкции заведующего отделом, разрабатывать должностные инструкции на своих подчиненных;
- соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, установленного в мэрии городского округа Тольятти, порядок работы со служебной информацией;
- поддерживать необходимый для должности уровень квалификации;
- соблюдать нормы служебной этики.
6.6. В соответствии с Конституцией РФ, законодательными и иными нормативными правовыми актами РФ и Самарской области, муниципальными правовыми актами городского округа Тольятти, в том числе Уставом городского округа Тольятти, заведующий отделом несет ответственность за:
- выполнение отделом возложенных на него задач и функций в соответствии с настоящим Положением об отделе;
- своевременное и качественное выполнение планов работ отделом;
- подбор и расстановку кадров в отделе, состояние трудовой и профессиональной дисциплины среди подчиненных;
- неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, изложенных в должностной инструкции заведующего отделом.
Заведующий отделом
Н.А.СТЕПАНОВА
Согласовано
И.о. начальника
методического отдела
В.Г.АТЕМАСКИНА
Начальник Управления персонала
и муниципальной службы
С.И.ГОРШКОВ
