РАСПОРЯЖЕНИЕ МЭРА ГОРОДСКОГО ОКРУГА ТОЛЬЯТТИ САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ от 04.05.2006 № 136-1/р
"О СОЗДАНИИ ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЦЕНТРАЛЬНОЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ МЭРИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ТОЛЬЯТТИ"
(вместе с "ПОЛОЖЕНИЕМ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЦЕНТРАЛЬНОЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ МЭРИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ТОЛЬЯТТИ")
Официальная публикация в СМИ:
публикаций не найдено
МЭР ГОРОДСКОГО ОКРУГА ТОЛЬЯТТИ
САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 4 мая 2006 г. № 136-1/р
О СОЗДАНИИ ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЦЕНТРАЛЬНОЙ ЭКСПЕРТНОЙ
КОМИССИИ МЭРИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ТОЛЬЯТТИ
На основании Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", в соответствии с требованиями "Государственной системы документационного обеспечения управления" и "Основных правил работы ведомственных архивов", произошедшими кадровыми изменениями, принятием Устава городского округа Тольятти считаю необходимым:
1. Создать постоянно действующую центральную экспертную комиссию (ЦЭК) мэрии городского округа Тольятти.
2. Утвердить Положение о постоянно действующей центральной экспертной комиссии мэрии городского округа Тольятти (приложение № 1).
3. Утвердить персональный состав ЦЭК мэрии городского округа Тольятти:
Председатель:
Мелехина Г.И. - руководитель аппарата.
Заместитель председателя:
Степанова Н.А. - заведующий канцелярией (отделом).
Секретарь комиссии:
Миронова В.А. - документовед I категории бюро
по документообороту и контролю канцелярии
(отдела).
Члены комиссии:
Исаев С.Н. - начальник Правого управления;
Малежина М.Н. - главный бухгалтер бухгалтерии (управления);
Виноград М.Р. - начальник Управления по делам архивов;
Горшков С.И. - начальник Управления персонала и муниципальной
службы.
4. ЦЭК обеспечить ежегодную разработку номенклатуры дел и ее уточнение, упорядочение документов мэрии и предоставление описей на дела постоянного и долговременного хранения для согласования и утверждения экспертно-проверочной комиссией Управления государственной архивной службы Самарской области.
5. Распоряжения мэра г. Тольятти от 31.10.2001 № 1274-1/р "О создании постоянно действующей экспертной комиссии мэрии г. Тольятти" и от 15.12.2004 № 3114-1/р "О внесении изменений в Распоряжение мэра г. Тольятти от 31.10.2001 № 1274-1/р "О создании постоянно действующей экспертной комиссии мэрии г. Тольятти" считать утратившими силу.
6. Контроль за исполнением настоящего Распоряжения оставляю за собой
Мэр
Н.Д.УТКИН
Приложение № 1
к Распоряжению
мэра городского округа Тольятти
от 4 мая 2006 г. № 136-1/р
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЦЕНТРАЛЬНОЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
МЭРИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ТОЛЬЯТТИ
I. Общие положения
1. Постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов мэрии, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда России, включая управленческую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности мэрии.
2. Постоянно действующая ЦЭК является экспертно-административным органом при мэрии городского округа Тольятти. Решения ЦЭК носят рекомендательный характер. На основании решений ЦЭК мэр издает распоряжения. В необходимых случаях издается распоряжение об утверждении решений ЦЭК после предварительного согласования их с Управлением государственной архивной службы Самарской области.
3. В своей работе ЦЭК руководствуется Федеральным законом "Об архивном деле в РФ", законодательными и иными нормативными правовыми актами РФ и Самарской области, муниципальными правовыми актами городского округа Тольятти, в том числе Уставом городского округа Тольятти, нормативно-методическими документами Росархива и Управления государственной архивной службы Самарской области, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, настоящим Положением.
4. Центральную экспертную комиссию возглавляет руководитель аппарата мэрии. Ее секретарем является лицо, ответственное за архив мэрии.
Персональный состав ЦЭК утверждается распоряжением мэра. Членами ЦЭК являются квалифицированные сотрудники органов (структурных подразделений) мэрии, включая представителей канцелярии и органа управления архивным делом в городском округе.
В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций.
II. Основные задачи ЦЭК
5. Основными задачами ЦЭК являются:
5.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.
5.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.
5.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, аудиовизуальной и другой документации.
III. Основные функции ЦЭК
В соответствии с возложенными на нее задачами ЦЭК выполняет следующие функции.
6. Организует и проводит работу по ежегодному отбору документов учреждения для дальнейшего хранения или уничтожения.
7. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов мэрии, ее структурных подразделений и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативных методических документов по названным вопросам.
8. Оказывает содействие и методическую помощь специалистам мэрии:
- по выявлению владельцев личных архивов в учреждении, по возможной передаче ими дневников, записей воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда России;
- по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников, кинофотосъемки) с целью создания устной истории своего учреждения;
9. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:
9.1. На утверждение ЭПК Управления государственной архивной службы Самарской области через Управление по делам архивов мэрии, а затем на утверждение руководителю аппарата мэрии описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации.
9.2. На согласование ЭПК Управления государственной архивной службы Самарской области через управление по делам архивов мэрии, а затем на утверждение руководителю аппарата мэрии:
- сводную номенклатуру дел мэрии;
- описи дел по личному составу;
- акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного срока хранения.
9.3. На рассмотрение ЭПК Управления государственной архивной службы Самарской области через управление по делам архивов мэрии:
- предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем.
9.4. На согласование управлению по делам архивов мэрии и утверждение руководителю аппарата мэрии:
- акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу;
- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
10. Совместно со службами канцелярии и кадров проводит для сотрудников мэрии консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.
IV. Права ЦЭК
Центральная экспертная комиссия имеет право:
11. В пределах своей компетенции давать рекомендации органам (структурным подразделениям) и отдельным сотрудникам мэрии по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.
12. Запрашивать от руководителей органов (структурных подразделений) мэрии:
- объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;
- предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.
13. Приглашать на свои заседания руководителей органов (структурных подразделений) мэрии и заслушивать их о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда России, о причинах утраты документов.
14. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов органов (структурных подразделений) мэрии, представителей учреждений Государственной архивной службы России, сторонних организаций.
15. Не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
16. В установленном порядке представлять интересы мэрии в органах Федерального архивного агентства России.
V. Организация работы ЦЭК
17. Экспертная комиссия мэрии работает в тесном контакте с управлением по делам архивов мэрии городского округа Тольятти. Получает от управления по делам архивов мэрии соответствующие организационно-методические указания.
18. ЦЭК работает по годовому плану, утвержденному руководителем аппарата мэрии.
19. Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2-х раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЦЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.
20. Заседание ЦЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЦЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.
Решение принимается простым большинством голосов, присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель.
21. Ведение делопроизводства ЦЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их хранение, а также контроль за исполнением принятых ЦЭК решений возлагается на секретаря комиссии.
